Номенклатура дел – это утверждённый перечень наименований дел, формируемых в деятельности конкретной организации с указанием сроков хранения. Она является обязательным инструментом для системного документооборота, упорядочивания хранения информации и упрощения архивной обработки. Без неё невозможно корректное планирование документооборота, оценка объема архивного хранения и правомерное уничтожение дел по истечении сроков.
На практике номенклатура составляется на основе анализа функций и задач структурных подразделений. При этом важно учитывать актуальные приказы Росархива, методические рекомендации федеральных ведомств и типовые перечни. Для организаций с разветвлённой структурой применяется индивидуальный подход: составляются как сводные, так и частные номенклатуры по подразделениям.
Составление номенклатуры требует учета юридической значимости документов, сроков хранения, основанных на нормативных актах, и обеспечения возможности дальнейшей передачи дел в архив. Рекомендуется применять единые обозначения индексов дел и унифицированную структуру рубрик, что способствует автоматизации документооборота и аудита работы делопроизводства.
Для минимизации ошибок при внедрении номенклатуры необходимо проводить обучение сотрудников, назначать ответственного за документооборот и ежегодно актуализировать перечень в соответствии с изменениями в законодательстве и структуре организации. Невыполнение этих действий может привести к потере юридически значимых документов и административной ответственности.
Как формируется номенклатура дел в организации
Далее производится классификация документов по видам, срокам хранения и источникам формирования. В основу структуры номенклатуры закладываются индексы дел, отражающие иерархию и подчинённость функций. Индексация осуществляется по установленной логике: от общих административных функций к специфическим функциям конкретного подразделения.
На практике рекомендуется использовать типовую или отраслевую номенклатуру как основу, адаптируя её к внутренним задачам. При этом каждый раздел сопровождается заголовками дел с конкретной формулировкой, исключающей двусмысленность. Например, вместо «Разное» – «Вопросы взаимодействия с поставщиками по договорам на 2025 год».
Сроки хранения определяются на основании Перечня типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения. Если тип документа не включён в перечень, срок устанавливается комиссией по делопроизводству на основании экспертной оценки значимости информации.
Окончательная редакция номенклатуры утверждается приказом руководителя организации. Перед введением в действие её согласовывают с архивной службой (если предусмотрено), а также проводят инструктаж сотрудников по правилам формирования дел и их ведения в соответствии с новой структурой.
Кто отвечает за ведение и актуализацию номенклатуры
Ответственность за ведение и актуализацию номенклатуры дел в организации, как правило, возлагается на службу документационного обеспечения управления (ДОУ) или структурное подразделение, выполняющее её функции. В государственных и муниципальных учреждениях конкретные обязанности закрепляются в должностных инструкциях работников делопроизводства.
На практике ключевую роль играет специалист по документационному обеспечению или архивариус, если таковой имеется. Он обязан координировать сбор информации от всех подразделений, проверять соответствие предложений требованиям нормативных актов (в частности, Приказу Минкультуры № 236 от 31.03.2015), а также следить за актуальностью формулировок заголовков и сроков хранения.
Каждое структурное подразделение обязано ежегодно представлять в ДОУ перечень изменений, связанных с появлением новых функций, упразднением процессов или изменением сроков хранения. Ответственные исполнители в подразделениях назначаются распоряжением руководителя, и их обязанности должны быть зафиксированы в локальных нормативных актах.
Утверждение номенклатуры дел и её изменений осуществляется руководителем организации. В организациях с экспертной комиссией (ЭК) проекты номенклатуры проходят согласование через этот орган. Результаты утверждения фиксируются распорядительным документом, после чего новая редакция вводится в действие с начала следующего календарного года.
Отсутствие чёткого распределения ответственности за обновление номенклатуры ведёт к устареванию документа и рискам при проверках Росархива или ревизиях. Поэтому необходимо предусмотреть регулярный пересмотр документа (не реже одного раза в год) и включение этого требования в систему внутреннего контроля.
Какие документы включаются в номенклатуру дел
Управленческие документы – это приказы, распоряжения, решения, докладные и служебные записки, протоколы совещаний. Они отражают процесс принятия управленческих решений и обязательны к учету.
Финансово-экономическая документация включает сметы, бюджеты, акты сверки, договора с контрагентами, счета, бухгалтерские справки. Все документы, подтверждающие финансовую деятельность, должны быть учтены по соответствующим индексам дел.
Кадровые документы – личные дела сотрудников, приказы по личному составу, трудовые договоры, табели учета рабочего времени, графики отпусков. Эти документы входят в номенклатуру независимо от численности персонала.
Документы по охране труда – инструкции, акты расследования несчастных случаев, журналы инструктажей. Их включение обязательно, если деятельность организации связана с производственными рисками.
Договорная документация – контракты, соглашения, акты выполненных работ, переписка с партнерами. Каждый договор сопровождается делом, в котором хранятся все документы по исполнению и расторжению.
Переписка – входящие и исходящие письма, обращения граждан, ответы на запросы. Переписка группируется по видам и направлениям, для каждого из которых формируется отдельное дело.
Документы с длительными сроками хранения – учредительные документы, лицензии, государственные регистрации, положения, регламенты. Их обязательно выделяют в отдельные дела и присваивают соответствующие сроки хранения, вплоть до постоянного.
При формировании номенклатуры следует учитывать требования действующих перечней типовых управленческих документов с указанием сроков хранения, а также внутренние регламенты документооборота организации.
Как определить срок хранения документа в номенклатуре
Срок хранения документа в номенклатуре дел определяется на основе его содержательной ценности, юридической значимости и требований законодательства. Определение срока невозможно без учета нормативных актов и конкретной функции документа в рамках деятельности организации.
Ключевым ориентиром служит перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый Росархивом. Он содержит коды, категории и рекомендуемые сроки хранения по видам документов. Для точного определения применяют следующую последовательность действий:
- Изучить содержание документа: установить его вид, цель создания и связи с другими материалами.
- Сопоставить документ с позицией в типовом или ведомственном перечне: найти совпадение по названию или функциональному назначению.
- Учитывать статус документа: оригинал или копия, исполненный или неисполненный, завершённый или промежуточный.
- Проверить наличие юридических оснований для продления хранения: судебные иски, ревизии, внутренние расследования.
- При отсутствии подходящей позиции – установить срок хранения по аналогии с близкими по функциям документами, согласовав его с архивистом или экспертной комиссией.
Типичные сроки хранения варьируются от 1 года (черновики, уведомления) до 75 лет и более (личные дела, кадровые документы, относящиеся к пенсии). Документы постоянного хранения включаются в перечень, если отражают управленческие решения, имеющие историческую или юридическую значимость.
Окончательное закрепление срока происходит при утверждении номенклатуры дел. При этом необходимо ссылаться на соответствующую строку перечня и указывать формулировку основания (например: «ст. 373 Перечня 2020 г.»).
Нельзя произвольно сокращать сроки хранения: это может привести к нарушению законодательства и потере юридически значимой информации. Все решения должны проходить через экспертную комиссию или согласовываться с государственным архивом при необходимости.
Как вносить изменения в утвержденную номенклатуру дел
Для внесения изменений в утвержденную номенклатуру дел необходимо подготовить письменное обоснование с указанием конкретных причин и целей корректировок. Обоснование оформляется в виде служебной записки или предложения, подписывается ответственным сотрудником и согласовывается с руководителем структурного подразделения.
Далее изменения проходят экспертизу ценности документов, где проверяется их соответствие нормативным актам и внутренним требованиям организации. Экспертиза позволяет определить необходимость корректировки сроков хранения, включения новых видов документов или исключения устаревших.
После положительного заключения экспертизы составляется проект изменений, который фиксирует новые наименования, коды, сроки хранения и другие параметры. Проект согласовывается с архивным подразделением и утверждается приказом руководителя организации с присвоением регистрационного номера и даты.
Внесённые изменения регистрируются в журнале учета номенклатуры дел, после чего обновленная версия документа направляется во все подразделения для исполнения. При этом необходимо обеспечить сохранение предыдущих редакций для обеспечения преемственности и контроля.
Дела, начатые до внесения изменений, продолжают вести согласно старой номенклатуре. Новые индексы и наименования применяются только к документам, создаваемым после утверждения изменений.
Как использовать номенклатуру дел при передаче документов в архив
Номенклатура дел служит основным ориентиром для систематизации и передачи документов в архив. При передаче необходимо строго руководствоваться утверждёнными разделами номенклатуры, чтобы обеспечить правильное хранение и доступ к материалам.
Алгоритм действий при использовании номенклатуры дел:
- Определить соответствующую категорию документа согласно номенклатуре, исходя из тематики и содержания дела.
- Проверить срок хранения, установленный в номенклатуре для данной категории документов.
- Подготовить опись передаваемых дел с указанием номера дела, наименования и срока хранения в соответствии с номенклатурой.
- Обеспечить правильное оформление дела, включая указание реквизитов из номенклатуры (номер, название, дата).
- Передать документы в архив с сопроводительным актом приёма-передачи, который должен содержать ссылки на соответствующие позиции номенклатуры.
Рекомендации по контролю качества передачи:
- Проверять соответствие дела по номенклатуре на этапе упаковки и передачи.
- Регулярно обновлять номенклатуру, чтобы отражать изменения в структуре и видах документов.
- Использовать электронные системы учета, привязанные к номенклатуре, для точного контроля и поиска документов.
- Обучать сотрудников правильному использованию номенклатуры при подготовке документов к архивированию.
Следование номенклатуре при передаче документов обеспечивает единообразие, упрощает поиск и гарантирует соблюдение нормативных требований по срокам хранения.
Какие ошибки чаще всего допускаются при составлении номенклатуры
Неполное описание дел приводит к отсутствию точной классификации и затрудняет поиск документов. Каждое дело должно содержать чёткое наименование с указанием предмета и временного периода.
Ошибкой является дублирование разделов с похожими названиями, что создает путаницу и избыточность. Следует тщательно проверять уникальность каждого пункта номенклатуры.
Некорректное определение сроков хранения приводит к преждевременному уничтожению важных документов или переполнению архивов. Сроки должны соответствовать нормативным требованиям и специфике деятельности организации.
Игнорирование необходимости согласования номенклатуры с руководством и архивным отделом снижает ее юридическую силу и может вызвать проблемы при проверках.
Недостаточная детализация состава документов в делах затрудняет систематизацию и учет. Рекомендуется указывать конкретные типы документов, входящих в каждое дело.
Пренебрежение регулярным обновлением и корректировкой номенклатуры ведет к устареванию классификации и снижению ее эффективности в работе с документами.
Отсутствие стандартизации формата и структуры номенклатуры усложняет автоматизацию учета и обработку данных, поэтому важно придерживаться установленных шаблонов и правил оформления.
Чем отличается номенклатура дел в коммерческой и бюджетной организациях
Номенклатура дел в коммерческих организациях формируется с акцентом на хозяйственную деятельность, финансовые операции и управление рисками. Включаются дела, связанные с договорами, сделками, бухгалтерским учетом, налоговой отчетностью, кадровыми вопросами и коммерческими проектами. Особое внимание уделяется конфиденциальности и защите коммерческой тайны.
В бюджетных организациях номенклатура строится по принципу строгого учета государственных обязательств, нормативного контроля и отчетности. Основные разделы – государственные закупки, выполнение программ, расходование бюджетных средств, отчеты перед контролирующими органами, кадровое делопроизводство согласно государственным стандартам.
Для коммерческих организаций важна гибкость номенклатуры, позволяющая оперативно адаптироваться к изменяющимся рыночным условиям и внутренним бизнес-процессам. В бюджетных – приоритет на стабильность и соответствие нормативам, что обеспечивает прозрачность и подотчетность.
При составлении номенклатуры коммерческих структур рекомендуется использовать классификаторы по видам деятельности и направлениям, отражая специфические бизнес-процессы. В бюджетных учреждениях – опираться на федеральные и региональные нормативы, утвержденные органы документооборота и архивного дела.
Также номенклатура в бюджетных организациях включает обязательные разделы для контроля и аудита, что требует более детальной проработки сроков хранения и форм отчетности. В коммерческих организациях сроки хранения часто зависят от внутренних политик и требований законодательства о хранении бухгалтерских и кадровых документов.
Вопрос-ответ:
Что такое номенклатура дел и какую роль она играет в организации?
Номенклатура дел — это систематизированный перечень дел и документов, которые создаются и ведутся в организации в процессе её деятельности. Она помогает упорядочить работу с документами, определить сроки их хранения и обеспечить быстрый доступ к необходимой информации. Без правильно составленной номенклатуры становится сложно контролировать движение документов и соблюдать требования по их архивированию.
Какие основные принципы нужно учитывать при составлении номенклатуры дел?
При составлении номенклатуры важно точно отражать все значимые направления работы организации, избегать дублирования наименований и обеспечивать понятность формулировок. Следует учитывать требования законодательства по срокам хранения документов и особенности документооборота в конкретной сфере деятельности. Также рекомендуется регулярно пересматривать и актуализировать номенклатуру с учетом изменений в работе организации.
Как определить сроки хранения документов, включённых в номенклатуру дел?
Сроки хранения документов устанавливаются на основании нормативных актов, регулирующих архивное дело и документооборот. При этом следует учитывать категорию документов — рабочие, постоянного хранения или временного. Иногда сроки зависят от типа деятельности организации и специфики документов. Важно сверять сроки с государственными стандартами и внутренними правилами компании.
В чем разница между номенклатурой дел коммерческой организации и бюджетной?
В коммерческих организациях номенклатура дел обычно строится с учётом бизнес-процессов, финансовой деятельности, контрактов и внутреннего контроля. В бюджетных учреждениях акцент делается на нормативно-правовых актах, планировании бюджетных средств и отчётности перед государственными органами. Соответственно, набор категорий и сроки хранения могут существенно различаться из-за специфики регулирования и целей деятельности.
Какие ошибки чаще всего встречаются при составлении номенклатуры дел и как их избежать?
Частыми ошибками являются избыточное количество категорий, которые усложняют поиск документов, использование неясных или слишком общих наименований, а также игнорирование требований по срокам хранения. Чтобы избежать этого, нужно тщательно анализировать деятельность организации, проводить согласование с ответственными подразделениями и соблюдать законодательные нормы. Регулярный аудит номенклатуры помогает поддерживать её актуальность и удобство использования.
Загрузка...
