Регистрация вводного инструктажа по охране труда – это обязательная процедура, закреплённая в пунктах 2.1.3 и 2.1.4 ГОСТ 12.0.004-2015, а также в части 3 статьи 212 Трудового кодекса РФ. Инструктаж должен проводиться до допуска работника к выполнению трудовых обязанностей, независимо от формы трудовых отношений. Нарушение порядка регистрации может повлечь административную или уголовную ответственность работодателя.
Ответственным за регистрацию назначается специалист по охране труда или иное уполномоченное лицо, прошедшее обучение и проверку знаний требований охраны труда. Результаты вводного инструктажа фиксируются в журнале регистрации вводного инструктажа, форма которого утверждается локальным нормативным актом организации. При этом журнал должен быть прошит, пронумерован и скреплён подписью руководителя и печатью организации (при наличии).
Запись в журнал вносится только после фактического проведения инструктажа. Она включает дату проведения, фамилию, имя, отчество инструктируемого, наименование организации, должность, тему инструктажа, подписи инструктируемого и инструктирующего. Использование исправлений, подчисток, карандаша или корректирующих средств запрещено. В случае выявления ошибок оформляется корректирующая запись с указанием даты и подписью ответственного лица.
Хранение журнала осуществляется в течение 10 лет с момента внесения последней записи. При увольнении работника или переводе в другую организацию повторное внесение сведений не требуется, если новый вводный инструктаж не предусмотрен локальными регламентами. Контроль за соблюдением порядка регистрации осуществляет Государственная инспекция труда в ходе плановых и внеплановых проверок.
Кто отвечает за регистрацию вводного инструктажа в организации
Ответственность за регистрацию вводного инструктажа по охране труда возлагается на лицо, уполномоченное приказом руководителя организации. Чаще всего эту функцию выполняет специалист по охране труда, реже – кадровый работник или иное должностное лицо, прошедшее соответствующее обучение.
Основанием для наделения полномочиями служит локальный нормативный акт – приказ о назначении ответственного. В нём указываются конкретные обязанности, включая ведение журнала регистрации вводного инструктажа и соблюдение установленного порядка его заполнения.
Журнал регистрации должен заполняться сразу после проведения инструктажа. Ответственное лицо обязано удостовериться в наличии подписи как инструктируемого, так и инструктирующего, а также проверить корректность внесённых данных: дату, должность, ФИО и наименование инструктажа.
При наличии в организации структурных подразделений, регистрация может вестись децентрализованно. В этом случае ответственность распределяется между назначенными лицами на местах, и оформляется соответствующим распорядительным документом с указанием зон ответственности каждого.
Контроль за соблюдением порядка регистрации, сроков и полноты оформления журналов возлагается на службу охраны труда или лицо, выполняющее её функции. При выявлении нарушений к ответственному сотруднику могут применяться меры дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения по соответствующим статьям Трудового кодекса РФ.
Какие документы используются для регистрации вводного инструктажа
Регистрация вводного инструктажа по охране труда осуществляется с использованием строго определённого набора документов, утверждённых нормативно-правовыми актами и внутренними положениями организации. Их оформление должно быть точным и соответствовать установленным требованиям.
- Журнал регистрации вводного инструктажа – основной документ, в котором фиксируются сведения о прохождении инструктажа всеми вновь принятыми сотрудниками, командированными, а также практикантами. Журнал должен быть прошнурован, пронумерован, заверен подписью руководителя организации и печатью. Записи вносятся от руки, чернилами, без сокращений.
- Программа вводного инструктажа – составляется специалистом по охране труда и утверждается работодателем. Она содержит конкретные темы, обязательные к рассмотрению при инструктаже: общие требования охраны труда, опасные и вредные производственные факторы, действия при авариях и несчастных случаях и др. Программа подшивается и хранится в службе охраны труда.
- Лист ознакомления с программой – заполняется для подтверждения того, что инструктирующий ознакомлен с утверждённой программой. Этот лист должен содержать ФИО, подписи и дату ознакомления.
- Приказ о назначении ответственного за проведение инструктажей – оформляется один раз, при назначении ответственного лица. В документе указывается ФИО, должность и основания для наделения полномочиями.
По окончании инструктажа инструктируемый и инструктирующий подписываются в соответствующих графах журнала. Без этих подписей регистрация считается недействительной. Все документы должны храниться не менее 3 лет, если иное не установлено локальными актами или отраслевыми регламентами.
Как правильно заполнить журнал регистрации вводного инструктажа
Журнал регистрации вводного инструктажа должен вестись в бумажной или электронной форме и храниться у ответственного за охрану труда. Перед началом заполнения необходимо убедиться, что форма журнала утверждена внутренним нормативным документом организации (приказом, положением).
Каждая запись вносится последовательно, без пропусков и исправлений. Заполнение начинается с указания порядкового номера. Нумерация должна быть сквозной, начиная с первой страницы журнала. Пропущенные строки не допускаются, зачёркивания запрещены.
В графе «Фамилия, имя, отчество» записываются полные данные инструктируемого в соответствии с документом, удостоверяющим личность. Сокращения недопустимы.
В графе «Профессия (должность)» указывается точная формулировка, соответствующая штатному расписанию или трудовому договору.
В столбце «Дата проведения инструктажа» ставится фактическая дата его проведения. Если инструктаж проводится в несколько этапов, указывается дата завершения.
Фамилия, инициалы и должность инструктирующего заносятся полностью, без сокращений. Подпись инструктора и инструктируемого ставится в день проведения инструктажа. Наличие обеих подписей является обязательным условием признания инструктажа проведённым.
Записи производятся чётким разборчивым почерком, желательно с использованием чернил одного цвета. При ведении электронного журнала должны быть предусмотрены меры защиты от несанкционированного изменения записей и возможность выгрузки данных в формате, пригодном для хранения и представления при проверках.
После заполнения журнала записи подлежат регулярной проверке ответственным лицом на предмет полноты, достоверности и соответствия установленной форме. Выявленные несоответствия подлежат устранению с составлением соответствующего акта.
В какие сроки необходимо внести данные о проведенном инструктаже
Запись о проведении вводного инструктажа должна быть внесена в журнал регистрации в день проведения инструктажа, непосредственно после его завершения. Задержка с внесением данных недопустима, поскольку это нарушает требования к оформлению первичной документации по охране труда.
Ответственное лицо обязано удостовериться, что подписи инструктора и инструктируемого стоят в журнале в тот же день, когда инструктаж был проведён. Это подтверждает факт ознакомления нового работника с необходимыми правилами и снижает юридические риски при проверках или несчастных случаях на производстве.
Если регистрация инструктажа не произведена в день проведения, это может быть расценено как отсутствие инструктажа. В случае проверки контролирующими органами или расследования инцидента это создаст серьёзные основания для наложения штрафов и административной ответственности на работодателя.
Рекомендуется закрепить требование о немедленном внесении записей в локальных нормативных актах организации, чтобы исключить зависимость от человеческого фактора и обеспечить документальное подтверждение соблюдения требований охраны труда.
Что проверяют при контроле за регистрацией вводного инструктажа
При проверке регистрации вводного инструктажа внимание уделяется прежде всего наличию и корректности заполнения журнала регистрации. Отсутствие записей, неполные или неточные сведения могут быть расценены как нарушение требований охраны труда.
Проверяющие анализируют, внесены ли в журнал все обязательные данные: дата проведения инструктажа, ФИО инструктируемого и инструктирующего, наименование должности, подписи сторон. Особое внимание уделяется дате – она должна совпадать с фактическим днем инструктажа.
Оценивается, используется ли утвержденная форма журнала. Важно, чтобы документ соответствовал форме, установленной внутренними локальными нормативными актами организации или законодательством. Самодельные или неутвержденные формуляры не принимаются к учету.
Контролируется факт своевременного внесения записи. Запись должна быть сделана в день проведения инструктажа. Заполненные задним числом журналы признаются нарушением.
Проверке подлежат полномочия лица, проводившего инструктаж. Инструктирующий должен быть назначен приказом или распоряжением руководителя, пройти соответствующее обучение и иметь действующее удостоверение по охране труда.
Если инструктаж проходил с использованием дополнительных материалов (например, презентаций, видеороликов), проверяющие могут запросить подтверждение их применения и соответствия утвержденной программе вводного инструктажа.
Также может проверяться наличие программ инструктажа, приказов о назначении ответственных, актуальность журналов и соблюдение порядка их хранения. Журналы должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью руководителя и печатью организации.
Как исправлять ошибки в журнале регистрации вводного инструктажа
Ошибки в журнале регистрации вводного инструктажа по охране труда исправляются путем внесения корректировок с соблюдением установленного порядка. Запрещается использование корректирующих жидкостей и механическое удаление записей.
При обнаружении ошибки следует аккуратно перечеркнуть неправильную запись одной линией так, чтобы сохранилась читаемость, и рядом сделать правильную запись. Исправление сопровождается подписью лица, внесшего исправление, с расшифровкой подписи и указанием даты изменения.
Если ошибка касается даты, фамилии или других ключевых данных, допускается добавление примечания на полях журнала с указанием правильной информации и подписью ответственного лица.
Все исправления должны быть оформлены так, чтобы исключить возможность внесения неоднозначных данных или подтасовок при проверках инспекциями и аудиторами.
В случае массовых ошибок или повреждений журнала рекомендуется вести новый журнал с указанием причины замены и сохранением ссылок на предыдущие записи.
Вопрос-ответ:
Какие данные обязательно должны быть внесены в журнал регистрации вводного инструктажа?
В журнал необходимо записать дату проведения инструктажа, ФИО и должность работника, который прошел инструктаж, ФИО и должность инструктора, а также краткое содержание инструктажа. Важно, чтобы все записи были сделаны разборчиво и без исправлений, подтверждая факт ознакомления сотрудника с правилами безопасности.
Кто в организации отвечает за ведение и хранение журнала регистрации вводного инструктажа?
Ответственность обычно возлагается на специалиста по охране труда или кадровую службу. Этот сотрудник организует проведение инструктажей, ведет журнал, контролирует своевременность регистрации, а также обеспечивает сохранность документа для последующих проверок и отчетности перед контролирующими органами.
В какой срок после проведения вводного инструктажа нужно внести запись в журнал?
Запись должна быть сделана сразу после проведения инструктажа, как правило, в тот же рабочий день. Отсрочка в регистрации не допускается, чтобы обеспечить достоверность документации и исключить риск недостоверной информации о проведении инструктажа.
Как правильно исправлять ошибки, обнаруженные в журнале регистрации вводного инструктажа?
Ошибки в журнале исправляются аккуратно: неправильная запись перечеркивается одной линией так, чтобы текст оставался читаемым, рядом делается пометка «исправлено», указывается дата исправления и подпись ответственного лица. Полное удаление или замазывание не допускается, чтобы сохранить прозрачность ведения документа.
Можно ли использовать электронные версии журналов для регистрации вводного инструктажа, и какие требования к ним предъявляются?
Да, электронные журналы допускаются при условии, что система обеспечивает надежное хранение данных, невозможность их несанкционированного изменения и подтверждение проведения инструктажа (например, с помощью электронной подписи или другого метода идентификации). Электронные записи должны быть доступны для проверки и архивирования в соответствии с нормативными сроками.
Как правильно оформить запись в журнале регистрации вводного инструктажа по охране труда?
Для оформления записи в журнале регистрации вводного инструктажа необходимо внести точные данные: дату проведения инструктажа, фамилию и имя сотрудника, прошедшего инструктаж, должность, а также фамилию и подпись лица, проводившего инструктаж. Запись должна быть выполнена разборчиво, без исправлений и помарок. При обнаружении ошибок их следует исправлять в соответствии с установленным порядком, например, путем зачёркивания с подписью и датой исправляющего. Такие действия гарантируют достоверность и законность документации, подтверждающей выполнение инструктажа.
Загрузка...
