Форма М-4 применяется для оформления поступления товарно-материальных ценностей на склад предприятия. Документ утверждён Постановлением Госкомстата России №71а от 30 октября 1997 года и используется в организациях различных отраслей. Его оформление требуется для подтверждения факта приёма материалов, сырья, оборудования или запасных частей, поступающих как от внешних поставщиков, так и из внутренних подразделений.
Приходный ордер по форме М-4 оформляется кладовщиком или другим ответственным лицом непосредственно при приёмке товара. В документе фиксируются наименование и количество материалов, единицы измерения, дата поступления, а также реквизиты сопровождающих документов – накладных, сертификатов и актов. Дополнительно указывается информация о лице, принявшем материалы на склад.
Использование приходного ордера М-4 обеспечивает контроль за движением материальных запасов и их своевременное отражение в бухгалтерском учёте. Его применение необходимо при централизованных поставках, внутрихозяйственных перемещениях и возвратах товаров поставщику. Наличие правильно оформленного ордера снижает риск ошибок при инвентаризации и упрощает процедуру учёта.
Что фиксируется в приходном ордере М 4
Форма М 4 используется для документального подтверждения поступления материалов, сырья и других ТМЦ на склад предприятия. При оформлении ордера фиксируются ключевые параметры, позволяющие обеспечить контроль за движением запасов.
В приходном ордере указываются следующие сведения:
1. Полное наименование организации и структурного подразделения, ответственного за приемку материалов.
2. Дата составления документа и его регистрационный номер, соответствующий внутренней системе учета предприятия.
3. Наименование поставщика или другой стороны, от которой поступили материалы. Если поступление осуществляется внутри предприятия, указывается соответствующее подразделение.
4. Основание для приемки – номер договора, товарно-транспортной накладной, счета-фактуры или иного сопровождающего документа.
5. Полный перечень принятых ценностей с конкретизацией:
– наименование каждого вида материалов;
– единица измерения согласно нормативным документам;
– количество, подтвержденное фактической приемкой;
– цена за единицу и общая стоимость партии, если это предусмотрено учетной политикой;
– код материала по внутреннему классификатору предприятия (если используется).
6. Информация о лице, принявшем материалы на склад, и должностном лице, оформившем приходный ордер. Документ обязательно подписывается обеими сторонами.
7. Дополнительные данные, если они необходимы для внутреннего учета – например, сведения о качестве материалов, отклонениях от заявленного объема или повреждениях.
Правильное заполнение всех пунктов приходного ордера М 4 исключает неточности при учете ТМЦ и минимизирует риски разногласий при инвентаризации или проверках.
Кто имеет право оформлять приходный ордер М 4
Приходный ордер по форме М 4 оформляется для учёта поступления материальных ценностей на склад организации. Право составлять данный документ предоставляется ограниченному кругу сотрудников, в зависимости от структуры предприятия и системы внутреннего контроля.
В оформлении приходного ордера участвуют следующие лица:
- Заведующий складом – основной ответственный за оформление М 4 при приёмке материальных ценностей. Он фиксирует фактическое поступление и отражает данные о количестве и качестве товаров.
- Материально ответственное лицо – сотрудник, на которого официально возложена ответственность за сохранность имущества. В большинстве случаев это складской работник или кладовщик, подписывающий ордер вместе с заведующим складом.
- Уполномоченный бухгалтер – контролирует корректность заполнения документа и обеспечивает его передачу в бухгалтерию для отражения операций в учёте.
- Члены комиссии по приёмке – при поступлении крупной партии или ценностей, требующих проверки качества, оформлением может заниматься приёмочная комиссия. Её состав утверждается приказом руководителя.
Форма М 4 подписывается всеми ответственными лицами, указанными в порядке, установленном внутренними регламентами предприятия. Если организация использует автоматизированные складские системы, оформление ордера возможно в электронном виде с использованием цифровой подписи.
Оформление приходного ордера сотрудниками, не уполномоченными приказом или должностной инструкцией, не допускается. Нарушение этого порядка может привести к ошибкам в учёте и финансовой отчётности, а также к дисциплинарной ответственности.
Порядок заполнения бланка М 4 по шагам
Бланк приходного ордера М 4 применяется для оформления поступления товарно-материальных ценностей на склад. Документ заполняется в строгом соответствии с унифицированной формой.
Шаг 1. Заполнение заголовочной части
Указывается полное наименование организации, её структурного подразделения (если применимо), а также код по ОКПО.
Шаг 2. Проставление номера и даты документа
В графе «Номер документа» фиксируется внутренний регистрационный номер по порядку. Рядом указывается дата составления ордера в формате ДД.ММ.ГГГГ.
Шаг 3. Указание основания поступления
Записывается ссылка на первичный документ, подтверждающий поступление: договор, накладная, акт приёмки или иное основание.
Шаг 4. Заполнение информации о поставщике
Указывается полное наименование контрагента или физического лица, от которого получены материалы, включая его реквизиты, если это предусмотрено учётной политикой организации.
Шаг 5. Детализация материальных ценностей
В раздел «Наименование, характеристика, сорт, артикул» вносятся полные данные о каждом виде поступающих материалов. Указываются единица измерения, количество, цена за единицу и общая сумма по каждой позиции.
Шаг 6. Расчёт итоговой суммы
В нижней части указывается общая стоимость всех материалов по документу с учётом всех позиций.
Шаг 7. Ответственные подписи
Бланк заверяется подписями ответственного за приём материалов, кладовщика (если есть) и других уполномоченных лиц. ФИО и должности указываются полностью, подписи расшифровываются.
Шаг 8. Дополнительные отметки
При необходимости делаются служебные записи: сведения о проверке, указания бухгалтерии, штампы, отметки о передаче в другие отделы.
Когда требуется оформление приходного ордера М 4
Приходный ордер М 4 оформляется при поступлении в организацию материальных ценностей, которые учитываются на счетах бухгалтерского учёта. Документ используется для подтверждения факта приёма имущества на склад или в другие подразделения компании.
Оформление ордера обязательно в следующих случаях:
— Поступление материалов от сторонних поставщиков на основании договора поставки или купли-продажи;
— Возврат излишне выданных ранее материалов от структурных подразделений предприятия;
— Приемка имущества, приобретённого за наличный расчёт и доставленного сотрудником организации;
— Оприходование выявленных излишков по результатам инвентаризации;
— Безвозмездное получение материальных ценностей, в том числе по договорам дарения или спонсорской помощи;
— Поступление возвратной тары, если её необходимо учесть в бухгалтерском учёте;
— Приёмка имущества, изготовленного внутри предприятия, если материалы передаются с одного склада на другой или на склад готовой продукции.
Приходный ордер М 4 оформляется материально ответственным лицом или кладовщиком. Документ подписывается уполномоченными сотрудниками и служит основанием для отражения операций в учёте.
Особенности применения М 4 при возврате материалов
При возврате материалов на склад необходимо оформить приходный ордер по форме М 4. Этот документ фиксирует возврат излишков, остатков или неиспользованных материалов, ранее выданных в производство или на другие нужды предприятия.
Оформление М 4 при возврате имеет следующие особенности:
- Основанием для составления ордера служит документ, подтверждающий факт возврата: требование-накладная, акт возврата или внутренний документ предприятия.
- В графе «Основание» приходного ордера указывается ссылка на документ возврата, его номер и дата.
- Важно точно отразить количество и наименование возвращаемых материалов, их код, единицу измерения и остаточную стоимость, если материалы частично использованы.
- При возврате материалов, утративших потребительские свойства, необходимо дополнительно оформить акт списания или акт о браке. В таких случаях приходный ордер М 4 применяется только для материалов, пригодных к повторному использованию.
Подписи материально-ответственного лица, сотрудника склада и лица, возвращающего материалы, обязательны. Оформленный ордер служит подтверждением поступления материалов на склад и является основанием для корректировки учетных данных.
Ответственность за ошибки при оформлении М 4
Ошибки в приходном ордере М 4 приводят к искажению данных учета материальных ценностей, что может вызвать финансовые потери и нарушения отчетности. При неправильном заполнении документа ответственным считается сотрудник, оформивший ордер, а также руководитель подразделения, контролирующий процесс.
Дисциплинарная ответственность применяется к сотрудникам за небрежность или нарушение внутренних регламентов. В ряде случаев предусмотрены административные штрафы за нарушение порядка ведения первичной документации, регламентируемой законодательством.
При умышленных искажениях данных, связанных с хищением или сокрытием материалов, возможна уголовная ответственность. Для выявления нарушений составляют служебные акты, на основе которых проводят проверку и принимают меры.
Рекомендуется соблюдать точность при заполнении всех реквизитов М 4, сверять информацию с первичными документами и оперативно исправлять ошибки с оформлением корректирующих записей. Внутренний контроль и регламенты помогут снизить риски и повысить точность учета.
Ответственность закрепляется в локальных нормативных актах, которые должны регулировать порядок оформления и контроля приходных ордеров М 4, включая меры за выявленные ошибки и нарушения.
Вопрос-ответ:
Для чего используется приходный ордер М 4?
Приходный ордер М 4 служит для документального подтверждения поступления материальных ценностей на склад или в бухгалтерию организации. Он фиксирует факт приема материалов, сырья, товаров и других ресурсов, обеспечивая учет и контроль за движением запасов.
Кто ответственен за оформление приходного ордера М 4 в организации?
Оформление приходного ордера М 4 обычно возлагается на сотрудников склада или материально-ответственных лиц. Также его подписывают лица, осуществляющие приемку материалов, и бухгалтер, контролирующий правильность отражения операции в учете.
Какие данные обязательно должны быть указаны в приходном ордере М 4?
В ордере необходимо указать дату и номер документа, наименование и количество поступивших материалов, единицы измерения, источник поступления (поставщик или подразделение), а также подписи ответственных лиц. Это позволяет точно зафиксировать факт поступления и избежать спорных ситуаций.
Можно ли использовать приходный ордер М 4 для возврата материалов поставщику?
Нет, приходный ордер М 4 не предназначен для оформления возврата материалов. Для этой операции применяют другие формы документов, которые фиксируют списание или возврат на сторону. М 4 используется только для отражения поступлений.
Загрузка...
