Дело – это систематизированный массив документов, объединённых по признаку одной темы, направления работы, задачи или участника. Оно формируется в процессе деятельности организации, учреждения или должностного лица и служит основой для учета, хранения и оперативного доступа к информации. В практической плоскости под делом понимается не абстрактная категория, а конкретная единица хранения в делопроизводстве: папка с документами, имеющими внутреннюю взаимосвязь.
Формирование структуры дела начинается с определения его номенклатурной принадлежности – то есть установления категории и номера по номенклатуре дел. Этот номер фиксируется в соответствующих регистрах и проставляется на обложке дела. Далее оформляется заголовок дела, который должен точно отражать его содержание, без двусмысленных или обобщающих формулировок. Например, вместо «Документы» следует указывать: «Переписка с подрядными организациями по объекту № 3 за 2024 год».
Содержание дела выстраивается на основе хронологического или логического порядка документов. При этом рекомендуется использовать систему предварительной регистрации: каждый входящий или исходящий документ получает регистрационный номер и фиксируется в журнале или информационной системе. Такой подход упрощает последующее комплектование дела и обеспечивает прозрачность документооборота.
Отдельное внимание следует уделять оформлению листов в деле. Документы подшиваются в установленной последовательности, нумеруются, при необходимости – составляется внутренняя опись. Это особенно важно для дел длительного срока хранения или постоянной ценности. Завершающая стадия формирования дела – оформление обложки и передача в архив или ответственному исполнителю на хранение и использование.
Определение понятия «дело» в делопроизводстве
В делопроизводстве под делом понимается совокупность документов, связанных с решением одного вопроса или группы взаимосвязанных вопросов, сформированных и хранящихся в соответствии с установленными правилами. Каждый комплект документов должен иметь логическую завершённость и относиться к конкретному периоду деятельности организации или ее структурного подразделения.
Дело создается по признакам однородности содержания, срокам хранения, тематике или виду документации. Например, в кадровом делопроизводстве отдельным делом формируется личное дело сотрудника, включающее заявление о приеме, копии приказов, договоры, справки и характеристики. В административной практике – это могут быть дела по обращениям граждан, деловые переписки или отчетные материалы.
Формирование дела начинается с подбора документов на стадии их создания или поступления. Каждый документ регистрируется, снабжается реквизитами и систематизируется в логическом порядке: по дате, значимости или типу. На обложке указывается наименование дела, индекс, дата начала и окончания, срок хранения.
Определение и формирование дел должны соответствовать номенклатуре дел учреждения – утвержденному перечню, содержащему индексы и наименования дел с указанием сроков хранения. Несоблюдение этого порядка затрудняет оперативный поиск информации и нарушает требования архивного хранения.
Критерии отбора документов для формирования дела
Отбор документов для включения в дело осуществляется на основе функциональной принадлежности, срока хранения, а также целостности управленческой процедуры. Игнорирование этих критериев приводит к дублированию, утере значимых сведений или нарушению логики документооборота.
- Единая тема или вопрос: В дело включаются документы, относящиеся к одному вопросу, мероприятию или процедуре. Например, все бумаги по одному договору – от проекта до акта приемки – формируют одно дело.
- Идентичный срок хранения: Все документы в деле должны иметь одинаковый срок хранения, установленный Перечнем типовых управленческих документов. Недопустимо объединять бумаги с 5-летним и 75-летним сроками хранения.
- Хронологическая последовательность: Документы располагаются в порядке их поступления или составления, без произвольной сортировки. Это обеспечивает прослеживаемость управленческих решений.
- Целостность процедуры: Если процедура включает несколько этапов (например, согласование, утверждение, исполнение), все документы по ней объединяются в одно дело.
- Исключение копий и черновиков: В дело подшиваются только подлинники или надлежаще оформленные заверенные копии. Черновики, дубликаты и вспомогательные материалы не включаются.
Формирование дела должно происходить одновременно с созданием или поступлением документов. Нельзя откладывать группировку до окончания года или завершения процесса, так как это повышает риск потери и ошибок в структурировании.
Порядок формирования дела на этапе текущей документации
Формирование дела начинается с момента поступления или создания документа в организации. Каждый документ регистрируется и оценивается на соответствие номенклатуре дел. Регистрация выполняется в автоматизированной системе или журнале, где фиксируются дата, краткое содержание и индекс дела.
После регистрации документ передаётся в структурное подразделение, ответственное за его исполнение. На этом этапе важно обеспечить своевременное направление документов в нужное дело, чтобы избежать дублирования и потерь. Исполнители обязаны соблюдать установленную внутреннюю маршрутизацию и сроки исполнения.
Документы подшиваются в дело не по мере поступления, а в логической последовательности: сначала – распорядительные, затем – исполнительские и информационные. Черновики, копии и экземпляры для служебного пользования в состав дела не включаются.
Каждое дело формируется строго в пределах календарного года, если иное не предусмотрено сроком его хранения. При превышении допустимого объёма (как правило, 250 листов), начинается формирование второго тома. Нумерация листов осуществляется после полного завершения формирования дела.
Контроль за правильностью формирования осуществляет должностное лицо, ответственное за делопроизводство. Оно проверяет наличие регистрационного номера, подписей, резолюций, виз и соответствие документов установленному заголовку дела. Выявленные нарушения устраняются до передачи дела в архив.
Структурные элементы дела: обложка, опись, внутренняя нумерация
Обложка дела оформляется на бумажном носителе плотностью не менее 200 г/м². На лицевой стороне указываются: наименование организации, индекс дела, заголовок в соответствии с номенклатурой, крайние даты документов, номер тома (если дело многотомное), количество листов. Все реквизиты заполняются чернилами или печатаются типографским способом. Не допускается использование карандаша.
Описъ документов составляется в конце дела. Она включает порядковый номер документа, его краткое содержание, дату, номер, количество листов. Если в деле более 10 документов, наличие описи обязательно. Описъ подписывается исполнителем и заверяется подписью с расшифровкой. При необходимости используется также сводная опись для многотомных дел, в которой указывается количество томов и листов в каждом из них.
Внутренняя нумерация осуществляется сквозным порядком, начиная с первого листа. Нумеруются только листы, а не документы. Номера проставляются в правом верхнем углу простым карандашом, без пропусков и повторов. Если документ имеет вложения, каждый лист вложения получает свой номер. При обнаружении ошибок в нумерации составляется акт, который прикладывается к делу перед внутренней описью.
Как формировать дело по видам и срокам хранения
Формирование дел осуществляется с учетом как вида документации, так и установленного срока ее хранения. Этот процесс регулируется правилами архивного дела и нормативами ведомственных перечней документов. Игнорирование сроков хранения может привести к нарушению требований законодательства о хранении информации и ответственности за уничтожение значимых документов.
Разделение дел по срокам хранения осуществляется следующим образом:
- долговременного хранения (свыше 10 лет);
- временного хранения (до 10 лет включительно);
- постоянного хранения.
Каждое дело должно формироваться отдельно в зависимости от срока хранения. Недопустимо объединение в одно дело документов с разными сроками. Например, акты о списании имущества (5 лет) не должны подшиваться вместе с приказами по основной деятельности (постоянного хранения).
По видам дел различают:
- Административные и распорядительные дела – приказы, распоряжения, решения. Формируются в отдельные дела в пределах календарного года с учетом вида приказа и срока хранения.
- Личные дела сотрудников – формируются индивидуально на каждого работника и хранятся отдельно, срок хранения – 75 лет.
- Финансово-учетные документы – формируются по типу документа (сметы, отчеты, накладные) и сроку хранения (обычно 5 лет, но зависит от документа).
- Документы по основной деятельности – хранятся в зависимости от значимости: от 5 лет до постоянного хранения.
При формировании дела необходимо обеспечить:
- однородность документов по содержанию и сроку хранения;
- хронологический порядок вложения или систематизацию по номерам, если это предусмотрено;
- исключение черновиков и дубликатов, если они не подлежат хранению;
- своевременное составление заголовка и внесение дела в номенклатуру дел с указанием срока хранения;
- приведение состава дела в соответствие с утвержденной описью дел.
Соблюдение этих правил упрощает последующую экспертизу ценности документов, обеспечивает юридическую защиту организации и снижает риски потери информации.
Требования к систематизации документов внутри дела
Документы в деле должны располагаться в строгой хронологической последовательности или в порядке важности, установленном нормативными актами. Каждому документу присваивается порядковый номер, отражающий его позицию внутри дела, что облегчает поиск и идентификацию.
Все материалы группируются по тематическим блокам или видам документов, если дело содержит разнохарактерные бумаги. При этом внутри каждой группы сохраняется последовательность дат или регистрационных номеров.
Каждый документ обязательно фиксируется в описи дела с указанием номера, даты, вида документа и краткого содержания. Опись формируется до передачи дела на хранение и служит основным ориентиром при работе с делом.
Внутренняя нумерация страниц дела должна быть непрерывной, без пропусков и дублирования. Для этого применяются сквозные номера, проставляемые вручную или автоматически.
Рекомендуется использование цветных разделителей или закладок для обозначения ключевых разделов или важных документов, если это предусмотрено внутренними правилами организации. Это повышает оперативность при работе с делом.
При наличии электронных копий документов необходимо обеспечить четкую взаимосвязь с бумажными оригиналами через соответствующие ссылки или идентификаторы в описи.
| Требование | Описание |
|---|---|
| Хронология | Последовательное расположение документов по дате или номеру |
| Нумерация | Присвоение уникальных порядковых номеров внутри дела |
| Группировка | Объединение документов по видам или тематикам |
| Опись |
Загрузка...
