Отсутствие трудовой книжки не мешает официальному трудоустройству. Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, при приёме на работу работодатель может оформить трудовые отношения по трудовому договору без предоставления бумажной трудовой книжки, если она отсутствует по уважительной причине. С 2020 года предусмотрен переход на электронные трудовые книжки, что упрощает ситуацию для тех, у кого не было бумажного документа ранее.
Если трудовая книжка никогда не оформлялась, работодатель вправе завести её впервые либо оформить электронный аналог (СЭТК). Сведения о трудовой деятельности будут передаваться в ПФР. Для этого потребуется предоставить паспорт, СНИЛС и заполнить заявление о выборе формата ведения учёта. Закон не требует предоставления бумажной книжки при первом трудоустройстве.
Если трудовая книжка утеряна, при этом стаж уже есть, можно подать заявление о восстановлении документа у прежнего работодателя. При невозможности этого – представить справки, подтверждающие стаж, либо запросить сведения через ПФР. До восстановления трудовой книжки новый работодатель может заключить с сотрудником трудовой договор с формулировкой о временном отсутствии документа.
Для самозанятых и фрилансеров ситуация отличается: трудовая книжка не оформляется вовсе, а деятельность подтверждается через налоговую. При этом они вправе заключать гражданско-правовые договоры с заказчиками, где фиксируются условия, сроки и оплата работ. Такой подход также легален и не требует наличия трудовой книжки.
Если работодатель отказывает в приёме из-за отсутствия книжки, это нарушает трудовое законодательство. Работник имеет право пожаловаться в Государственную инспекцию труда. Важно заранее собрать документы, подтверждающие право на труд, и быть готовым к диалогу по поводу формата трудовых отношений.
Когда работодатель имеет право принять без трудовой книжки
Работодатель может оформить сотрудника без трудовой книжки в случаях, когда трудовая книжка не подлежит ведению. Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, с 1 сентября 2021 года основным документом о трудовой деятельности стал электронный реестр сведений, который ведёт Пенсионный фонд России. При первом устройстве на работу сотрудник может не иметь бумажной трудовой книжки вовсе – в этом случае работодатель формирует сведения о трудовой деятельности исключительно в электронном виде.
Также трудовая книжка не оформляется, если сотрудник работает по совместительству, заключает договор менее чем на 5 дней или трудится на условиях гражданско-правового договора (ГПХ). В этих случаях оформление трудовой книжки не требуется ни в бумажной, ни в электронной форме.
При заключении трудового договора без предоставления трудовой книжки работодатель обязан запросить у работника СНИЛС – он необходим для отправки сведений в ПФР. Если сотрудник до этого момента трудовую книжку не заводил и выбрал электронный формат, необходимо оформить заявление об отказе от ведения бумажной книжки. Это заявление остаётся у работодателя в личном деле сотрудника.
Если работник ранее имел трудовую книжку, но утерял её, работодатель вправе принять его на работу при условии, что тот предоставит письменное заявление о выдаче дубликата. Оформление может идти параллельно с началом работы, при этом отсутствие оригинала книжки не мешает заключению трудового договора.
В каких случаях можно не оформлять трудовую книжку по закону
- Работник впервые устраивается после 1 января 2021 года. Если сотрудник ранее нигде не работал и не имеет бумажной трудовой книжки, работодатель может не оформлять её, а вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде (СЭД).
- Работник подал заявление о ведении сведений в электронном виде. Те, кто до конца 2020 года сделали выбор в пользу электронной формы, освобождаются от оформления и ведения бумажной трудовой книжки при смене работы.
- Совместительство. При работе по совместительству, независимо от наличия основной работы, трудовая книжка не заполняется. Это касается как внешнего, так и внутреннего совместительства.
- Гражданско-правовой договор. При заключении договоров подряда, оказания услуг или авторских
Как оформить трудовой договор без трудовой книжки
Если у работника отсутствует трудовая книжка, заключение трудового договора возможно в полном соответствии с Трудовым кодексом РФ. При этом важно правильно оформить документы, чтобы не возникло претензий со стороны инспекции по труду и других контролирующих органов.
Работодатель обязан заключить письменный трудовой договор, в котором фиксируются:
- фамилия, имя, отчество работника;
- должность или выполняемая работа с указанием квалификации;
- дата начала работы;
- условия оплаты труда, включая оклад и компенсационные выплаты;
- режим рабочего времени и отдыха;
- условия труда на рабочем месте;
- гарании и компенсации при работе во вредных условиях (если применимо);
- сведения о возможности ведения электронной трудовой книжки или отказ от её ведения.
Если сотрудник работает по основному месту, но ранее нигде официально не трудился, можно не заводить бумажную трудовую книжку. В этом случае в договоре делается отметка об отказе от её оформления, ссылаясь на пункт 2 части 1 статьи 66.1 ТК РФ. Работник подписывает соответствующее заявление, которое прикладывается к личному делу.
При приёме на работу без трудовой книжки необходимо запросить у работника:
- паспорт;
- СНИЛС;
- документы об образовании (если они требуются по должности);
- справку о трудовом стаже (при необходимости расчёта отпускных или больничных);
- заявление о выборе формы учёта трудовой деятельности (бумажной или электронной).
После заключения договора работодатель обязан издать приказ о приёме и ознакомить с ним работника под подпись. Все документы хранятся в личной папке сотрудника. Если в будущем сотрудник решит завести трудовую книжку, работодатель оформит её с даты первого приёма.
Какие документы потребуются при приёме на работу без трудовой книжки
Если трудовая книжка отсутствует, это не освобождает соискателя от обязанности предоставить другие документы. Основной перечень регулируется статьёй 65 Трудового кодекса РФ.
Паспорт – обязателен для удостоверения личности и гражданства. Без него оформление трудового договора невозможно.
СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта) необходим для регистрации в системе обязательного пенсионного страхования. Если документа нет, работодатель обязан направить заявление в ПФР для его оформления.
ИНН не всегда требуют, но для корректного удержания и перечисления НДФЛ он может понадобиться.
Документ об образовании предоставляется, если работа предполагает наличие определённой квалификации или специальности. Это может быть диплом, аттестат или свидетельство.
Военный билет или приписное свидетельство требуется от граждан, подлежащих воинскому учёту (как правило, мужчины от 18 до 27 лет).
Медицинская справка – обязательна, если должность связана с условиями, требующими прохождения предварительного медосмотра (например, работа с детьми, в пищевой промышленности, транспорте).
Фотография может потребоваться, если работодатель ведёт личные дела сотрудников и использует внутреннюю систему учёта, хотя это не закреплено нормативно.
Если трудовая книжка ранее не заводилась, работодатель может оформить её впервые или, по письменному заявлению, вести сведения о трудовой деятельности только в электронном виде через систему «Работа в России».
Можно ли получить запись о работе позже и как это сделать
Запись о работе можно получить позднее, если она не была сделана вовремя. Для этого нужно обратиться к работодателю с письменным заявлением о внесении записи в трудовую книжку. Работодатель обязан выполнить эту просьбу, независимо от времени, прошедшего с момента трудовой деятельности.
Если работодатель ликвидирован или отказался вносить запись, необходимо собрать документы, подтверждающие факт работы: приказы о приёме и увольнении, расчетные листы, справки и иные официальные бумаги. Эти документы подаются в суд или в органы Пенсионного фонда для подтверждения стажа.
После подтверждения стажа через суд или ПФР работник может обратиться к новому работодателю с просьбой внести обобщённую запись в трудовую книжку о предыдущих местах работы. Для подтверждения предоставляются решения суда или справки ПФР.
Ситуация Действия работника Документы для подтверждения Работодатель действует Писать заявление о внесении записи Заявление работника Работодатель ликвидирован или отказывается Собирать доказательства, обращаться в суд или ПФР Приказы, справки, расчетные листы, решение суда Подтверждение стажа получено Обратиться к новому работодателю с документами Решение суда или справка ПФР Также возможно оформление электронной записи через портал «Госуслуги» или МФЦ при условии, что сведения о трудовой деятельности передавались работодателем в Пенсионный фонд.
Что делать, если работодатель требует трудовую книжку
Работодатель имеет право запросить трудовую книжку при оформлении на постоянную работу. Если трудовой книжки нет, следует объяснить причину отсутствия, например, утерю или первый опыт работы. В этом случае работодатель обязан оформить трудовой договор и оформить новую трудовую книжку за счёт предприятия.
Если работодатель настаивает на предъявлении трудовой книжки, можно предложить предоставить другие документы, подтверждающие трудовой стаж: справки с предыдущих мест работы, копии трудовых договоров, выписки из ПФР или электронные сведения из госреестра.
Если работодатель отказывается принимать на работу без трудовой книжки, стоит обратиться в трудовую инспекцию или прокуратуру для разъяснения правовой ситуации. Закон не запрещает оформление трудового договора без трудовой книжки, если работник впервые устраивается или она отсутствует по уважительной причине.
При утере трудовой книжки нужно написать заявление работодателю с просьбой о восстановлении записи. Работодатель обязан оформить новую книжку и внести сведения на основании документов, подтверждающих трудовую деятельность. Задержка с оформлением не может служить поводом для отказа в приёме на работу.
Важный момент – трудовая книжка не является единственным документом для заключения трудового договора. Главное – письменное соглашение и соблюдение законодательства, в том числе своевременная регистрация в системе обязательного пенсионного страхования.
Вопрос-ответ:
Можно ли устроиться на официальную работу без трудовой книжки?
Да, законодательство позволяет оформить трудовые отношения без предъявления трудовой книжки. Работодатель обязан заключить трудовой договор и оформить сотрудника в соответствии с законом, вне зависимости от наличия этого документа. В таких случаях вся информация о работе фиксируется в других формах учета, например, в электронной трудовой книжке или личной карточке работника.
Какие документы нужно предоставить работодателю, если нет трудовой книжки?
При устройстве на работу без трудовой книжки понадобятся паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, а также документы, подтверждающие образование или квалификацию, если это требуется для конкретной должности. Важно также предоставить ИНН и СНИЛС для оформления в системе социального страхования. При наличии прежнего опыта работы можно предоставить трудовые договоры или справки для подтверждения стажа.
Как оформить трудовой договор без трудовой книжки и можно ли получить запись о работе позже?
Трудовой договор оформляется стандартным образом, в письменной форме с подписью обеих сторон. Запись в трудовую книжку можно сделать позже, если она появится, либо оформить электронную трудовую книжку. При отсутствии бумажного документа работодатель должен вести учет рабочего времени и сохранять все документы, подтверждающие трудовые отношения. По просьбе сотрудника запись в книжку делается после ее предоставления.
Что делать, если работодатель требует трудовую книжку, а у меня ее нет?
Если трудовая книжка отсутствует, можно объяснить это работодателю и предложить оформить трудовые отношения без нее. Закон допускает такие варианты. Также стоит уточнить, готов ли работодатель использовать электронный формат или вести учет другими способами. Если требование необоснованно и препятствует оформлению, можно обратиться в трудовую инспекцию или за консультацией к юристу для защиты своих прав.
Какие риски возникают при работе без трудовой книжки и как их избежать?
Основной риск — отсутствие официального подтверждения трудового стажа, что влияет на пенсионные накопления и социальные гарантии. Чтобы избежать проблем, важно иметь письменный трудовой договор, сохранять все платежные документы и справки о доходах. При необходимости можно запросить у работодателя сведения о стаже и внесение записей в электронную трудовую книжку. Также полезно периодически проверять данные в государственных реестрах.
Загрузка...
