По состоянию на июль 2025 года в большинстве организаций наблюдается рост числа одобренных заявлений на отпуск, особенно в секторах с сезонной нагрузкой. Согласно внутренним отчетам крупных предприятий, в июне было удовлетворено около 78 % поданных заявлений, что на 12 % выше по сравнению с тем же периодом прошлого года.
Одной из ключевых тенденций стало ужесточение требований к срокам подачи заявлений. В среднем, работодатель запрашивает оформление не менее чем за 30 календарных дней до предполагаемой даты отпуска. Несоблюдение сроков становится основанием для отклонения без дополнительного рассмотрения.
Основные причины отклонения – пересечение с критическими этапами проектов, недостаточный кадровый резерв и несогласованные графики подразделений. В некоторых случаях применяются ротационные механизмы распределения отпусков, что снижает гибкость планирования для сотрудников.
Рекомендации для работников: актуализировать свои графики отпусков в согласовании с непосредственными руководителями, следить за изменениями в локальных нормативных документах и учитывать загруженность смежных отделов. Оптимальным считается согласование отпуска за 6–8 недель до предполагаемой даты.
Для руководителей актуальной задачей остается баланс между удовлетворением заявок и сохранением операционной устойчивости. В ряде компаний применяется ограничение на одновременный отпуск более 20 % сотрудников подразделения, особенно в периоды пиковых нагрузок.
Какие категории сотрудников подлежат утверждению отпусков в текущем периоде
В текущем отчетном периоде приоритетное утверждение отпусков распространяется на работников, чьи графики отпусков были утверждены в начале года и не подвергались изменениям. В первую очередь рассматриваются сотрудники, у которых накопилось более 24 календарных дней неиспользованного отпуска, особенно в случаях, когда превышение лимита может привести к нарушению трудового законодательства.
Подлежат обязательному согласованию отпуска работники, занятые на вредных и опасных производствах, если по условиям коллективного договора отпуск предоставляется им в строго фиксированные сроки. Также согласование необходимо для сотрудников, направляемых в отпуск в связи с производственной необходимостью – например, в случае приостановки деятельности подразделения.
В связи с текущим кадровым резервированием допускается утверждение отпусков для молодых специалистов, если завершён первый год их работы и отсутствуют замечания по дисциплине. Также подлежат согласованию отпуска для сотрудников, находящихся в режиме неполного рабочего времени или переведённых на дистанционный формат, при условии отсутствия текущей нагрузки по проектам.
Отдельно рассматриваются случаи отпусков по инициативе работодателя, в том числе по решению комиссии по охране труда или на основании предписаний контролирующих органов. Здесь отпуск согласуется в приоритетном порядке, особенно если это связано с восстановлением здоровья сотрудника или снижением профессиональных рисков.
Каков порядок подачи заявлений на отпуск в 2025 году
В 2025 году заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск подаются исключительно в электронном виде через внутреннюю систему документооборота организации. Бумажный формат допускается только в обоснованных случаях – например, при отсутствии доступа к корпоративной сети.
Срок подачи заявления – не позднее чем за 30 календарных дней до предполагаемой даты начала отпуска. Нарушение срока возможно только при согласовании с непосредственным руководителем и отделом кадров.
Заявление должно содержать точные даты начала и окончания отпуска, указание на его вид (основной, дополнительный, за свой счёт и т.д.) и подпись работника в электронной форме. Система автоматически направляет документ на согласование руководителю подразделения, затем в отдел кадров.
После подтверждения руководителем и специалистом по персоналу заявление регистрируется, а информация передаётся в расчетный отдел для подготовки отпускных выплат. Сотрудник получает уведомление о статусе рассмотрения в течение пяти рабочих дней.
Изменение или отзыв ранее поданного заявления возможны не позднее чем за 10 календарных дней до начала отпуска, также через электронную систему. При изменении дат согласование осуществляется заново.
При подаче заявления в период планового отпускного графика дополнительное согласование не требуется. Внеплановые отпуска в 2025 году рассматриваются в индивидуальном порядке, с учётом производственной необходимости.
Какие изменения внесены в графики отпусков по подразделениям
С начала 2025 года в графиках отпусков по ряду подразделений произошли корректировки, связанные с перераспределением нагрузки в связи с новыми проектами и изменениями штатного расписания. Наибольшие изменения затронули производственные отделы, где были перенесены запланированные отпуска сотрудников с апреля на июнь–июль в связи с запуском сезонных линий.
В административных подразделениях, напротив, отпускные периоды были смещены ближе к первому кварталу, чтобы обеспечить полное покрытие ключевых функций в летний период. Финансовый отдел получил указание завершить все отпуска до конца мая, в связи с подготовкой к внутреннему аудиту во втором полугодии.
Для сотрудников ИТ-службы введена ротационная схема, предполагающая дробление отпуска на два периода по 7 рабочих дней, с целью поддержания бесперебойной работы критически важных сервисов. Это изменение зафиксировано приказом №14/ОД от 18.01.2025.
Кроме того, по отделу логистики введена практика «скользящих отпусков» с интервалом не более одного сотрудника одновременно на отдел, чтобы избежать перебоев в поставках и обслуживании контрактов. Соответствующие изменения внесены в график отпусков приказом №22/Л от 27.02.2025.
Все обновления графиков согласованы с профсоюзным комитетом и размещены в корпоративной системе документооборота. Руководителям подразделений предписано уведомить сотрудников об изменениях не позднее чем за 30 календарных дней до начала нового срока отпуска.
Какие заявки на отпуск отклоняются и по каким основаниям
Отклонение заявок на отпуск чаще всего связано с нарушением утверждённого графика, нехваткой замещающего персонала и превышением допустимого количества отсутствующих сотрудников в подразделении. Также основанием может служить подача заявления позже установленного срока.
Нарушение графика отпусков – самая распространённая причина отказа. Если сотрудник запрашивает отпуск вне утверждённых сроков без согласования с руководством, заявка может быть отклонена, особенно в период повышенной нагрузки на отдел.
Отсутствие производственной возможности – заявка отклоняется, если одновременно планируют отпуск несколько ключевых сотрудников, чьё одновременное отсутствие негативно повлияет на текущие процессы. В таких случаях действует квота на число работников, которым можно предоставить отпуск одновременно.
Нарушение порядка подачи: если заявление не подано через установленный электронный сервис или не оформлено по форме, его могут не рассматривать. В некоторых организациях отклоняются заявки, поданные менее чем за 14 календарных дней до предполагаемой даты начала отпуска.
Отсутствие согласования с руководителем: в тех случаях, когда согласование предусмотрено внутренним регламентом, отсутствие отметки непосредственного руководителя является основанием для автоматического отказа.
Рекомендация: перед подачей заявления следует проверить текущий график отпусков по подразделению, наличие лимитов на одновременное отсутствие сотрудников и внутренние требования по срокам подачи. Это снижает риск отклонения и повышает вероятность согласования с первого раза.
Как отслеживать статус рассмотрения отпускного заявления
Сотрудник может проверить текущий статус своего заявления на отпуск через внутреннюю систему документооборота. На главной странице личного кабинета раздел «Отпуска» содержит список поданных заявлений с указанием их состояния: «На рассмотрении», «Согласовано», «Отклонено» или «Требует уточнения».
Обновление статуса происходит автоматически после действий ответственных лиц: непосредственного руководителя, отдела кадров или директора. Среднее время обновления статуса – от 1 до 3 рабочих дней. Если заявление остаётся без изменений более трёх дней, рекомендуется направить запрос через встроенную форму связи или по электронной почте отдела кадров.
Для ускорения обработки сотрудники могут прикладывать пояснительную записку с обоснованием сроков. Некоторые организации предусматривают SMS- или email-уведомления при изменении статуса, если данная функция активирована в профиле пользователя.
Если заявление было отклонено, система указывает причину. В этом случае есть возможность подать новое заявление с учётом замечаний. История всех действий по заявлению доступна во вкладке «Хронология», где фиксируются дата подачи, дата отклонения или утверждения и имена согласующих.
Влияние замещений и нехватки кадров на согласование отпусков
Отсутствие достаточного числа замещающих сотрудников существенно затягивает процесс утверждения отпусков. При дефиците кадров руководители вынуждены ограничивать количество одобряемых заявок, чтобы сохранить непрерывность работы подразделений.
Основные последствия дефицита замещений в процессе согласования отпусков:
- Увеличение времени рассмотрения заявок из-за необходимости детального анализа загрузки команды.
- Отказы или переносы отпусков в периоды пиковых нагрузок и отсутствия доступных замещающих.
- Риск снижения производительности и повышения операционных рисков при одновременном отсутствии нескольких ключевых сотрудников.
Для минимизации задержек и конфликтов при согласовании рекомендуются следующие меры:
- Планировать отпуска с учетом текущих и прогнозируемых ресурсов замещения не менее чем за 1–2 месяца.
- Внедрять гибкие схемы замещений с распределением обязанностей между несколькими сотрудниками.
- Использовать системное отслеживание доступности замещающих и резервных кадров через специализированные сервисы.
- Формировать списки приоритетных заявок с учетом критичности позиций и текущих проектов.
- Проводить регулярные оценки кадрового резерва и корректировать графики отпусков в соответствии с реальным кадровым балансом.
Без учета замещений в процессе согласования отпуска возможны не только срывы планов сотрудников, но и ухудшение общего функционирования подразделения.
Какие сроки действуют для согласования и утверждения отпусков
Заявления на отпуск подаются не позднее чем за 14 календарных дней до начала отдыха. Работодатель обязан рассмотреть заявку в течение 7 календарных дней с момента её получения.
Если в организации предусмотрена кадровая комиссия или руководитель отдела, согласование может занимать до 5 рабочих дней, при этом общее время согласования не должно превышать 10 календарных дней.
Утверждение отпуска должно быть оформлено не позднее чем за 3 календарных дня до даты начала отпуска. В случае задержки решение по заявлению считается отрицательным, если иное не оговорено внутренними нормативами.
При коллективных отпусках сроки могут корректироваться согласно графику отпусков, но уведомление должно быть направлено сотруднику не позднее чем за 30 календарных дней до начала отпуска.
Рекомендуется использовать электронные системы учёта отпусков для автоматизации контроля сроков и уведомлений, что снижает риск пропуска сроков согласования.
Какие цифровые инструменты используются для оформления отпусков
В современных компаниях оформление отпусков активно автоматизируется с помощью специализированных цифровых систем. Наиболее распространённые инструменты включают:
- Корпоративные системы управления персоналом (HRM), такие как SAP SuccessFactors, Workday, 1С:Зарплата и управление персоналом. Они позволяют создавать, отправлять и утверждать заявки на отпуск, а также автоматически вести учёт дней.
- Платформы для электронного документооборота (например, «Дело», «Электронный документооборот» от «СКБ Контур»). Эти системы обеспечивают прозрачность и фиксируют статус каждого этапа согласования.
- Внутренние порталы и интранет-системы, интегрированные с корпоративной почтой и календарями. Они уведомляют сотрудников и руководителей о предстоящих отпусках и согласованиях.
- Мобильные приложения для сотрудников, которые предоставляют возможность подачи заявок и отслеживания их статуса в любое время и из любого места.
- Инструменты автоматизации рабочих процессов (BPM-системы), например, Microsoft Power Automate или Jira Service Management. Они настраиваются под конкретные регламенты и сокращают время обработки заявок.
Для эффективного внедрения рекомендуется выбирать решения с интеграцией в существующую IT-инфраструктуру предприятия, с возможностью гибкой настройки правил согласования и поддержкой мобильных устройств. Важно обеспечить простоту интерфейса для пользователей и надёжность хранения данных.
Вопрос-ответ:
Как можно проверить статус заявки на отпуск в компании?
Статус заявки обычно отображается в системе управления персоналом или внутреннем портале компании. Сотрудник может войти в личный кабинет и увидеть, находится ли его заявление на рассмотрении, утверждено или отклонено. Если таких систем нет, информацию можно получить у руководителя отдела или в отделе кадров.
Что происходит с заявкой на отпуск, если сотрудник не получил ответ в установленный срок?
Если ответ на заявку не был предоставлен в сроки, определённые внутренними правилами компании или трудовым законодательством, заявка считается автоматически утверждённой в некоторых организациях. В других случаях отсутствие ответа может потребовать дополнительного уточнения у руководства или кадрового отдела, чтобы избежать недоразумений с отпуском.
Какие причины могут привести к отклонению заявки на отпуск?
Заявка может быть отклонена по разным причинам: высокая нагрузка в отделе, отсутствие замены на время отпуска, несоблюдение сроков подачи заявления, превышение лимита дней отпуска или нарушение правил компании. Иногда отклонение связано с необходимостью присутствия сотрудника в критический период работы.
Можно ли изменить сроки отпуска после утверждения заявки?
Изменение сроков отпуска возможно, если об этом сообщить работодателю заблаговременно и получить согласие. Обычно требуется новая заявка или письменное согласие руководства на корректировку дат. При несвоевременном уведомлении корректировки могут быть отклонены, особенно если уже запланированы замещения.
Какие факторы влияют на скорость согласования отпусков в организации?
На скорость согласования влияют следующие моменты: наличие автоматизированных систем, загрузка руководителей, политика компании по очередности отпусков, кадровая ситуация и специфика работы подразделения. Чем прозрачнее и структурированнее процесс, тем быстрее принимаются решения по заявкам.
Как узнать текущий статус моего заявления на отпуск в компании?
Статус заявления на отпуск обычно отображается в системе управления персоналом, которую использует ваша организация. Это может быть корпоративный портал, специализированное приложение или электронная почта от ответственного сотрудника. Статус показывает, на какой стадии находится рассмотрение заявки — например, «принято к рассмотрению», «на согласовании», «утверждено» или «отклонено». Если система не предоставляет такой информации, можно обратиться напрямую к своему руководителю или в отдел кадров для уточнения.
Загрузка...
