Кто должен вести личные карточки учета выдачи сиз по закону

Личные карточки учета выдачи средств индивидуальной защиты (СИЗ) являются обязательным документом, который ведется для каждого работника, подлежащего обеспечению СИЗ. Согласно статье 212 Трудового кодекса РФ и пункту 3.2 Приказа Минтруда России № 997н от 29.10.2021, обязанность по ведению карточек возлагается на работодателя. Это касается как коммерческих, так и бюджетных организаций, независимо от организационно-правовой формы и численности сотрудников.

Карточка учета фиксирует факт обеспечения работника необходимыми СИЗ, а также содержит информацию о типах средств, их дате выдачи, сроках эксплуатации и замены. Отсутствие или неправильное ведение карточек расценивается как нарушение трудового законодательства и может повлечь административную ответственность по статье 5.27.1 КоАП РФ. Ведение карточек обязательно как при наличии постоянного штата, так и в случае временно привлечённого персонала по гражданско-правовым договорам, если их деятельность связана с вредными или опасными условиями труда.

На практике ответственность за оформление и хранение личных карточек СИЗ часто возлагается на специалиста по охране труда, кадровую службу или иное уполномоченное лицо, указанное во внутреннем распорядительном акте работодателя. При автоматизации учета допускается использование электронных форм, но с обязательным соблюдением требований к электронному документообороту и наличию квалифицированной электронной подписи.

Работодателю следует утвердить форму личной карточки и включить её в перечень обязательной документации по охране труда. Рекомендуется использовать типовую форму, приведённую в Приложении 2 к Приказу Минтруда № 997н, адаптируя её под конкретные условия труда и перечень выдаваемых СИЗ. Регулярная актуализация сведений в карточке и контроль сроков годности СИЗ – ключевые элементы обеспечения безопасных условий труда и выполнения работодателем своих обязанностей.

Какие организации обязаны оформлять личные карточки учета СИЗ

Оформление карточек обязательно для организаций, использующих наемный труд при выполнении работ, связанных с вредными или опасными условиями, а также работ, при которых использование СИЗ предусмотрено типовыми отраслевыми нормами. К таким организациям относятся производственные предприятия, строительные компании, транспортные и логистические структуры, учреждения здравоохранения и образования, сельхозпредприятия и муниципальные службы.

Коммерческие организации, индивидуальные предприниматели с наемными работниками, а также государственные и муниципальные учреждения обязаны оформлять личные карточки независимо от количества сотрудников. Исключения отсутствуют, даже если трудовой договор заключен с единственным работником.

Обязанность распространяется не только на постоянный штат, но и на временных, сезонных, командированных и совместителей. Работодатель должен учитывать факт выдачи, сроки эксплуатации, вид СИЗ и основания выдачи – на бумаге или в электронной форме с использованием электронного документооборота.

Отсутствие должным образом оформленных карточек квалифицируется как нарушение требований охраны труда и может повлечь административную ответственность по статье 5.27.1 КоАП РФ. Поэтому контроль за оформлением карточек должен быть встроен в систему управления охраной труда каждой организации.

Кто конкретно назначается ответственным за ведение карточек на предприятии

Ответственным за ведение личных карточек учета выдачи СИЗ назначается конкретное должностное лицо приказом руководителя организации. Чаще всего эту функцию поручают специалисту по охране труда или работнику кадровой службы, в зависимости от структуры и масштаба предприятия.

Если в штате имеется служба охраны труда, именно её представители ведут карточки, так как они контролируют вопросы безопасности и правильности обеспечения работников средствами защиты. При отсутствии такой службы обязанность может быть возложена на:

• инженера по охране труда, если он один в организации;
• специалиста по кадрам (в малых организациях);
• начальника структурного подразделения, если ведение карточек децентрализовано;
• иного сотрудника, определённого локальным актом.

Назначение должно быть оформлено в письменном виде с указанием ответственности за:

• заполнение и хранение карточек формы № МБ-6 (утв. постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а);
• своевременное внесение записей о выдаче, сроках эксплуатации и возврате СИЗ;
• контроль за соблюдением норм выдачи согласно типовым отраслевым нормам;
• подготовку данных для отчётности по обеспечению работников СИЗ.

Факт назначения ответственного фиксируется в приказе, где указывается ФИО, должность, перечень обязанностей и дата вступления в силу. Без такого распоряжения ответственность за ведение карточек не может быть официально возложена.

Рекомендуется также внести сведения об ответственном в локальный нормативный акт, регламентирующий порядок обеспечения работников СИЗ, для обеспечения прозрачности и закрепления зоны ответственности.

Нормативные документы, регулирующие обязанность ведения карточек СИЗ

В соответствии с статьей 221 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан за свой счет обеспечивать работников сертифицированными средствами индивидуальной защиты, а также вести учет их выдачи. Это положение служит юридической основой для оформления документации, подтверждающей факт передачи СИЗ работникам.

Также действует ГОСТ 12.4.068-79 «ССБТ. Средства индивидуальной защиты. Система управления средствами индивидуальной защиты», который устанавливает требования к учету, хранению и контролю за использованием СИЗ, включая обязательность оформления и хранения личных карточек учета выдачи.

Для организаций, относящихся к отдельным отраслям (например, строительной, горнодобывающей, нефтегазовой), могут действовать ведомственные нормативные акты, детализирующие порядок ведения карточек. Их применение обязательно в дополнение к общим требованиям.

С 1 сентября 2022 года для ведения карточек допускается как бумажный, так и электронный формат – согласно тому же приказу № 766н. Однако работодатель обязан обеспечить сохранность данных, включая подписи работников при получении СИЗ, если карточка ведется в бумажном виде, либо подтверждение выдачи иным способом – при использовании электронных форм.

Сроки оформления и хранения личных карточек учета СИЗ

Личные карточки учета выдачи СИЗ оформляются в день фактической выдачи средств индивидуальной защиты работнику. Задержка в оформлении не допускается, поскольку документ фиксирует факт исполнения обязанностей работодателя по обеспечению безопасных условий труда.

Продолжительность хранения карточек регламентируется пунктом 656 Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. Согласно документу:

• личные карточки учета выдачи СИЗ подлежат хранению не менее 5 лет после увольнения работника;
• если сотрудник продолжает работать, карточка должна храниться на протяжении всего периода трудовых отношений;
• при наличии медицинских или судебных споров карточки рекомендуется сохранять дольше установленного минимального срока – до окончательного разрешения ситуации.

Карточки могут быть оформлены как в бумажном, так и в электронном виде. В случае электронного документооборота организация обязана обеспечить:

1. доступность документов для проверяющих органов;
2. надежную защиту от несанкционированного доступа и искажения;
3. возможность оперативного восстановления данных при технических сбоях.

Ответственность за соблюдение сроков оформления и хранения карточек несет работодатель в лице уполномоченного должностного лица (например, специалиста по охране труда или кадрового работника). Нарушение требований может повлечь административную ответственность по ст. 5.27.1 КоАП РФ.

Как оформляется личная карточка при приеме на работу

Личная карточка учета выдачи средств индивидуальной защиты (СИЗ) оформляется на каждого сотрудника в момент его приема на работу. В карточке фиксируются персональные данные работника: Ф.И.О., должность, подразделение и дата начала работы.

В карточке указываются виды и номера выданных СИЗ с датами выдачи и сроками эксплуатации. Необходимо прописать нормативы и инструкции, на основании которых сотрудник получает конкретные СИЗ.

Ответственный за оформление карточки – специалист по охране труда или назначенное лицо, имеющее доступ к информации о выдаче СИЗ. При приеме на работу он проверяет соответствие предоставленных СИЗ требованиям рабочего места.

Карточка подписывается работником и ответственным лицом, подтверждая факт выдачи и ознакомления с правилами эксплуатации СИЗ. Важно фиксировать дату оформления, чтобы отслеживать сроки обновления и замены защитных средств.

При изменении условий труда или переходе сотрудника на другую должность карточка подлежит корректировке с указанием новых СИЗ и даты изменений. Оформление карточки должно быть завершено до начала работы, требующей использования СИЗ.

Порядок внесения изменений в личную карточку учета СИЗ

Изменения в личную карточку учета выдачи средств индивидуальной защиты вносятся при возникновении фактов, требующих корректировки данных: изменение состава выданных СИЗ, замена, возврат, либо корректировка информации о работнике.

Для внесения изменений ответственное лицо должно иметь при себе утвержденный образец личной карточки и подтверждающие документы (приказы, акты возврата, распоряжения).

Изменения фиксируются в отдельной строке карточки с указанием даты корректировки, причины и описания изменений. Старые данные не удаляются, а сохраняются для обеспечения полной истории учета.

Все записи должны быть заверены подписью ответственного лица и работника, при необходимости с расшифровкой подписи. В случае замены СИЗ указываются новые наименования, номера и даты выдачи.

Корректировки, влияющие на сроки эксплуатации СИЗ, требуют дополнительного контроля за своевременной заменой и подтверждения соответствия средств установленным нормам.

Изменения оформляются без задержек, не позднее рабочего дня, следующего за днем выявления необходимости корректировки.

Рекомендуется вести журнал учета изменений или использовать цифровую систему учета для обеспечения прозрачности и контроля актуальности данных.

Ответственность за отсутствие или неправильное ведение карточек учета СИЗ

Отсутствие или некорректное ведение личных карточек учета выдачи средств индивидуальной защиты (СИЗ) нарушает требования нормативных документов, в том числе ГОСТ и постановлений Роструда. Это влечет административную и дисциплинарную ответственность для работодателя и ответственных сотрудников.

К основным последствиям относятся:

• Штрафы и санкции от контролирующих органов (Роструд, Роспотребнадзор) в размере от 30 000 до 50 000 рублей для юридических лиц;
• Наложение штрафов на должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей;
• Возможное приостановление деятельности предприятия при систематических нарушениях правил учета СИЗ;
• Повышение риска производственных травм и несчастных случаев из-за отсутствия контроля над выдачей средств защиты;
• Потеря доказательной базы при расследовании происшествий на производстве.

Для минимизации рисков необходимо соблюдать следующие требования:

1. Назначить ответственных лиц за ведение карточек и обеспечить их обучение;
2. Обеспечить своевременное оформление карточек при выдаче и замене СИЗ;
3. Проводить регулярные проверки полноты и корректности записей;
4. Хранить карточки в установленном порядке и сроки, не менее 3 лет после окончания работы с СИЗ;
5. Использовать унифицированные формы учета или утвержденные организацией аналоги.

Нарушение учета СИЗ отражается не только на финансовом состоянии компании, но и снижает уровень безопасности труда. Ответственные лица обязаны обеспечивать полное и достоверное ведение карточек во избежание административных последствий и сохранить здоровье работников.

Особенности ведения карточек учета СИЗ при аутсорсинге и подрядных работах

При аутсорсинге и подрядных работах ответственность за ведение личных карточек учета выдачи средств индивидуальной защиты (СИЗ) разделяется между заказчиком и исполнителем в зависимости от условий договора и специфики работ.

Исполнитель обязан оформить и вести карточки учета СИЗ для своих работников, если обеспечивает их средствами самостоятельно. В этом случае карточки должны содержать данные о выдаче, сроках использования и замене СИЗ согласно требованиям нормативных документов.

Заказчик, принимая подрядчика на объект, должен проверить наличие правильно оформленных карточек учета у исполнителя. При необходимости заказчик фиксирует передачу СИЗ подрядчику на период выполнения работ на своей территории, оформляя дополнительные карточки или акты передачи.

В договорах с подрядчиками целесообразно предусмотреть конкретные требования к учету и ведению карточек СИЗ, включая ответственность за их своевременное оформление, хранение и предоставление заказчику по запросу.

Если подрядчик использует СИЗ заказчика, заказчик обязан вести учет выдачи и возвращения этих средств, отражая операции в собственных карточках учета с указанием исполнителя и периода использования.

При смене подрядчика или завершении работ заказчик должен зафиксировать возврат СИЗ либо списание в случае повреждения или износа, отражая эти действия в карточках учета. Аналогично исполнитель ведет учет списания и обновления своих СИЗ.

Отсутствие четкого разграничения обязанностей и контроля ведения карточек учета СИЗ при аутсорсинге может привести к нарушениям норм безопасности и финансовым рискам для обеих сторон.

Вопрос-ответ:

Какие организации обязаны вести личные карточки учета выдачи СИЗ?

Ведение личных карточек учета выдачи средств индивидуальной защиты обязательно для предприятий и организаций, где используется обязательное обеспечение сотрудников средствами защиты. Это касается промышленных, строительных, коммунальных и иных организаций, где наличие СИЗ предусмотрено нормативными актами. Карточки ведутся для контроля выдачи и учета сроков использования, что позволяет обеспечить безопасность работников и соблюдение требований охраны труда.

Кто конкретно на предприятии отвечает за ведение личных карточек учета СИЗ?

Ответственность за ведение личных карточек возлагается на должностных лиц, назначенных работодателем. Обычно это работники отдела охраны труда, кадровой службы или ответственные лица по обеспечению СИЗ. Они должны вести учет точного перечня выданных средств, фиксировать сроки выдачи и возврата, а также своевременно обновлять данные в карточках, чтобы обеспечить прозрачность контроля и исключить пропуски в учете.

Как оформляется личная карточка учета выдачи СИЗ при приеме сотрудника на работу?

При приеме на работу сотруднику оформляется личная карточка учета выдачи СИЗ, в которой фиксируются данные работника, перечень положенных средств индивидуальной защиты, даты выдачи и планируемые сроки использования. В карточке указываются также показатели изношенности и необходимость замены СИЗ. Этот документ служит основанием для последующего контроля и отчетности по обеспечению безопасности на рабочем месте.

Какие действия необходимо предпринимать при внесении изменений в личную карточку учета СИЗ?

При изменении информации в личной карточке, например, при выдаче новых средств, замене испорченных или при смене должности работника, требуется внесение соответствующих корректировок. Все изменения фиксируются с указанием даты и причины, а также подписи ответственного лица. Такой порядок гарантирует точность учета и позволяет отслеживать движение средств индивидуальной защиты на предприятии, что способствует соблюдению нормативных требований и безопасности труда.