ОАО «РЖД» ведёт централизованный учёт всех заключаемых договоров с использованием автоматизированной информационной системы, обеспечивающей сквозной контроль и прозрачность договорной деятельности. Основу составляет модуль в системе электронного документооборота, интегрированный с другими корпоративными ИТ-платформами, включая системы учёта закупок, казначейских операций и бухгалтерского учёта.
Каждое соглашение, подлежащее регистрации, вносится в реестр договоров с обязательной фиксацией уникального идентификатора, ключевых параметров (контрагент, предмет, сумма, сроки исполнения) и актуального статуса. Доступ к данным предоставляется только уполномоченным лицам, в том числе через защищённый веб-интерфейс.
Формирование записи в реестре происходит на основе утверждённого шаблона, сопровождается сканированием подписанного экземпляра и автоматическим присвоением номера. Это позволяет обеспечить юридическую значимость записи и гарантирует соблюдение регламентов документооборота. Пропуск этапа регистрации невозможен: система блокирует оплату и проведение по договору до внесения его в реестр.
Для филиалов и дочерних обществ ОАО «РЖД» предусмотрены унифицированные протоколы взаимодействия с системой. Рекомендуется обеспечить синхронизацию внутренних ИС с корпоративной системой учёта договоров через API или шлюзы передачи данных, во избежание расхождений и дублирования записей.
Какая система используется для ведения реестра договоров ОАО РЖД
Для централизованного учета договорных обязательств в ОАО «РЖД» применяется Автоматизированная система управления договорами (АСУД). Эта система разработана в рамках внутренней цифровизации компании и интегрирована с другими корпоративными ИТ-ресурсами, включая бухгалтерские и правовые модули.
АСУД обеспечивает полную прослеживаемость жизненного цикла договора: от подготовки проекта и согласования условий до регистрации, исполнения и архивирования. Система поддерживает разграничение прав доступа, электронный документооборот с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), а также формирование аналитической отчетности по ключевым метрикам договорной деятельности.
Особое внимание в АСУД уделено контролю соответствия договоров внутренним регламентам ОАО «РЖД» и действующему законодательству РФ. Алгоритмы проверки автоматически выявляют отклонения от типовых форм, превышение лимитов и нарушения сроков исполнения обязательств. Это снижает юридические риски и повышает прозрачность взаимодействия между подразделениями и контрагентами.
Система интегрирована с Единой электронной системой документооборота (ЕЭСД), что позволяет передавать договоры на подписание и регистрацию без бумажного носителя. Также предусмотрена интеграция с модулем закупок и финансовым блоком SAP, что упрощает согласование и финансирование контрактов.
Для повышения эффективности работы с АСУД рекомендуется регулярно актуализировать справочники контрагентов и типовых условий, проводить обучение сотрудников по модулю электронного согласования и проверять корректность маршрутов движения документов в системе.
Как осуществляется доступ пользователей к реестру договоров
Доступ к реестру договоров ОАО «РЖД» осуществляется через защищённые каналы с применением многоуровневой системы авторизации. Вход в автоматизированную систему возможен только для зарегистрированных пользователей с актуальными учетными данными, выданными службой информационной безопасности.
Контроль прав доступа реализуется через ролевую модель, в которой каждому сотруднику присваивается строго определенный уровень полномочий. Распределение прав происходит следующим образом:
- пользователи с ролью «исполнитель» имеют право на создание карточек договоров и загрузку документов;
- сотрудники юридических и контрактных подразделений обладают доступом к проверке, согласованию и регистрации договоров;
- руководители получают функции контроля исполнения и аналитического мониторинга;
- администраторы системы управляют ролями, настройками модулей и регламентами доступа.
Для доступа к системе требуется подключение к корпоративной сети РЖД либо использование удаленного доступа через шлюз VPN с двухфакторной аутентификацией (аппаратный токен или SMS-код). Все действия пользователей фиксируются в журнале аудита, что обеспечивает прозрачность операций и позволяет проводить служебные проверки при необходимости.
В рамках повышения безопасности предусмотрены следующие технические меры:
- шифрование данных при передаче и хранении;
- автоматическая блокировка сессий при бездействии более 15 минут;
- регулярная проверка актуальности доступа и отзыв прав при увольнении или переводе сотрудников.
Администрирование системы осуществляется централизованно через структурные подразделения дирекции информатизации с обязательным согласованием всех изменений с ответственными за контрактную деятельность подразделениями.
Какие сведения подлежат обязательному внесению в реестр
В реестре договоров ОАО «РЖД», функционирующем в автоматизированной системе, фиксируются строго определённые сведения, без которых невозможна регистрация документа. Обязательные поля определены как внутренними регламентами компании, так и требованиями к ведению учета хозяйственных операций.
В числе обязательных сведений указывается уникальный номер договора, присвоенный в системе в момент регистрации. Также фиксируется точная дата заключения и срок действия договора, включая дату начала и окончания его исполнения.
В реестр вносится полное наименование контрагента с указанием ИНН, КПП и ОГРН, а также юридический адрес. При наличии – отражается информация о группе компаний, если контрагент входит в холдинг или связан с другими участниками договорной цепочки.
Обязательно указывается предмет договора с кратким, но точным описанием обязательств сторон. Указывается общая сумма договора с разбивкой по статьям затрат и источникам финансирования, а также валюта расчётов и условия оплаты.
Вносятся сведения о подразделении ОАО «РЖД», выступающем заказчиком, с указанием его кода, наименования и ответственного исполнителя. При необходимости – сведения о согласующих и визирующих лицах, а также отметки о прохождении юридической и финансовой экспертизы.
Для договоров, подлежащих размещению на официальных электронных площадках, указывается регистрационный номер процедуры, способ закупки и сведения о размещении (номер извещения, дата публикации).
Фиксируется статус договора: действующий, расторгнутый, завершённый или на стадии подписания. Также указывается основание регистрации: вновь заключённый договор, дополнительное соглашение, продление срока действия, изменение условий.
Каждая запись сопровождается данными об источнике загрузки в систему (вручную, через интеграцию с другой ИС), временем последнего редактирования и идентификатором пользователя, внёсшего изменения.
Порядок регистрации договора в автоматизированной системе
Регистрация договора в автоматизированной системе ОАО РЖД начинается с его загрузки в модуль документооборота сотрудником, уполномоченным на ввод информации. Загружается финальная версия договора с действующими подписями сторон в формате PDF, при этом обязательна проверка на наличие электронной подписи.
Шаг 1: Присвоение уникального номера. После загрузки система автоматически формирует уникальный идентификатор договора по внутреннему шаблону. Идентификатор включает код филиала, номер документа и дату регистрации.
Шаг 2: Заполнение обязательных реквизитов. В специально отведённой форме сотрудник вручную указывает ключевые параметры: стороны договора, предмет, сумму, срок действия, ответственного исполнителя и источник финансирования. Все поля валидируются системой в режиме реального времени.
Шаг 3: Проверка прав доступа. Перед сохранением система проверяет полномочия пользователя на регистрацию договоров соответствующего типа. Попытка регистрации вне зоны компетенции блокируется с уведомлением.
Шаг 4: Маркировка статуса договора. После сохранения договору автоматически присваивается статус «На согласовании», если требуется утверждение, либо «Действует» – в случае полной завершённости этапов согласования на бумаге и в системе.
Шаг 5: Автоматическая маршрутизация. В зависимости от типа договора и уровня ответственности, система направляет договор на согласование, визу или уведомление в другие подразделения через встроенные маршруты. Этот процесс отслеживается через журнал операций.
Шаг 6: Завершение регистрации. После прохождения всех этапов документу присваивается статус «Зарегистрирован», и он становится доступным для поиска, выгрузки и анализа в рамках системного реестра.
Для повышения точности и исключения ручных ошибок рекомендуется использовать встроенные справочники при выборе контрагентов, источников финансирования и кодов бюджетной классификации. Нарушения порядка регистрации фиксируются системой и подлежат служебной проверке.
Как происходит контроль актуальности и статуса договоров
Контроль актуальности и статуса договоров в автоматизированной системе ОАО РЖД осуществляется с применением встроенных механизмов валидации и регламентных проверок, действующих на уровне бизнес-логики платформы АСУД. Система в реальном времени отслеживает ключевые параметры документа, включая сроки действия, этапы исполнения и наличие сопутствующих соглашений.
Каждый договор снабжен цифровыми метками: дата регистрации, текущий статус, срок действия, этап жизненного цикла. При приближении даты окончания действия формируются автоматические уведомления ответственным пользователям. Это позволяет избежать просрочек и обеспечивает своевременное продление или расторжение соглашений.
Смена статуса происходит только по результатам формализованных операций: согласование, подписание, продление, завершение исполнения, архивирование. Все изменения фиксируются в журнале событий с указанием пользователя, даты и оснований для модификации. Такой подход исключает несанкционированное вмешательство и обеспечивает прозрачность управления договорной документацией.
Дополнительно реализован контроль несоответствий – система сверяет данные договора с нормативными шаблонами и справочниками. При выявлении расхождений документ блокируется до устранения ошибок. Это снижает риски юридической недействительности и повышает достоверность данных в реестре.
Для мониторинга актуальности используется отчетность с фильтрацией по статусам: на согласовании, в действии, приостановлен, завершен. Отчеты обновляются по расписанию и могут экспортироваться в формате XML и Excel для анализа и внутреннего аудита.
Какие роли и права предусмотрены для участников работы с системой
В автоматизированной системе реестра договоров ОАО РЖД выделены четкие роли, обеспечивающие разграничение доступа и ответственность пользователей. Основные роли включают: администратор, регистратор, контролер и пользователь.
Администратор обладает полным доступом к функционалу системы. Он назначает роли, управляет правами доступа, настраивает параметры безопасности и отвечает за интеграцию с внешними системами. Для этой роли предусмотрены права создания, редактирования и удаления записей в реестре, а также просмотр всех отчетов и журналов действий.
Регистратор выполняет регистрацию и внесение договоров в систему. Ему доступны функции загрузки документов, заполнения обязательных полей, привязки договоров к соответствующим подразделениям и исполнителям. Регистратор не может изменять права других пользователей и ограничен в доступе к конфиденциальным данным.
Контролер отвечает за проверку корректности и полноты данных договоров. Он имеет право просматривать все внесенные договоры, запрашивать корректировки у регистраторов, фиксировать статус актуальности и подтверждать соответствие требованиям. Контролер не имеет права удалять записи, но может инициировать процедуры блокировки договоров с ошибками.
Пользователь – роль с ограниченным доступом, предназначенная для сотрудников, которые нуждаются в просмотре информации без возможности редактирования. Они могут фильтровать и выгружать отчеты по договорам в пределах своих подразделений, но не видят данные, закрытые для общего доступа.
Система предусматривает механизм детального логирования действий для каждой роли с целью отслеживания изменений и обеспечения аудита. Для повышения безопасности все роли ограничены по времени сессии и требуют регулярного обновления паролей согласно внутренним политикам ОАО РЖД.
Как обеспечивается сохранность и архивирование договоров в системе
В автоматизированной системе реестра договоров ОАО РЖД сохранность документов реализуется через комплекс технических и организационных мер, обеспечивающих защиту данных от утраты и несанкционированного доступа.
Основные методы сохранности и архивирования договоров включают:
- Использование распределённого резервного копирования с ежедневным созданием бэкапов на автономных серверах, расположенных в географически разнесённых дата-центрах.
- Применение систем шифрования при хранении и передаче данных, включая алгоритмы AES-256, что исключает возможность перехвата и изменения информации.
- Автоматическая индексация и классификация договоров по ключевым параметрам (номер, дата, контрагент), обеспечивающая оперативный поиск и контроль версий документов.
- Реализация контроля доступа на уровне пользователей и групп с чётко заданными правами, что исключает случайное удаление или изменение архивных записей.
- Внедрение механизмов аудита действий пользователей для отслеживания изменений и предотвращения внутренних угроз.
- Регулярное обновление и проверка целостности архивных данных с использованием хеш-сумм и контрольных алгоритмов.
- Создание долговременных архивов с возможностью восстановления данных за период до 10 лет, что соответствует нормативным требованиям ОАО РЖД по хранению договорной документации.
Архивирование проводится автоматически после завершения действия договора или по истечении установленного срока актуальности. При этом данные переводятся в защищённую область с ограниченным доступом и сохраняются в формате, обеспечивающем долговременную читаемость и совместимость с последующими версиями системы.
В случае необходимости, восстановление документов из архива выполняется через специализированный интерфейс с многоуровневой аутентификацией, что гарантирует оперативность и безопасность доступа.
Вопрос-ответ:
Какие основные функции выполняет автоматизированная система реестра договоров ОАО РЖД?
Система обеспечивает централизованное хранение договоров, контроль сроков их действия и исполнения, а также быстрый поиск по ключевым параметрам. Она позволяет вести учёт изменений и дополнений к документам, а также формировать отчёты по текущему состоянию договоров для руководства и ответственных подразделений.
Каким образом гарантируется защита данных и конфиденциальность информации в реестре?
Доступ к системе регулируется с помощью разграничения прав пользователей на основе ролей. Все операции логируются, что позволяет отслеживать любые изменения и действия. Информация хранится на защищённых серверах с использованием современных средств шифрования и резервного копирования, что исключает возможность несанкционированного доступа или потери данных.
Какие сведения обязательны для внесения в реестр при регистрации нового договора?
В систему вносятся данные о сторонах договора, его уникальный номер, дата заключения и срок действия, предмет договора, ключевые условия, а также ответственные лица за исполнение. Помимо этого, фиксируются ссылки на прикреплённые файлы и документы, связанные с договором.
Как происходит обновление статусов договоров и контроль за их актуальностью?
Система автоматически отслеживает сроки действия договоров и напоминает ответственным лицам о необходимости продления или завершения. При изменении условий договора или внесении дополнительных соглашений обновляются соответствующие поля в реестре. Это позволяет оперативно видеть текущий статус каждого договора и минимизировать риски просрочек или нарушения условий.
Какие права и роли предусмотрены для пользователей, работающих с реестром договоров?
Пользователи разделены на группы с различными уровнями доступа: администраторы могут полностью управлять данными и настройками системы, менеджеры имеют право вносить и редактировать сведения о договорах, а просмотр информации доступен для широкого круга сотрудников с ограничениями на редактирование. Такая структура обеспечивает баланс между удобством работы и контролем безопасности.
Загрузка...
