Заголовки дел в номенклатуре являются ключевым элементом, обеспечивающим точную идентификацию документов и упорядоченность архивного хранения. Ошибки в формулировке заголовков приводят к затруднениям в поиске, нарушению сроков хранения и ошибочной классификации. Согласно Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов, утверждённым приказом Минкультуры РФ № 558, заголовок должен лаконично и однозначно отражать состав и содержание документов.
Каждый заголовок должен начинаться с существительного в именительном падеже, без глагольных конструкций и оценочных формулировок. Например, вместо «Переписка по вопросам договора» корректной будет запись: «Договор: переписка». Не допускается использование абстрактных понятий, не уточнённых контекстом: «Документы по вопросам» – недопустимая формулировка без конкретизации.
Важно соблюдать требования по единообразию: одинаковые по содержанию дела, ведущиеся в разных структурных подразделениях, должны иметь идентичные заголовки. Заголовки не могут дублировать наименование самой номенклатуры. Если дело содержит документы по нескольким направлениям, заголовок должен отражать все ключевые компоненты, например: «Отчёты, планы и аналитические справки отдела кадров».
Для типовых документов рекомендуется использовать формулировки, приведённые в Примерной номенклатуре дел, разработанной для конкретной отрасли. Это позволяет унифицировать заголовки и облегчает работу архивистов. В случае создания уникальной номенклатуры – каждая формулировка должна быть проверена на предмет соответствия содержанию, полноты и исключения двусмысленностей.
Как формулировать заголовки дел без использования глаголов
Заголовки дел в номенклатуре должны быть краткими и предметными. Употребление глаголов нарушает принцип однозначности, снижает точность классификации и затрудняет автоматизированный поиск. Поэтому рекомендуется использовать именные словосочетания, отражающие суть документационного массива.
Оптимальная структура заголовка – сочетание существительного с прилагательным или существительного с другим существительным в родительном падеже. Примеры: «Планы работы отдела», «Акты приема-передачи имущества», «Смета расходов на командировки». Такие конструкции позволяют зафиксировать содержание без указания действия.
Следует избегать формулировок вроде «Согласование договоров», «Разработка положения», «Подготовка отчета». Вместо этого: «Договоры на согласовании», «Проекты положений», «Черновики отчетов». Это обеспечивает формально-логическую однородность заголовков в пределах одной рубрики.
Также недопустимо использовать глаголы в форме инфинитива – «Оформить акты», «Рассмотреть обращения». Такие записи искажают суть дела и не соответствуют стандартам делопроизводства.
Особое внимание следует уделять терминологической точности. Используемые существительные должны быть приняты в организации и однозначно интерпретироваться в контексте управленческой документации.
Для унификации целесообразно использовать шаблонные конструкции, например: «Документы по [тема]», «Отчеты по [направление]», «Переписка с [организация]». Это повышает сопоставимость заголовков и облегчает структурирование номенклатуры.
Ограничения по длине заголовков в номенклатуре дел
Максимальная длина заголовка в номенклатуре дел обычно не должна превышать 150 символов, включая пробелы. Это обеспечивает удобочитаемость и позволяет избежать усечения текста при автоматизированной обработке документов.
Рекомендуется ограничивать заголовок 100–120 символами, чтобы сохранить четкость и точность формулировки. Если информация не помещается, следует использовать уточняющие дополнения в описании дела, а не удлинять заголовок.
При использовании сокращений важно сохранять понятность. Исключение длинных технических терминов и избыточных деталей помогает соблюсти лимит без потери смысла.
В случаях электронного документооборота ограничения по длине могут зависеть от программного обеспечения, поэтому перед формированием номенклатуры необходимо свериться с требованиями конкретной системы.
Для повышения стандартизации длины заголовков вводятся внутренние регламенты, где указывается допустимый предел символов и рекомендуемый стиль оформления.
Использование типовых формулировок при названии дел
Типовые формулировки обеспечивают однородность и упрощают поиск документов в номенклатуре дел. При их выборе важно учитывать характер содержания и цели документации. Формулировки должны отражать предмет дела и исключать двусмысленность.
Рекомендуется использовать четкие и краткие выражения, которые повторяются в рамках организации или отрасли. Например, в делах по кадровому учету стандартными являются заголовки: «Прием на работу», «Отпуск сотрудников», «Увольнение по собственному желанию». В бухгалтерии – «Счета-фактуры», «Отчетность по налогам», «Акты выполненных работ».
Типовые формулировки не должны содержать глаголов в повелительном наклонении и сложных описаний. Их длина обычно не превышает 50–70 знаков, что облегчает восприятие и систематизацию.
Для унификации номенклатуры целесообразно составить перечень типовых заголовков с привязкой к видам деятельности и направлениям работы. Такой список оформляется как внутренний стандарт и регулярно актуализируется.
Ниже приведена таблица примеров типовых формулировок для различных сфер:
| Сфера | Примеры типовых формулировок |
|---|---|
| Кадровое делопроизводство | Прием на работу, Переводы сотрудников, Отпускные листы, Увольнения |
| Бухгалтерия | Счета-фактуры, Платежные поручения, Финансовая отчетность, Акты выполненных работ |
| Производство | Планирование смен, Техническое обслуживание оборудования, Контроль качества, Инструкции по безопасности |
| Юридический отдел | Договоры с контрагентами, Исковые заявления, Корпоративные документы, Лицензии и разрешения |
Использование типовых формулировок позволяет повысить эффективность архивного учета и минимизировать ошибки при оформлении номенклатуры дел.
Отражение содержания документа в заголовке дела
Заголовок дела должен точно и однозначно передавать основное содержание документов, входящих в дело. Это обеспечивает быстрое понимание тематики и облегчает поиск нужных материалов в архиве.
Основные требования к отражению содержания в заголовке:
- Отражение ключевого предмета или события, которое рассматривается в документах.
- Указание временных рамок, если это существенно для дела.
- Использование конкретных терминов, присущих сфере деятельности организации или теме документа.
- Избегание обобщённых и слишком широких формулировок, которые не раскрывают содержание.
При формулировке заголовка рекомендуется:
- Выделять главную тему документа, например, «Заключение договоров аренды», а не «Договоры».
- Указывать конкретные объекты или участников, если это важно, например, «Отчёты по проекту «Альфа»».
- Добавлять временные периоды, например, «Планы работы на 2023 год».
- Использовать устоявшуюся терминологию, принятую в организации или отрасли.
- Не включать в заголовок информацию, не отражённую в содержании документов.
Правильно составленный заголовок облегчает структурирование архива, минимизирует ошибки при подборе документов и повышает оперативность работы с делами.
Допустимые аббревиатуры и сокращения в заголовках дел
Аббревиатуры и сокращения в заголовках номенклатуры дел применяются для упрощения и стандартизации формулировок. Используются только общеупотребительные и официально закрепленные сокращения, однозначно понятные специалистам организации.
Недопустимо применять сокращения, которые могут привести к неоднозначному толкованию или затруднить поиск документа. При использовании аббревиатур рекомендуется применять общепринятые формы: «акт», «прот.» (протокол), «дог.» (договор), «заявл.» (заявление), «отч.» (отчет), «план» и др.
Сокращения должны быть согласованы с действующими нормативными документами и внутренними стандартами организации. Если аббревиатура встречается впервые в документе, допустимо расшифровать ее в сноске или в сопроводительной документации.
В заголовках не рекомендуется использовать сокращения названий структурных подразделений, если они не являются общеизвестными (например, «Отд. кадр.» вместо «Отдел кадров» допустимо только при закрепленном в организации сокращении).
Избегайте сокращений, не входящих в общепринятый словарь делопроизводства, а также устаревших форм. При необходимости точного отражения содержания документа предпочтительнее использовать полные слова без сокращений.
Вопрос-ответ:
Какие правила нужно соблюдать при выборе слов для заголовков в номенклатуре дел?
Заголовок должен максимально точно отражать содержание дела, быть кратким и однозначным. Следует избегать излишне общих формулировок и эмоциональной окраски. Важно использовать понятные и устоявшиеся термины, не допуская двусмысленности. Также рекомендуется не включать в заголовок глаголы, чтобы он оставался нейтральным и лаконичным.
Можно ли использовать сокращения и аббревиатуры в заголовках? Если да, то какие?
Использование сокращений допустимо, но только если они общеизвестны и не вызывают вопросов у сотрудников, работающих с документацией. Например, часто применяются стандартные аббревиатуры, связанные с организационной структурой или видом документа. При этом следует избегать нестандартных или малоизвестных сокращений, чтобы не создавать путаницы.
Как ограничивается длина заголовка дела и почему это важно?
Рекомендуемая длина заголовка обычно не превышает 100–120 знаков. Это связано с тем, что слишком длинные заголовки неудобны для просмотра и затрудняют поиск нужного дела в электронных и бумажных архивах. Краткий заголовок облегчает систематизацию и повышает удобство работы с номенклатурой.
Какие ошибки чаще всего допускают при оформлении заголовков в номенклатуре дел?
Часто встречаются заголовки, которые слишком общие и не отражают конкретное содержание дела, а также заголовки с избыточной детализацией и длинными описаниями. Нередко применяют нестандартные сокращения, непонятные другим сотрудникам. Также можно встретить заголовки с использованием глаголов или разговорных выражений, что снижает формальность и точность номенклатуры.
Загрузка...
