Заявка на кассовый расход (ЗКР) представляет собой первичный финансовый документ, посредством которого бюджетополучатель инициирует перечисление денежных средств из бюджета на основании ранее принятых обязательств. Она оформляется в соответствии с установленной формой, утвержденной нормативными правовыми актами, и подается через систему электронного документооборота казначейства.
Ключевое требование к оформлению ЗКР – точное соответствие данным, содержащимся в регистрах бюджетных обязательств и платежных документов. Несовпадение сумм, кодов бюджетной классификации или нарушенный порядок заполнения реквизитов приведет к отказу в проведении операции со стороны органов казначейства. На практике это означает приостановку финансирования и срыв контрактных обязательств.
Перед подачей ЗКР необходимо убедиться в наличии лимитов бюджетных обязательств (ЛБО) и доведении бюджетных ассигнований по соответствующим кодам КБК. Также важна сверка с данными регистра учета обязательств в системе «Электронный бюджет». Согласование заявки с главным распорядителем средств и контролирующим органом требуется при наличии межбюджетных трансфертов или специфики финансирования по государственным программам.
Рекомендуется вести внутренний журнал учета поданных ЗКР с указанием даты направления, суммы, статуса исполнения и номера уведомления о принятии либо отклонении. Это позволяет оперативно отслеживать движение заявок и исключать дублирование при повторной отправке. Подписывать заявку должен уполномоченный сотрудник, внесённый в реестр полномочий организации в Единой информационной системе.
Когда требуется оформление заявки на кассовый расход
Заявка на кассовый расход оформляется в случаях, когда необходимо произвести оплату за счет средств, зачисленных на лицевые счета главных распорядителей, распорядителей или получателей бюджетных средств. Оформление обязательно при осуществлении расчетов по обязательствам, подлежащим исполнению через органы казначейства, в том числе при оплате государственных (муниципальных) контрактов, договоров и соглашений.
Заявка требуется при перечислении средств поставщикам, исполнителям и подрядчикам за поставленные товары, выполненные работы и оказанные услуги, а также при выплате заработной платы, командировочных расходов, стипендий, социальных выплат и других предусмотренных выплат. Оформление заявки служит основанием для осуществления казначейского платежа, и без нее операции не производятся.
Оформление заявки необходимо до наступления срока исполнения обязательств, указанного в договоре или контракте, с учетом времени, требуемого на проверку и обработку документа органом казначейства. Нарушение сроков подачи может привести к задержке платежей и риску неисполнения обязательств.
Кроме того, заявка на кассовый расход обязательна при наличии бюджетного обязательства, зарегистрированного в единой информационной системе. В ней отражаются реквизиты получателя, назначение платежа, сумма и подтверждение соответствия расхода утвержденным лимитам бюджетных обязательств и плану кассовых выплат.
Дополнительно, при изменении ранее поданных заявок (например, из-за корректировки суммы или реквизитов получателя) необходимо оформить новую заявку или внести изменения в действующую, с указанием оснований и подтверждающих документов.
Кто составляет заявку на кассовый расход и какие данные включает
Заявку на кассовый расход составляет финансово-экономическое подразделение государственного или муниципального учреждения, либо уполномоченное должностное лицо, ответственное за исполнение бюджета учреждения. В некоторых случаях оформление производится централизованной бухгалтерией или казначейским сопровождением, если это предусмотрено системой подведомственности.
Документ формируется на основании утверждённых лимитов бюджетных обязательств (ЛБО) и доведённых бюджетных ассигнований, при наличии зарегистрированных обязательств в Единой информационной системе (ЕИС) или ином регистре учета обязательств. Основанием служат первичные документы: договоры, акты выполненных работ, счета, накладные и др.
Заявка должна включать точный набор реквизитов, необходимых для её обработки казначейством:
- КБК (код бюджетной классификации) по каждому расходу;
- Код главного распорядителя бюджетных средств (ГРБС);
- ИНН и КПП получателя средств;
- Наименование получателя и его банковские реквизиты;
- Номер и дата заключенного договора или контракта;
- Основание для расхода: номер акта, счета, накладной или платежного документа;
- Сумма к оплате в разрезе кодов классификации;
- Вид расхода (в рамках казначейского сопровождения или без);
- Дата предполагаемого платежа (с учётом лимитов исполнения);
- Указание на ранее поданные заявки, если платеж осуществляется поэтапно;
- Подписи ответственных лиц и дата оформления заявки.
При автоматизированном документообороте, данные заявки вводятся в электронную систему (например, АЦК-Финансы, ЕИС БГУ и др.) и проходят внутреннее согласование в пределах учреждения. Ошибки в реквизитах могут привести к отказу в проведении операции со стороны территориального органа казначейства, поэтому точность всех сведений критична.
Структура и содержание формы заявки по бюджетным правилам
Форма заявки на кассовый расход, оформляемая в рамках казначейского сопровождения, должна соответствовать требованиям, установленным Бюджетным кодексом РФ и нормативными актами Минфина. Документ оформляется по утвержденному шаблону и включает строго определённые разделы, обязательные к заполнению.
В верхней части формы указывается уникальный номер заявки, дата её составления и наименование главного распорядителя бюджетных средств (ГРБС). Эти данные необходимы для однозначной идентификации документа в системе казначейского учета.
Обязательным элементом является указание цели расходования средств. Здесь должен быть приведён краткий текст, соответствующий основаниям, закреплённым в соглашении (договоре, контракте) или решении распорядителя. Недопустимо использование формулировок общего характера без конкретизации назначения средств.
Следующим блоком идет информация о документе-основании: номер и дата заключения договора, наименование поставщика или исполнителя, а также вид обязательства (оплата поставки, услуги, аванс, возмещение и пр.). В этом же разделе указывается КОСГУ в соответствии с классификацией расходов.
Финансовые параметры заявки включают сумму к перечислению с точностью до копеек, источник финансирования (код бюджетной классификации – КБК), а также идентификаторы платежей: ИНН, КПП, расчетный счет получателя, БИК и наименование банка. Несовпадение этих данных с реквизитами, указанными в контракте, может привести к отказу в исполнении заявки.
Отдельно заполняется раздел с кодами аналитики: КФО, КВР, КЦСР, КЭК, что обеспечивает корректное отражение операции в бюджетной отчетности. Указание неверного кода может исказить структуру расходов и вызвать вопросы у контролирующих органов.
Форма завершается подписью ответственного должностного лица и указанием должности, ФИО, а также оттиском печати (при наличии). Без этих данных заявка не считается оформленной надлежащим образом и не подлежит принятию к исполнению.
Порядок согласования и подписания заявки в учреждении
Процедура согласования заявки на кассовый расход в учреждении начинается с её формирования уполномоченным сотрудником финансово-экономической службы. После заполнения всех обязательных реквизитов документ передается на проверку ответственному специалисту, контролирующему соответствие заявки плану финансово-хозяйственной деятельности и лимитам бюджетных обязательств.
Первый этап согласования осуществляется внутри подразделения-инициатора. Руководитель подразделения подтверждает обоснованность расходов и наличие первичных документов (договоров, счетов, актов).
Второй этап включает проверку со стороны бухгалтерии. Здесь важно наличие достаточного остатка по соответствующей статье КОСГУ и отсутствие нарушений в применении классификации расходов. Особое внимание уделяется правильности оформления даты, суммы и получателя средств.
Третий этап – согласование с ответственным лицом за внутренний финансовый контроль. На этом уровне проверяется правомерность и целевое использование бюджетных средств. При наличии замечаний заявка возвращается на доработку с письменными пояснениями.
Финальное подписание осуществляется руководителем учреждения или уполномоченным заместителем. Подпись ставится только при наличии виз всех предыдущих согласующих лиц. Без подписей и регистрационного номера заявка не подлежит передаче в казначейство.
Рекомендуется вести журнал регистрации заявок с указанием даты согласования, ФИО подписавших и текущего статуса заявки. Это упрощает контроль сроков и обеспечивает прозрачность документооборота.
Сроки подачи заявки и допустимые отклонения
Заявка на кассовый расход должна быть подана не позднее чем за три рабочих дня до планируемой даты расходования средств. Исключения возможны только при наличии согласованного с казначейством обоснования срочности, оформленного в письменном виде.
В случае систематического нарушения сроков подачи заявки к учреждению могут применяться санкции в виде временного ограничения возможности оформления кассовых расходов.
Допустимые отклонения по срокам подачи составляют не более одного рабочего дня и допускаются только при возникновении форс-мажорных обстоятельств, подтверждённых соответствующими документами.
Подача заявки позже установленного срока без согласования автоматически приводит к её возврату на доработку и повторному рассмотрению, что увеличивает время получения средств минимум на три рабочих дня.
Рекомендуется строго соблюдать установленные сроки для обеспечения своевременного финансирования и минимизации рисков задержек в исполнении обязательств учреждения.
Действия казначейства при поступлении заявки от получателя средств
После получения заявки на кассовый расход казначейство обязано в кратчайшие сроки выполнить проверку соответствия данных установленным требованиям и бюджетным лимитам.
- Проверка реквизитов заявки:
- корректность заполнения полей;
- соответствие кода бюджетной классификации;
- наличие подписей и согласований;
- соответствие сумм лимитам по кассовым расходам.
- Верификация наличия финансовых ресурсов по соответствующему коду финансирования.
- Сравнение с ранее утвержденным планом кассовых расходов.
- При выявлении ошибок или несоответствий заявка возвращается получателю с указанием причин отказа и рекомендациями по корректировке.
- При положительном результате проверки оформляется регистрация заявки в системе казначейства с присвоением уникального номера и отметкой времени поступления.
- Подготовка распоряжения на выплату с учетом очередности и приоритетности заявок.
- Передача заявки в платежный сектор для проведения кассового расхода в установленный срок.
- Информирование получателя о статусе заявки через электронные каналы связи с указанием даты и времени планируемого платежа.
- Архивирование заявки и сопутствующих документов в электронном формате с обеспечением доступа для последующего аудита.
Соблюдение данного порядка обеспечивает прозрачность и своевременность исполнения кассовых расходов, минимизирует риски нарушения бюджетной дисциплины.
Основания для отказа в проведении заявки и порядок устранения нарушений
Отказ в проведении заявки на кассовый расход возможен при наличии конкретных нарушений или несоответствий, выявленных на этапе проверки. Основные основания для отказа:
- Отсутствие или неправильное оформление обязательных реквизитов заявки (номер, дата, сумма, основания расхода);
- Несоответствие суммы заявки утвержденному лимиту кассовых расходов учреждения;
- Отсутствие утверждающей подписи ответственного лица или нарушение порядка согласования;
- Отсутствие подтверждающих документов, требуемых для проведения кассового расхода;
- Несоответствие заявки действующему бюджетному законодательству или внутренним регламентам учреждения;
- Повторное представление заявки с уже исполненным расходом;
- Наличие технических ошибок в системе казначейства, препятствующих обработке заявки.
Порядок устранения нарушений включает следующие этапы:
- Получение уведомления от казначейства с описанием причины отказа и указанием конкретных нарушений;
- Проверка и анализ полученной заявки и сопровождающих документов ответственным подразделением учреждения;
- Внесение необходимых корректировок: исправление реквизитов, добавление недостающих подписей и подтверждающих документов;
- Повторное согласование заявки в установленном порядке, если нарушение касалось порядка утверждения;
- Подача исправленной заявки в казначейство с сопроводительным письмом, указывающим устранённые нарушения;
- Контроль статуса заявки в системе казначейства до получения подтверждения о её принятии к исполнению;
- При повторном отказе – анализ причин с привлечением юридической службы или контролирующих органов.
Рекомендуется вести протокол выявленных нарушений и действий по их устранению для внутреннего аудита и снижения вероятности повторных отказов. Все корректировки должны выполняться в строгом соответствии с действующими нормативами и внутренними регламентами учреждения.
Вопрос-ответ:
Какие документы необходимы для оформления заявки на кассовый расход в системе казначейства?
Для оформления заявки требуется правильно заполненная форма заявки на кассовый расход, утверждённая руководителем учреждения, а также подтверждающие документы, такие как счета-фактуры, договоры, акты выполненных работ или оказанных услуг. Важным является наличие обоснования расхода и соответствие бюджета по статье расходов. Отсутствие или неправильное оформление этих документов может привести к отказу в проведении заявки.
Какова последовательность действий казначейства после получения заявки на кассовый расход?
После поступления заявки казначейство проверяет корректность заполнения всех обязательных полей, соответствие заявки утвержденному бюджету и наличие подписей. При выявлении ошибок или несоответствий заявка возвращается на доработку. При полном соответствии проводится проверка наличия достаточных средств в бюджете и, при положительном результате, заявка регистрируется для последующего исполнения кассового платежа. Важно, что казначейство обязано соблюдать сроки проверки и информировать об отклонениях.
Какие основания могут привести к отказу в проведении заявки на кассовый расход?
Отказ возможен при несоответствии заявки установленным требованиям: неправильное оформление, отсутствие необходимых подписей, превышение лимитов бюджета, отсутствие подтверждающих документов или нарушение сроков подачи. Также причиной может стать отсутствие средств по бюджету на запрашиваемую статью расходов. В таких случаях казначейство направляет мотивированный отказ с указанием конкретных нарушений, которые необходимо устранить.
В какие сроки должна подаваться заявка на кассовый расход для своевременного исполнения платежа?
Срок подачи заявки зависит от регламентов учреждения и казначейства, но обычно она должна поступить за несколько рабочих дней до планируемой даты платежа — минимум за 3-5 дней. Это время необходимо для проверки, согласования и проведения платежа в казначействе. Подача заявки позже установленного срока может привести к задержке платежа или отказу в его исполнении.
Кто отвечает за правильность и полноту данных в заявке на кассовый расход внутри учреждения?
Ответственность возлагается на сотрудника, который оформляет заявку, обычно это бухгалтер или специалист по учету. Он обязан проверить соответствие заявки требованиям нормативных документов, правильность заполнения всех реквизитов, наличие подписей и приложений. Руководитель учреждения утверждает заявку, подтверждая достоверность и необходимость расходов. В случае ошибок именно оформитель несет ответственность за задержки или отказ в проведении заявки.
Какие основные требования предъявляются к оформлению заявки на кассовый расход в системе казначейства?
Заявка на кассовый расход должна содержать конкретные данные, подтверждающие необходимость расхода средств: реквизиты учреждения, сумму, назначение платежа, основания для расхода, а также подписи ответственных лиц. Документ оформляется в соответствии с установленными формами и правилами, чтобы исключить ошибки и задержки при обработке. Важно, чтобы заявка была составлена ясно и полно, отражала все обязательные сведения и не содержала противоречий. Нарушение этих требований может стать основанием для возврата заявки на доработку или отказа в проведении платежа.
Загрузка...
