Участок касса в бухгалтерии что нужно знать

Кассовые операции – это совокупность действий по приёму, хранению и выдаче наличных денежных средств, осуществляемых через кассу предприятия. Их учет строго регламентирован нормативными актами, включая Указание Банка России № 3210-У и Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Невыполнение требований к оформлению кассовых документов может привести к административной ответственности и штрафам до 50 000 рублей.

При организации учета кассовых операций необходимо вести кассовую книгу по установленной форме (№ КО-4), оформлять приходные и расходные кассовые ордера (формы № КО-1 и КО-2), обеспечивать своевременное подведение итогов операций. Каждое движение наличности должно быть подтверждено документально с проставлением подписей ответственных лиц. Электронная касса и автоматизация документооборота не отменяют обязанности соблюдать порядок первичного учета.

Лимит остатка наличных устанавливается индивидуально на основании расчета среднемесячного расхода наличности. Превышение лимита без обоснования влечет налоговые и финансовые риски. Кроме того, кассир предприятия обязан обеспечить физическую и документарную сохранность денежных средств, в том числе соблюдение порядка инкассации и ежедневного сверочного контроля.

Для бухгалтерии важно регулярно проводить инвентаризацию кассы, оформляя соответствующие акты по форме № ИНВ-15. При выявлении недостачи или излишков составляются объяснительные записки, и принимаются меры в соответствии с внутренними регламентами предприятия. Все операции подлежат отражению в учете в день их совершения по кассовым документам.

Порядок оформления приходных и расходных кассовых ордеров

Приходный кассовый ордер (ПКО) оформляется при поступлении денежных средств в кассу предприятия. Документ составляется по унифицированной форме № КО-1 и подписывается главным бухгалтером и кассиром. ПКО должен быть выписан до момента приема наличных и содержит: наименование организации, номер и дату, основание для поступления средств (договор, счет, заявление), сумму цифрами и прописью, ФИО плательщика и его подпись при сдаче наличных.

При оформлении ПКО обязательно проставляется штамп или отметка «Поступило в кассу» с указанием даты. Номер документа должен соответствовать хронологическому учету в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. ПКО составляется в одном экземпляре, а квитанция к нему отрывается и выдается плательщику.

Расходный кассовый ордер (РКО) используется при выдаче денежных средств из кассы и оформляется по форме № КО-2. Документ должен содержать: дату, номер, основание для выплаты (например, авансовый отчет, приказ на командировку, договор), сумму цифрами и прописью, ФИО получателя и его личную подпись. На РКО ставится виза руководителя, разрешающего выдачу средств.

К РКО прилагаются оправдательные документы: счета, авансовые отчеты, накладные. Выдача денежных средств без подписанного основания запрещена. Подпись главного бухгалтера подтверждает законность операции, а кассир удостоверяется в личности получателя по паспорту.

Каждый ПКО и РКО должен быть зарегистрирован в журнале кассовых документов с указанием всех реквизитов. Хранение ордеров осуществляется в соответствии с требованиями к первичной бухгалтерской документации – не менее 5 лет. Нарушение порядка оформления кассовых ордеров влечет административную ответственность и может быть расценено как нарушение порядка ведения наличных расчетов.

Регистрация операций в кассовой книге: правила и примеры

Кассовая книга ведётся ежедневно на основании оформленных приходных и расходных кассовых ордеров. Каждая запись вносится строго по дате совершения операции, без обобщений или переносов на другие дни. Форма книги утверждена Постановлением Госкомстата №88 от 18.08.1998 г., применяется форма №КО-4.

Ответственным за ведение кассовой книги является кассир. Ведение допускается как в бумажном виде (сшитая книга с пронумерованными страницами), так и в электронной форме с последующей распечаткой и подшивкой в конце рабочего дня.

Записи осуществляются в двух экземплярах: первый остаётся в кассовой книге, второй – отчёт кассира, сдаваемый вместе с документами в бухгалтерию. При этом каждый день кассовая книга закрывается подведением итогов: рассчитываются суммы приходных и расходных операций, а также остаток наличных на конец дня.

Например, если в течение дня по приходным ордерам поступило 150 000 руб., а по расходным выдано 120 000 руб., остаток наличных на конец дня составит 30 000 руб. Этот остаток должен совпадать с фактическим остатком в кассе.

Запрещено вносить записи задним числом или корректировать данные без объяснительной и соответствующих отметок. В случае ошибки неправильная запись аккуратно зачеркивается одной чертой, рядом делается пометка «исправленному верить», указывается дата и ставятся подписи кассира и главного бухгалтера.

Ежемесячно кассовая книга подшивается в отдельную папку с указанием периода. Документы хранятся не менее 5 лет, как требует законодательство о бухгалтерском учёте и документообороте.

При использовании программ автоматизации (например, 1С), важно сохранять каждую распечатанную страницу с подписью кассира и главным бухгалтером, скрепляя её печатью организации (при наличии).

Ограничения по наличным расчетам и контроль за их соблюдением

В Российской Федерации установлены законодательные ограничения на проведение наличных расчетов между юридическими лицами, а также между юридическими и индивидуальными предпринимателями. В соответствии с Указанием Банка России № 3210-У максимальная сумма наличных расчетов по одному договору между указанными субъектами не должна превышать 100 000 рублей.

Превышение установленного лимита влечет административную ответственность по статье 15.1 КоАП РФ. Наказание может включать штраф в размере от 4 000 до 5 000 рублей для должностных лиц и от 40 000 до 50 000 рублей для юридических лиц.

Ограничение не распространяется на расчеты с физическими лицами, в том числе по выплате заработной платы, командировочных и иных компенсаций, а также на расчеты с индивидуальными предпринимателями, не имеющими договорных отношений с организацией. Однако при регулярных наличных выплатах важно оформлять подтверждающие документы: кассовые ордера, акты и договоры, чтобы избежать претензий со стороны налоговых органов.

Контроль за соблюдением лимитов должен осуществляться внутри организации через автоматизированную проверку сумм платежей по каждому договору. Бухгалтерия обязана вести аналитический учет кассовых операций с указанием контрагента и суммы расчетов в рамках каждого договора.

Внутренние регламенты предприятия должны содержать порядок согласования наличных расчетов, требования к оформлению платежных документов и контрольные процедуры. Рекомендуется устанавливать лимиты на уровне учетной политики и использовать типовые формы для внутренней отчетности по кассе.

При проведении проверок налоговые органы сверяют данные кассовой книги, ордеров и договоров. Несоответствие сумм, отсутствие обоснования наличных расчетов и превышение лимитов рассматриваются как нарушения. Для минимизации рисков необходимо систематически проводить внутренние аудиты кассовой дисциплины.

Ответственность кассира и бухгалтера за кассовую дисциплину

Нарушения кассовой дисциплины ведут к административной и, в отдельных случаях, уголовной ответственности. Кассир и бухгалтер, как материально ответственные лица, обязаны обеспечить точность учета наличных средств, соблюдение лимитов хранения наличности и своевременное оформление всех операций.

Ответственность кассира включает:

обеспечение полной и своевременной сдачи наличных средств в кассу;
соблюдение порядка оформления приходных и расходных кассовых ордеров;

Проверка кассовой дисциплины при внутреннем аудите

Внутренний аудит кассовой дисциплины основывается на анализе соблюдения установленных нормативов и правил ведения кассовых операций. Проверке подлежат правильность оформления приходных и расходных кассовых ордеров, соответствие фактических остатков кассы данным учета и своевременность инкассации излишков.

Первым этапом является сверка кассовой книги с наличностью в кассе. Важно проверить соответствие итоговых сумм, отраженных в кассовой книге, фактическому наличию денежных средств. Несоответствия более 500 рублей требуют немедленного расследования с оформлением акта расхождения.

Особое внимание уделяется контролю наличия и правильности заполнения кассовых документов: приходных и расходных кассовых ордеров, авансовых отчетов. Документы должны содержать все обязательные реквизиты и быть подписаны ответственными лицами. Отсутствие подписей или исправления без подтверждения аннулируют документ.

Проверяется соблюдение лимита кассы. Превышение установленного лимита фиксируется как нарушение кассовой дисциплины с последующим анализом причин. Допустимый лимит зависит от нормативов предприятия и должен быть утвержден руководством.

Особое значение имеет проверка своевременности сдачи выручки в банк и оформления кассовой отчетности. Несвоевременная сдача наличных или задержки в оформлении документов сигнализируют о недостаточном контроле и могут привести к финансовым потерям.

Для систематизации результатов проверки рекомендуется использовать следующий формат отчета:

При поступлении наличных денег в кассу выполняется запись: дебет счета 50 «Касса» и кредит счета, отражающего источник средств (например, 62 «Расчеты с покупателями» при оплате от клиентов или 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» при прочих поступлениях).

Выдача наличных средств из кассы оформляется проводкой: кредит счета 50 и дебет счета назначения расходов, например, 70 «Расчеты с персоналом» при выплате заработной платы, 60 «Расчеты с поставщиками» при оплате поставщикам, либо 26 «Общехозяйственные расходы» для прочих нужд.

Перевод наличных с кассы на расчетный счет отражается дебетом счета 51 «Расчетные счета» и кредитом счета 50, обратная операция – дебет счета 50 и кредит счета 51.

При возврате товаров, оплаченных наличными, бухгалтерская проводка включает дебет счета 50 и кредит счета 62 с суммой возврата, что корректирует движение денежных средств и расчетов с покупателями.

Все кассовые операции фиксируются на основании приходных и расходных кассовых ордеров, которые служат первичными документами для бухгалтерских записей и должны содержать точные суммы, даты и основания операции.

Обязательна регулярная сверка кассовых остатков с данными бухгалтерского учета для выявления расхождений и предотвращения нарушений кассовой дисциплины.

При отражении кассовых операций необходимо строго соблюдать требования ПБУ 5/01 и нормативные акты по ведению кассовой дисциплины, включая лимиты наличных и сроки сдачи выручки в банк.

Вопрос-ответ:

Какие документы обязательны для оформления кассовых операций на предприятии?

Для учета кассовых операций необходимы приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга и отчет кассира-операциониста. Приходный ордер подтверждает поступление наличных, расходный — выдачу. Все документы должны быть оформлены с соблюдением установленного порядка и подписаны ответственными лицами. Дополнительно ведется отчетность для контроля остатков и сверки с фактическими данными.

Как отражаются кассовые операции в бухгалтерских проводках?

Кассовые операции отражаются через дебет и кредит соответствующих счетов бухгалтерского учета. Например, поступление наличных отражается проводкой Дт 50 «Касса» — Кт 62 «Расчеты с покупателями», а выдача наличных под отчет — Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — Кт 50. Каждая операция должна сопровождаться первичными документами и соответствовать фактическому движению денежных средств.

Как проверить правильность ведения кассовой книги и соблюдение кассовой дисциплины?

Проверка начинается с сопоставления записей в кассовой книге с приходными и расходными ордерами, а также с фактическим наличием денег в кассе. Необходимо убедиться в правильности оформления документов, своевременности записей и отсутствии расхождений между учетными данными и реальным состоянием кассы. При выявлении нарушений составляются акты и принимаются меры по их устранению.

Какая ответственность возлагается на кассира и бухгалтера за нарушение кассовой дисциплины?

Кассир и бухгалтер несут материальную и дисциплинарную ответственность за нарушения, такие как несвоевременное оформление документов, недостача или излишки наличных, неправильное отражение операций. В зависимости от характера нарушения возможны взыскания, включая денежные штрафы, дисциплинарные меры и даже уголовную ответственность при серьезных нарушениях, влияющих на финансовую отчетность предприятия.

Какие лимиты по наличным расчетам нужно учитывать при работе с кассой?

Законодательство ограничивает сумму наличных расчетов между организацией и одним лицом. Обычно это ограничение составляет 100 000 рублей за одну операцию или за определенный период, установленный нормативами. Превышение лимитов требует проведения расчетов безналичным способом или специального оформления. Нарушение ограничений влечет штрафы и другие санкции со стороны контролирующих органов.

Как правильно оформить приходный кассовый ордер и какие данные должны быть в нем обязательно отражены?

Приходный кассовый ордер служит документальным подтверждением поступления наличных денежных средств в кассу предприятия. В нем необходимо указать дату и номер документа, сумму, поступившую в кассу, источник поступления (например, выручка от продажи или возврат задолженности), а также основание для приема денег (например, договор, акт или счет). Документ должен содержать подписи ответственного кассира и лица, передающего деньги, чтобы обеспечить контроль и исключить ошибки. Правильное оформление ордера помогает избежать проблем с контролирующими органами и обеспечивает прозрачность учета кассовых операций.

Оценка статьи:

(пока оценок нет)

Загрузка...