В юридических, кадровых и административных документах формы «Утверждаю» и «Утверждено» используются в разных контекстах, и выбор между ними зависит от роли подписанта и стадии утверждения документа. Ошибочный выбор может привести к формальным нарушениям и затруднениям при проверках.
Форма «Утверждаю» применяется, когда документ только подлежит утверждению конкретным должностным лицом. Обычно она используется в шаблонах приказов, положений, инструкций и планов, которые требуют подписи утверждающего. Эта форма требует указания должности, фамилии, инициалов, а также личной подписи и даты утверждения.
Форма «Утверждено» используется для уже утверждённых документов, когда утверждение произведено ранее, и документ поступает в оборот в качестве уже действующего. Как правило, эта форма применяется в заголовочной части, без необходимости личной подписи на каждой копии. Она может сопровождаться ссылкой на приказ или резолюцию, которыми утверждён документ.
Правильный выбор зависит от контекста: проектный документ – «Утверждаю», официальный экземпляр, прошедший утверждение – «Утверждено». Внутренние регламенты организации, а также ГОСТ Р 7.0.97-2016 могут служить ориентиром для стандартизации оформления.
Утверждаю или утверждено: как правильно выбрать форму
Выбор между формами «Утверждаю» и «Утверждено» определяется структурой документа и ролью лица, которое его визирует. Форма «Утверждаю» применяется, когда документ утверждается конкретным должностным лицом, как правило, руководителем организации. Она требует указания должности, подписи, расшифровки подписи и даты. Это активное утверждение, совершаемое в момент подписания.
Форма «Утверждено» используется в ситуациях, когда утверждение уже состоялось и зафиксировано в распорядительном документе: приказе, решении, протоколе. В таком случае под формой размещается ссылка на номер и дату соответствующего документа, без подписи конкретного лица. Это подтверждение факта утверждения, а не его инициирование.
Если документ – часть внутреннего регламента, положения или инструкции, утверждаемой приказом, применяйте форму «Утверждено». Если документ создаётся и утверждается для разовой конкретной ситуации, и подписывается непосредственно ответственным лицом – используйте «Утверждаю».
При оформлении формы важно учитывать структуру делопроизводства: неверно выбранная формулировка может привести к юридической неясности, особенно в кадровых и финансовых документах. Правильная форма – это не стилистический выбор, а элемент управленческой точности.
В каких документах используется форма «утверждаю»
Форма «Утверждаю» применяется в ситуациях, когда утверждение документа происходит руководителем организации, должностным лицом или иным уполномоченным субъектом. Формулировка указывает на акт одобрения до введения документа в действие.
- Уставы и положения – документы, определяющие структуру и функции организации (например, устав ООО, положение о структурном подразделении). Подпись с грифом «Утверждаю» ставится руководителем организации.
- Локальные нормативные акты – приказы, регламенты, инструкции, правила внутреннего распорядка, положения об оплате труда. Гриф подтверждает вступление докумен
Когда уместно применение формы «утверждено»
Форма «утверждено» используется в документах, где необходимо зафиксировать факт уже состоявшегося утверждения документа или его части. Этот вариант уместен, если утверждение произошло до момента обращения к документу, а также когда акт утверждения оформляется отдельным распорядительным документом.
- Приказами, распоряжениями или постановлениями, где утверждение содержится в тексте (например, «Утвердить прилагаемое Положение…»).
- Протоколами заседаний, где отдельным решением зафиксировано утверждение документа.
- Документами, оформляемыми с визой утверждения после согласования (например, положения, регламенты, инструкции, штатные расписания).
Форма «утверждено» применяется в заголовочной части документа, когда текст уже содержит формулировку акта утверждения. В таких случаях оформляется гриф, подтверждающий утверждение:
- В правом верхнем углу: «Утверждено приказом генерального директора от 12.05.2025 № 45».
- На титульном листе документа: «Утверждено решением общего собрания участников от 10.03.2025».
Использование «утверждено» целесообразно в ситуациях, когда подпись утверждающего лица проставлена в прошлом, а документ распространяется уже после утверждения. Это позволяет точно указать, каким распорядительным актом или на каком основании документ был утверждён.
Как учитывать должностной статус при выборе формулировки
Форма «Утверждаю» применяется, когда решение принимает конкретное должностное лицо. Это актуально для директоров, начальников подразделений, руководителей органов власти. Такая формулировка указывает на персональную ответственность подписанта и используется в документах, где требуется однозначная фиксация управленческого решения: штатные расписания, инструкции, планы мероприятий.
Форма «Утверждено» уместна в ситуациях, когда акцент делается на сам факт утверждения, а не на лицо, его утвердившее. Она используется, когда утверждение осуществляется от имени органа или учреждения: собрания акционеров, комиссии, коллегиального органа. В таком случае фамилия и должность могут указываться ниже, но не являются частью основной формулировки.
Если документ подписывает заместитель, временно исполняющий обязанности, необходимо сохранить форму, соответствующую уровню полномочий. Например, «Утверждаю» может использоваться, если у замещающего лица есть письменное распоряжение или доверенность на утверждение документов от имени руководителя.
Для должностей, не обладающих правом утверждения, использование формулировки «Утверждаю» некорректно. В таких случаях применяются другие формулы согласования, такие как «Согласовано» или «Рекомендовано», если предусмотрено внутренними нормативами.
Различие в оформлении утверждения в локальных и внешних документах
Локальные нормативные акты (ЛНА), такие как приказы, положения, регламенты, утверждаются внутренними распорядительными документами организации. В таких случаях используется формулировка «УТВЕРЖДАЮ» с указанием должности, фамилии и инициалов утверждающего лица, а также даты и подписи. Например, директор утверждает положение о структурном подразделении – в верхнем правом углу проставляется блок с подписью: «УТВЕРЖДАЮ Директор ООО «Альфа» И.И. Иванов», дата и подпись размещаются под ним.
Во внешних документах, направляемых в другие организации или государственные органы, оформляется утверждение через формулировку «УТВЕРЖДЕНО», часто с отсылкой на документ-основание. Например, в паспорте проекта, направляемом на согласование в ведомство, допустимо указание: «УТВЕРЖДЕНО приказом Минстроя России от 10.04.2025 № 150/пр». В подобных случаях утверждение носит ссылочный характер и не содержит подписи лица, инициировавшего утверждение – подтверждение оформляется ссылкой на правовой акт.
Также важно учитывать уровень документа. Если речь идёт о внутреннем акте, не подлежащем обязательному внешнему согласованию, допустима простая формулировка без отсылки на регистрационные данные. Во внешней документации без ссылки на регистрационный документ или номер приказа утверждение считается неформализованным и может быть отклонено при проверке.
Оформление должно быть однозначно читаемым: в локальных документах предпочтительнее использовать активную форму («УТВЕРЖДАЮ»), так как она указывает на личное действие должностного лица. В документах, подлежащих подаче во внешние инстанции, предпочтение отдается страдательной форме («УТВЕРЖДЕНО»), указывающей на факт утверждения в рамках административного акта.
Нормативные ссылки на использование форм «утверждаю» и «утверждено»
Формы «утверждаю» и «утверждено» регламентируются в первую очередь ГОСТ 19.602-2005 «Автоматизированные системы. Документирование. Общие требования к оформлению документов», а также в ГОСТ Р 6.30-2003, регулирующем стандарты документации в России.
Согласно п. 4.1 ГОСТ 19.602-2005, форму «утверждаю» применяют, когда документ подписывается руководителем организации или подразделения, который самостоятельно принимает решение об утверждении. Фраза отражает волеизъявление конкретного должностного лица, подтверждающего принятие документа.
Форма «утверждено» применяется, если утверждение документа происходит не индивидуально, а коллективным органом или на основании решения, например, приказа, распоряжения или протокола. Это закреплено в методических рекомендациях по делопроизводству, утверждённых Приказом Минэкономразвития РФ № 640 от 30.12.2015.
При использовании «утверждено» обязательно указывается основание утверждения, например, номер и дата приказа, протокола или решения, что обеспечивает юридическую обоснованность и прозрачность процедуры.
В нормативных актах о корпоративном управлении, таких как Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», также прослеживается дифференциация: руководитель подписывает документ с формулировкой «утверждаю», а само утверждение может сопровождаться ссылкой на документальный акт с «утверждено».
Рекомендуется в локальных нормативных актах организации закрепить внутренние правила применения этих форм, с учётом отраслевой специфики и организационной структуры, чтобы исключить разночтения и повысить юридическую силу документов.
Ошибки при выборе формы утверждения и как их избежать
Частая ошибка – использование формы «утверждаю» в документах, где необходимо официальное оформление решения, принятое коллективным органом или руководителем, а не лично. В таких случаях правильна форма «утверждено», так как она отражает факт одобрения документа на уровне организации или подразделения.
Неверный выбор формы связан с непониманием статуса лица, подписывающего документ. Если утверждение исходит непосредственно от руководителя или ответственного лица, используется «утверждаю». Для ситуаций, когда решение оформлено на основании протокола или приказа, применяется «утверждено».
Ошибка при оформлении возникает при отсутствии реквизитов подписывающего лица. В форме «утверждаю» обязательно указывается должность, ФИО и подпись, иначе документ может быть признан недействительным. Для «утверждено» важна ссылка на нормативный акт, решение комиссии или приказ, подтверждающий факт утверждения.
Использование «утверждаю» в нормативных документах, где требуется официальное оформление решения коллектива, приводит к юридической неопределённости и риску признания документа недействительным. Следует проверять нормативные требования к конкретному виду документа перед выбором формы.
Избежать ошибок поможет систематизация правил: для внутренних документов, подписываемых руководителем лично, применяется «утверждаю»; для внешних, официально одобренных актов – «утверждено». Проверка соответствия формы с типом документа и статусом подписывающего лица минимизирует риски.
Рекомендация: внедрить в организацию стандартный регламент оформления документов с указанием конкретных формулировок для разных типов утверждений. Это исключит субъективные ошибки и обеспечит юридическую корректность оформления.
Примеры правильного оформления утверждающей надписи
Форма «Утверждаю» применяется при подписании документа руководителем, когда он подтверждает его содержание лично. Пример: «Утверждаю
Генеральный директор ООО «Ромашка»
Иванов И.И.»Форма «Утверждено» используется для обозначения, что документ был утверждён соответствующим органом или комиссией. Пример: «Утверждено
Протоколом № 5 заседания Совета директоров от 15.03.2025»Если документ подписывает заместитель руководителя, рекомендуется указать его должность с полной расшифровкой, например: «Утверждаю
Заместитель директора по производству
Петров П.П.»Для локальных нормативных актов форму «Утверждаю» оформляют с указанием даты подписания и личной подписи, например: «Утверждаю
Директор
_________ /Сидоров С.С./
01.04.2025»В случае коллективного утверждения документ оформляют ссылкой на соответствующий приказ или решение, например: «Утверждено
Приказом № 12 от 10.02.2025»Рекомендуется избегать сокращений в наименованиях должностей и документов в утверждающей надписи, чтобы исключить неоднозначность и обеспечить официальность.
При оформлении надписи важно выдерживать логическую структуру: сначала слово «Утверждаю» или «Утверждено», затем основание утверждения (должность и ФИО или документ), после чего дата или номер документа.
Вопрос-ответ:
В каких случаях корректнее использовать форму «утверждаю», а в каких — «утверждено»?
Форма «утверждаю» применяется, когда документ подписывает конкретное должностное лицо, ответственное за принятие решения, например, руководитель организации или начальник отдела. Эта форма подчёркивает личную ответственность подписывающего. «Утверждено» используется, если решение или документ приняты коллегиально, например, приказом, постановлением или решением совета, и подписание не связано с личным утверждением конкретного лица. В таком случае акцент делается на факт официального одобрения документа, а не на личную подпись.
Можно ли в одном документе использовать обе формы: «утверждаю» и «утверждено»?
В одном и том же документе сочетание форм «утверждаю» и «утверждено» нежелательно, поскольку каждая из них отражает разный характер утверждения. Если документ утверждается конкретным лицом, используется «утверждаю». Если утверждение происходит коллективно, применяется «утверждено». В редких случаях, если документ содержит разделы, утверждённые разными инстанциями (одним лицом и коллегиально), допускается использовать обе формы в разных местах, но с чётким разграничением ролей и подписей.
Как правильно оформить утверждающую надпись с использованием формы «утверждаю»?
Правильное оформление начинается с размещения слова «Утверждаю» в верхней части утверждающей надписи, как правило, слева или по центру. Далее указывается должность лица, подписывающего документ, затем ставится личная подпись и расшифровка подписи (Ф.И.О.). После этого приводится дата утверждения. Такая последовательность обеспечивает юридическую ясность и подтверждает полномочия подписанта.
Почему иногда в нормативных документах предпочтительна форма «утверждено»?
Форма «утверждено» используется в нормативных документах, когда их принятие происходит на основании решения органа, совещательного или коллегиального характера — например, заседания комиссии, совета директоров или приказа организации. Это подчёркивает, что документ прошёл процедуру официального одобрения и принятия коллективным органом, а не является личным распоряжением отдельного лица.
Как учитывать должностной статус при выборе формы утверждения документа?
При выборе формы важно учитывать уровень полномочий подписывающего. Если документ утверждает руководитель, обладающий полномочиями подписывать официальные акты, применяется «утверждаю». Если же утверждение происходит через постановление или приказ, издаваемый на основании решения коллектива, предпочтительна форма «утверждено». Для сотрудников без полномочий утверждать документы эти формы не подходят — они могут только согласовывать или визировать документы.
Как определить, когда в документе нужно использовать форму «утверждаю», а когда — «утверждено»?
Форма «утверждаю» применяется, если утверждение выполняет конкретное лицо, имеющее полномочия подписывать документы — обычно это руководитель или уполномоченный представитель. Эта форма отражает личное действие утверждения. В случаях, когда утверждение носит безличный характер и подчеркивает факт завершения согласования или одобрения, чаще используется форма «утверждено». Например, в нормативных актах или решениях, принятых коллективно, пишут «утверждено» с указанием органа или документа, закрепляющего утверждение. Выбор зависит от того, кто именно подтверждает документ — конкретное лицо или организация/структура в целом.
Можно ли использовать форму «утверждаю» в официальных документах без указания должности и фамилии подписанта?
Использование формы «утверждаю» без указания должности и фамилии не рекомендуется, так как это снижает юридическую силу и прозрачность документа. В официальных бумагах важно четко обозначить, кто именно несет ответственность за утверждение. Стандартная практика предусматривает указание должности, фамилии и подписи лица, чтобы было ясно, кто подписал документ и на каких основаниях. Без этих данных форма «утверждаю» теряет смысл и может вызвать сомнения при проверках или спорах. Поэтому оформление должно быть полным и точным.
Загрузка...
