Личные карточки работников являются официальным документом, фиксирующим ключевую информацию о сотруднике, включая данные о трудовом договоре, квалификации и истории работы. Законодательство РФ устанавливает конкретные сроки хранения этих документов, что обеспечивает их доступность для проверок и соблюдение трудовых прав.
Согласно статье 230 Трудового кодекса РФ и Приказу Минтруда № 69н от 01.06.2015, личные карточки работников подлежат хранению не менее 75 лет после окончания трудовых отношений. Для организаций с архивами, действующими по федеральным нормам, этот срок закреплен в нормативных документах по архивному делу.
Рекомендуется обеспечить надежное хранение личных карточек в условиях, предотвращающих утрату или порчу. Важно регулярно контролировать состояние архивов и проводить инвентаризацию, учитывая требования Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Несоблюдение установленных сроков хранения грозит юридической ответственностью и штрафными санкциями, а также может осложнить проверку трудовых споров и предоставление подтверждающих документов сотрудникам. Организациям необходимо внедрять систему электронного документооборота и архивирования для упрощения доступа и сохранности данных.
Нормативные акты, регулирующие сроки хранения личных карточек
Кроме того, нормативы содержатся в следующих актах:
- Трудовой кодекс РФ – устанавливает обязательность ведения и хранения кадровой документации, включая личные карточки.
- Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004
- ГОСТ Р 7.0.97-2016
Рекомендуется также учитывать отраслевые стандарты и внутренние нормативные акты организации, если они не противоречат федеральному законодательству.
Важно помнить, что при увольнении работника личная карточка должна храниться не менее 75 лет, что обосновано необходимостью подтверждения трудового стажа и прав работника.
При изменениях в законодательстве организация обязана своевременно корректировать сроки хранения и порядок учета личных карточек.
Минимальные сроки хранения личных карточек после увольнения работника
Минимальный срок хранения личных карточек составляет:
- 75 лет с даты увольнения работника – для организаций, подведомственных Министерству труда и социальной защиты;
- 50 лет – для организаций, не относящихся к государственным архивам, если иное не предусмотрено отраслевыми нормативами;
- 30 лет – в отдельных случаях, если личные карточки относятся к категории документов с ограниченным сроком хранения согласно внутренним правилам организации.
При этом следует учитывать:
- Если работник уволен по состоянию здоровья, срок хранения карточки может быть продлен согласно правилам медицинского учета;
- Для карточек, содержащих сведения о трудовом стаже и квалификации, сроки хранения подчиняются общим нормам трудового законодательства;
- При переходе на электронный документооборот сроки хранения остаются обязательными и контролируются с применением средств архивации.
Рекомендуется вести учет и систематизацию личных карточек с четким указанием даты увольнения и срока хранения. По истечении установленного срока документы подлежат уничтожению с соблюдением требований о конфиденциальности персональных данных.
Требования к хранению карточек при ликвидации организации
При ликвидации организации ответственность за хранение личных карточек работников возлагается на ликвидационную комиссию или уполномоченное лицо. Все документы должны быть сохранены в полном объёме до завершения процедуры ликвидации.
Минимальный срок хранения личных карточек после увольнения работников сохраняется согласно требованиям трудового законодательства и составляет не менее 50 лет с даты увольнения. Этот срок сохраняется и при ликвидации организации.
Если документы передаются на хранение другому юридическому лицу, необходимо оформить соответствующий акт передачи, в котором фиксируется перечень переданных карточек и сроки хранения. Рекомендуется сохранять все подтверждающие документы о передаче и получении кадровых материалов.
Недопустимо уничтожать личные карточки до истечения установленного срока хранения, даже если организация прекращает деятельность. Несоблюдение данного требования влечёт административную ответственность.
Рекомендуется обеспечить сохранность карточек в условиях, предотвращающих физическое повреждение и утрату информации. При невозможности хранения на месте допускается перевод документов в электронный формат с подтверждением юридической силы сканов или цифровых копий.
В случае передачи личных карточек в архивные учреждения необходимо руководствоваться Федеральным законом об архивном деле и соответствующими нормативами, подтверждающими передачу и хранение кадровых документов.
Особенности хранения личных карточек работников-совместителей
Личные карточки работников-совместителей ведутся и хранятся отдельно от карточек основного персонала. При этом срок хранения карточек совместителей соответствует общим нормам, установленным для личных карточек работников, а именно: минимум 75 лет после окончания трудовых отношений.
Если совместитель увольняется, карточка должна храниться в архиве организации в течение установленного срока. При ликвидации организации карточки совместителей передаются в архивные учреждения или уничтожаются согласно нормативам, аналогично основным сотрудникам.
Важно вести учет карточек совместителей отдельно, чтобы исключить путаницу с основными рабочими документами. Каждая карточка должна содержать данные о совместительстве – дату начала и окончания работы, сведения о работодателе по совместительству, а также сведения о характере выполняемой работы.
При передаче карточек в архив необходимо обеспечить их сохранность с учетом персональных данных и соблюдения требований закона о защите персональной информации. Для этого рекомендуется хранить карточки в специализированных архивных помещениях с контролируемым доступом.
Рекомендуется включать в учетную документацию отметки о совместительстве для быстрого поиска и отчетности. При изменении статуса работника с совместителя на основного сотрудника или наоборот, карточки должны корректно обновляться, но сроки хранения не сокращаются и не продлеваются вне общих правил.
Итоговые требования к срокам хранения и учету личных карточек совместителей включают следующие ключевые пункты:
| Параметр | Требование |
|---|---|
| Срок хранения | 75 лет после увольнения совместителя |
| Учет | Отдельный учет карточек совместителей |
| Содержание карточки | Указание даты и условий совместительства |
| Передача в архив | В соответствии с нормативами и с обеспечением сохранности персональных данных |
| Обновление данных | Корректировка при смене статуса, без изменения сроков хранения |
Влияние смены кадровой политики на сроки хранения личных карточек
При изменении кадровой политики организации сроки хранения личных карточек работников могут корректироваться в соответствии с новыми внутренними нормативами и требованиями законодательства. Если новая политика предусматривает более длительное архивирование кадровой документации для целей аудита, судебных разбирательств или отчетности, срок хранения карточек должен быть увеличен в пределах, разрешённых трудовым законодательством.
В частности, Федеральный закон № 125-ФЗ и Приказ Минтруда № 69н устанавливают минимальные сроки хранения – не менее 75 лет после увольнения. При изменении кадровой политики эти сроки не уменьшаются, но допускается продление хранения в случае изменения бизнес-процессов или появления новых нормативных требований.
Рекомендуется внести в кадровую политику конкретные положения о порядке хранения и уничтожения личных карточек с учётом изменений законодательства и внутренних процедур. При переходе на электронный документооборот следует закрепить правила цифрового архива и сроки хранения электронных копий карточек.
Кроме того, изменения кадровой политики могут влиять на порядок классификации работников и, как следствие, на различия в сроках хранения карточек совместителей, временных сотрудников или работников по срочным договорам. В таких случаях срок хранения должен определяться отдельно для каждой категории с учётом специфики договорных отношений.
При смене кадровой политики необходимо обеспечить контроль за соблюдением установленных сроков хранения, внедрить систематический мониторинг и обеспечить обучение кадрового персонала по актуальным требованиям хранения документов. Это снижает риски потери важных данных и нарушений трудового законодательства.
Ответственность работодателя за нарушение сроков хранения личных карточек
Несоблюдение установленных законодательством сроков хранения личных карточек работников влечёт административную ответственность согласно статье 5.27 КоАП РФ. Работодатель может быть привлечён к штрафу в размере от 1 000 до 5 000 рублей за каждое нарушение.
В случае утери, повреждения или уничтожения личных карточек до истечения минимального срока хранения работодателю грозит обязательство восстановить документацию и компенсировать возможный ущерб сотрудникам. Это включает восстановление сведений о трудовой деятельности и социальных гарантиях.
Нарушение сроков хранения также повышает риск претензий со стороны контролирующих органов, таких как трудовая инспекция и органы Росархива. Регулярные проверки фиксируют несоблюдение порядка учёта кадровой документации, что может привести к дополнительным санкциям.
Для снижения рисков рекомендуется внедрить систему контроля за сроками хранения и обеспечить архивное хранение карточек в условиях, исключающих повреждение и утрату. Использование электронного документооборота с резервным копированием повышает безопасность и упрощает выполнение нормативных требований.
Порядок уничтожения личных карточек после истечения срока хранения
Уничтожение личных карточек работников допускается только после истечения установленного законодательством срока хранения. Перед процедурой необходимо проверить соответствие сроков в документах и актуализировать реестр уничтожаемых документов.
Процесс уничтожения должен обеспечивать полное исключение возможности восстановления информации. Рекомендуется использовать методы физического уничтожения – измельчение, сжигание или химическую обработку.
Для фиксации процедуры создаётся акт об уничтожении, который подписывается ответственным за кадровый документооборот и представителем организации. В акте указываются наименование документа, количество уничтоженных экземпляров, дата и метод уничтожения.
При уничтожении электронных личных карточек следует использовать специализированные программы, обеспечивающие полное удаление данных с носителей с подтверждением процесса.
Нарушение порядка уничтожения может привести к административной ответственности по нормам законодательства о защите персональных данных и архивном деле. Рекомендуется вести журнал учета уничтоженных документов для контроля и отчетности.
Рекомендации по ведению и хранению личных карточек в электронном виде
Личные карточки работников в электронном виде следует формировать в форматах, обеспечивающих долговременное архивное хранение, таких как PDF/A или XML с усиленной квалифицированной электронной подписью. Все изменения в данных должны автоматически фиксироваться с указанием даты, времени и идентификации лица, внёсшего изменение.
Хранение карточек необходимо организовать на серверах с сертифицированными средствами криптографической защиты информации и ежедневным резервным копированием. Резервные копии рекомендуется размещать в территориально разнесённых дата-центрах для снижения рисков утраты данных. Контроль целостности файлов следует выполнять с применением автоматизированных средств с уведомлением об отклонениях.
Доступ к личным карточкам должен предоставляться только уполномоченным сотрудникам с использованием многофакторной аутентификации. Все действия с данными фиксируются в журналах событий с возможностью проведения последующего аудита. Регулярная проверка и актуализация прав доступа обязательны для предотвращения несанкционированного использования информации.
Срок хранения электронных карточек определяется законодательством и должен соответствовать установленным для бумажных документов срокам. По завершении этого срока данные подлежат уничтожению с оформлением акта об уничтожении и применением сертифицированных методов удаления, исключающих возможность восстановления информации.
Вопрос-ответ:
Что будет, если организация уничтожит личные карточки раньше установленного срока?
Досрочное уничтожение личных карточек работников нарушает требования законодательства и может повлечь административную ответственность по статье 13.20 КоАП РФ. Кроме того, при отсутствии карточек сотрудники или их правопреемники могут столкнуться с трудностями при подтверждении стажа для назначения пенсии. Поэтому уничтожение таких документов возможно только по акту с согласования с архивными органами и строго по истечении срока хранения.
С какого момента начинается отсчёт срока хранения личной карточки?
Отсчёт срока хранения личной карточки начинается с момента её завершения, то есть с даты увольнения работника или закрытия карточки в связи с иными причинами (например, переводом). Именно эта дата фиксируется в документах и служит началом отсчёта 75-летнего срока хранения.
Можно ли хранить личные карточки в виде копий, а не оригиналов?
Нет, хранению подлежат именно оригиналы личных карточек работников. Копии не заменяют подлинники и не могут использоваться для подтверждения трудового стажа или иных прав работников. В случае утраты оригиналов организация обязана принять меры по восстановлению документов через архивы, суды или иные уполномоченные органы.
Обязаны ли индивидуальные предприниматели хранить личные карточки сотрудников?
Да, индивидуальные предприниматели, которые нанимают работников по трудовым договорам, обязаны вести личные карточки на каждого сотрудника и соблюдать срок их хранения — 75 лет. Эти требования одинаковы для всех работодателей, независимо от их организационно-правовой формы.
Как правильно оформить уничтожение личных карточек по истечении срока хранения?
Уничтожение личных карточек по истечении 75 лет проводится на основании акта об уничтожении документов, составленного комиссией организации. Акт должен содержать перечень уничтожаемых документов, сроки хранения которых истекли, и основания для уничтожения. Копия акта остаётся в организации, а уничтожение проводится в присутствии комиссии с соблюдением установленных правил утилизации документов, содержащих персональные данные.
Загрузка...
