Журналы по охране труда относятся к первичным учетным документам, отражающим проведение инструктажей, проверок знаний, технических осмотров, расследований несчастных случаев и других мероприятий, связанных с обеспечением безопасности работников. Их хранение строго регламентируется действующим законодательством РФ, в том числе Приказом Минкультуры № 558 от 25.08.2010 и Постановлением Госкомстата № 68 от 06.03.2003.
Срок хранения зависит от вида журнала и содержания зафиксированной в нем информации. Например, журнал регистрации вводного инструктажа должен храниться не менее 10 лет, а журнал регистрации несчастных случаев – 75 лет, так как он содержит персональные данные и сведения, имеющие юридическую значимость для будущих трудовых споров или пенсионных дел.
В организации ответственность за соблюдение сроков хранения несет работодатель. Документы должны быть оформлены надлежащим образом, иметь прошнурованные и пронумерованные страницы, скрепленные печатью. По истечении установленных сроков журналы могут быть уничтожены только на основании утвержденного акта и с соблюдением процедуры, установленной архивными правилами.
Несоблюдение правил хранения может привести к административной ответственности по статье 13.20 КоАП РФ, особенно если утрата документа повлечет нарушение прав работника. Поэтому важно организовать архив охраны труда с учетом актуальных требований и обеспечить контроль за сроками хранения каждого журнала.
Сколько лет хранится журнал регистрации инструктажей на рабочем месте
Журнал регистрации инструктажей на рабочем месте подлежит обязательному хранению в течение 10 лет. Этот срок установлен пунктом 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого Приказом Минкультуры России № 558 от 25.08.2010. Документ входит в категорию документов по охране труда, фиксирующих обучение и проверку знаний работников.
Хранение журнала должно обеспечиваться как в бумажной, так и в электронной форме (если организация использует цифровой документооборот), при этом подлинность записей и их идентичность оригиналу необходимо документально подтвердить. Ответственность за сохранность возлагается на лицо, уполномоченное вести журнал, чаще всего – на непосредственного руководителя подразделения или специалиста по охране труда.
После истечения установленного срока журнал подлежит уничтожению в установленном порядке, если иное не предусмотрено внутренними регламентами организации или отраслевыми требованиями. В случае несчастного случая или проверки контролирующих органов до окончания срока хранения, наличие корректно оформленного журнала может иметь критическое значение.
Какие сроки хранения установлены для журналов вводного инструктажа
Журналы вводного инструктажа по охране труда подлежат обязательному хранению в течение 10 лет с даты последней записи. Этот срок установлен согласно статье 392 Трудового кодекса РФ и п. 586 Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Минкультуры России № 236 от 31.03.2015.
Документ фиксирует факт прохождения вводного инструктажа всеми вновь принятыми сотрудниками, командированными, студентами и другими лицами, впервые появляющимися на объекте. Он служит доказательством выполнения работодателем своих обязанностей по охране труда, что особенно важно при проверках и в случае несчастных случаев на производстве.
По окончании срока хранения журнал не подлежит дальнейшему использованию и подлежит уничтожению в установленном порядке. Однако до этого момента он должен храниться в архиве организации в доступном и защищённом от повреждений виде.
Для минимизации рисков рекомендуется вести учёт сроков хранения каждого журнала и своевременно формировать акт на его уничтожение. Кроме того, при переходе на электронный документооборот следует обеспечить юридическую значимость цифровых версий журналов с помощью квалифицированной электронной подписи и соответствующих программных решений.
Сколько времени нужно хранить журнал учёта несчастных случаев на производстве
Журнал учёта несчастных случаев на производстве подлежит обязательному ведению в соответствии с требованиями статьи 230.1 Трудового кодекса РФ и Приказа Минтруда № 73н от 24 февраля 2021 года. Он фиксирует все зарегистрированные случаи травматизма, включая лёгкие, тяжёлые и смертельные инциденты, произошедшие с работниками.
Срок хранения такого журнала составляет не менее 45 лет. Этот срок установлен с учётом возможных последствий производственных травм для здоровья работника, а также в связи с возможными судебными разбирательствами, назначением пенсий по инвалидности и другими длительными юридическими процессами.
Журнал должен храниться:
- на бумажном или электронном носителе, при условии обеспечения юридической значимости;
- в архиве работодателя с обеспечением сохранности записей и доступа контролирующих органов;
- отдельно от иных журналов, с чётким указанием даты начала и окончания ведения документа.
При ликвидации организации документы, включая журнал учёта несчастных случаев, передаются в государственный или муниципальный архив в соответствии с перечнем, утверждённым Росархивом. Несоблюдение сроков хранения может повлечь административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ.
Как долго хранить журналы учёта проверок знаний требований охраны труда
Журналы учёта проверок знаний требований охраны труда подлежат обязательному хранению в течение 45 лет. Такой срок установлен в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым Приказом Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 года (ред. 2020 года).
Продолжительный срок хранения обусловлен тем, что результаты проверок напрямую связаны с допуском работников к выполнению трудовых обязанностей и могут быть затребованы при расследовании несчастных случаев, проверках надзорных органов или судебных разбирательствах. Документ фиксирует дату, вид проверки, результат, ФИО проверяемого и проверяющих, что делает его важным юридическим источником.
Журналы необходимо вести отдельно для различных категорий работников, в том числе руководителей, специалистов и рабочих. После окончания журнала его необходимо прошить, пронумеровать, заверить подписью ответственного лица и хранить в архиве организации в соответствии с правилами делопроизводства.
Уничтожение журнала до истечения 45-летнего срока может рассматриваться как нарушение требований охраны труда и порядка ведения документации, что чревато административной ответственностью. Поэтому важно обеспечить надёжное архивное хранение и регулярный контроль за сроками хранения таких документов.
Срок хранения журналов по охране труда при ликвидации организации
При ликвидации организации все журналы по охране труда подлежат обязательной передаче в архив. Сроки их хранения регулируются Приказом Минкультуры РФ № 558 от 25.08.2010 и Правилами организации хранения документов, утверждёнными Росархивом.
Журнал регистрации инструктажей на рабочем месте необходимо хранить не менее 10 лет. При ликвидации его не уничтожают, а передают в территориальный или ведомственный архив.
Журнал учёта несчастных случаев на производстве подлежит хранению в течение 45 лет, поскольку содержит сведения, влияющие на пенсионные и страховые права работников.
Журналы проверки знаний требований охраны труда также подлежат долговременному хранению – не менее 45 лет, если в них содержатся персональные данные и итоги проверок, влияющие на допуск к работам повышенной опасности.
Передача журналов в архив оформляется актом и должна быть произведена до завершения всех ликвидационных процедур. Ответственность за соблюдение сроков и порядка передачи несёт ликвидационная комиссия или назначенное лицо.
Уничтожение журналов без соблюдения установленных сроков хранения квалифицируется как нарушение законодательства в сфере охраны труда и архивного дела. Рекомендуется заранее согласовать перечень передаваемых документов с архивными органами.
Когда допускается досрочное уничтожение журналов по охране труда
Досрочное уничтожение журналов по охране труда возможно только при соблюдении конкретных условий, установленных законодательством и внутренними нормативными актами организации. Основное требование – отсутствие необходимости сохранения данных для контроля, аудита или расследования несчастных случаев.
Журналы могут быть уничтожены до истечения установленного срока хранения при наличии официального акта об их изъятии и отсутствии претензий со стороны государственных органов, в том числе трудовой инспекции и прокуратуры.
При ликвидации организации досрочное уничтожение возможно после передачи всех обязательных документов в архив либо после получения соответствующего разрешения от органов, контролирующих охрану труда и безопасность.
Рекомендуется оформлять процедуру уничтожения протоколом или актом с указанием перечня уничтожаемых журналов, даты уничтожения, причин и ответственных лиц. Это позволит избежать юридических рисков и подтвердить законность процедуры при возможных проверках.
Нельзя уничтожать журналы, если по ним ведутся судебные разбирательства, проверки или расследования, связанные с охраной труда. В таких случаях документы подлежат обязательному сохранению до завершения процессов.
При обнаружении повреждений или утраты части информации в журнале допускается проведение копирования и архивирования, что может быть основанием для последующего уничтожения оригиналов при условии соблюдения нормативных требований.
Какие нормативные акты регулируют сроки хранения журналов
Сроки хранения журналов по охране труда регламентируются несколькими ключевыми нормативными документами, обязательными для исполнения организациями на территории России.
- Федеральный закон № 125-ФЗ от 22 июля 1998 года «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний». Закон устанавливает необходимость ведения и хранения документации по охране труда, включая журналы учета несчастных случаев.
- Постановление Минтруда России № 1/29 от 13 января 2003 года «Об утверждении типовой формы журнала регистрации вводного инструктажа по охране труда». В документе содержатся требования к ведению и срокам хранения журналов вводного инструктажа.
- Приказ Минтруда России № 33 от 1 марта 2021 года «Об утверждении профессионального стандарта “Специалист по охране труда”». В стандарте прописаны обязанности по ведению и хранению документов по охране труда, включая журналы проверок и инструктажей.
- Приказ Росархива № 236 от 9 декабря 2019 года «Об утверждении Общего перечня типовых управленческих документов, формируемых в деятельности организаций». В перечне определены сроки хранения для различных видов документов, в том числе журналов по охране труда, с указанием минимального периода хранения – от 5 до 75 лет в зависимости от типа журнала и его значимости.
- ГОСТ Р 22.0.04-2017 «Система менеджмента охраны труда. Общие требования», который регламентирует порядок ведения документации и сроки хранения учетных записей.
Рекомендуется руководствоваться именно этими нормативными актами при организации хранения журналов. В случае сомнений целесообразно обращаться к локальным нормативным актам предприятия и консультациям с архивными службами, так как сроки могут варьироваться в зависимости от специфики деятельности и отраслевой принадлежности.
Кто отвечает за соблюдение сроков хранения журналов в организации
Ответственность за хранение журналов по охране труда закреплена за работодателем и назначенными им должностными лицами. В первую очередь, это руководитель организации, который обеспечивает выполнение требований законодательства в части ведения и хранения документации.
На практике контроль за сроками хранения возлагается на специалиста по охране труда или ответственного за кадровое делопроизводство сотрудника. Эти лица обязаны систематизировать журналы, контролировать сроки хранения и своевременно передавать документы на архивное хранение либо уничтожать по установленным нормам.
При наличии нескольких подразделений ответственность за хранение и своевременное снятие журналов с учета может распределяться между начальниками отделов, с последующим контролем со стороны службы охраны труда.
Важно фиксировать сроки хранения в локальных актах организации, назначать ответственных и регламентировать процедуры передачи и уничтожения журналов. Это снижает риски нарушения нормативных требований и повышает контроль за сохранностью документов.
Вопрос-ответ:
Какие конкретно журналы по охране труда необходимо хранить и какие сроки для каждого из них установлены?
В организациях обычно ведутся разные журналы по охране труда, включая журнал регистрации инструктажей, журнал учета несчастных случаев, журнал проверки знаний требований охраны труда, а также журналы осмотров и проверки средств защиты. Сроки хранения для каждого из них различаются: например, журналы инструктажей на рабочем месте рекомендуется хранить не менее 5 лет, журналы учета несчастных случаев – 45 лет, а журналы проверки знаний – 3 года. Эти сроки установлены законодательными нормативами и направлены на обеспечение контроля и возможности проверки при необходимости.
Кто в организации отвечает за правильное хранение и своевременное уничтожение журналов по охране труда?
За хранение журналов по охране труда обычно отвечает служба охраны труда или назначенное ответственное лицо, чаще всего специалист по охране труда. Он обязан обеспечить сохранность документов в течение установленного времени и организовать их передачу на архив или уничтожение по истечении срока хранения. Важно, чтобы все действия по документам были официально зафиксированы, а уничтожение производилось согласно установленным процедурам, чтобы избежать правовых последствий.
Можно ли уничтожить журналы по охране труда досрочно, если они больше не используются?
Досрочное уничтожение журналов по охране труда допускается только в случае, если истек установленный нормативами срок хранения и при условии правильного оформления соответствующего акта. Если срок хранения еще не истек, уничтожение считается нарушением и может повлечь ответственность. В любом случае решение о досрочном уничтожении должно быть подтверждено внутренними документами организации и, при необходимости, согласовано с контролирующими органами.
Что делать с журналами по охране труда при ликвидации или реорганизации организации?
При ликвидации организации все журналы по охране труда необходимо передать в архив или уполномоченную структуру, чтобы обеспечить хранение в соответствии с установленными сроками. Это позволит сохранить документы для возможных проверок и правовых процедур. Если организация реорганизуется, журналы обычно переходят к правопреемнику. Несоблюдение этого порядка может привести к утрате важных данных и проблемам с контролирующими органами.
Как следует хранить журналы по охране труда, чтобы избежать их порчи или утери?
Журналы по охране труда рекомендуется хранить в специально отведенных местах с ограниченным доступом, защищенных от воздействия влаги, пыли и прямого солнечного света. Оптимально использовать закрывающиеся шкафы или архивные комнаты с контролем микроклимата. Если документы ведутся в бумажном виде, необходимо предусмотреть меры по предотвращению механических повреждений. При наличии электронной версии журналов важно обеспечить резервное копирование и защиту от несанкционированного доступа.
Как долго необходимо хранить журналы по охране труда после их заполнения?
Сроки хранения зависят от вида журнала и требований законодательства. Обычно журналы по охране труда сохраняют не менее 5 лет после окончания периода их ведения. Некоторые документы, например журналы учета инструктажей или несчастных случаев, могут требовать более длительного хранения — до 10 лет и больше, если предусмотрено нормативами. Срок начинается с момента завершения использования журнала, чтобы обеспечить доступность информации для проверок и возможных расследований.
Кто в организации отвечает за правильное хранение журналов по охране труда и контроль сроков их сохранения?
Ответственность за сохранность журналов лежит на службе охраны труда или специалистах, которые ведут эти документы. Обычно это сотрудник, назначенный ответственным за охрану труда, либо отдел кадров при условии совместного ведения документации. Организация обязана обеспечить условия, при которых журналы будут сохранены в доступном и целостном виде, а также контролировать сроки их хранения в соответствии с требованиями законодательства и внутренними регламентами.
Загрузка...
