Заявление на отпуск – это документ, который относится к кадровой документации и входит в состав личного дела работника. Согласно Приказу Минкультуры РФ № 558 от 25 августа 2010 года, а также Перечню типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения, утверждённому в 2019 году, такие документы подлежат обязательному хранению на протяжении не менее 5 лет.
Если отпуск предоставляется с сохранением заработной платы, хранение заявления осуществляется в соответствии с общими правилами для документов по личному составу. При этом, заявления на отпуск без сохранения заработной платы, а также документы, подтверждающие использование льготного отпуска, также сохраняются в течение 5 лет со дня завершения отпуска.
Важно учитывать, что по закону обязанность по организации и соблюдению сроков хранения несёт работодатель. Нарушение сроков может повлечь административную ответственность по статье 13.20 КоАП РФ. Поэтому кадровым службам рекомендуется вести отдельный учет подобных документов, обеспечивать надёжные условия хранения и при необходимости своевременно осуществлять их передачу в архив.
Исключения могут касаться отдельных категорий работников. Например, заявления на отпуск сотрудников с особыми условиями труда (работы во вредных и опасных условиях, наличие инвалидности) могут храниться до 75 лет в составе личного дела, если они связаны с начислением льготной пенсии. В таких случаях действует Постановление Минтруда № 69 от 2003 года о подтверждении трудового стажа.
Какой нормативный акт устанавливает срок хранения заявлений
Срок хранения заявлений на отпуск регламентируется пунктом 686а Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, утверждённого Приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236.
В соответствии с этим нормативным актом:
- заявления работников о предоставлении отпуска подлежат хранению в течение 5 лет;
- основанием для исчисления срока служит дата окончания календарного года, в котором документ был составлен;
- срок хранения распространяется как на заявления по ежегодному оплачиваемому отпуску, так и на заявления по иным видам отпусков, включая учебный и отпуск без сохранения зарплаты.
Документы могут храниться в составе личных дел или отдельно в номенклатурной папке. Важно, чтобы порядок хранения был зафиксирован в инструкции по делопроизводству организации, согласованной с архивной службой.
Игнорирование установленных сроков может привести к административным штрафам по статье 13.20 КоАП РФ. Для избежания рисков рекомендуется вести систематизированный архив и ежегодно проверять актуальность внутренних регламентов на соответствие действующим нормативным актам.
Сколько лет хранятся заявления на отпуск в отделе кадров
Заявления на отпуск относятся к кадровой документации, регулируемой Перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182. Согласно этому нормативному акту, такие документы подлежат хранению в течение 5 лет после окончания календарного года, в котором был предоставлен отпуск.
Срок отсчитывается с 1 января года, следующего за годом подачи заявления. Например, если сотрудник оформил отпуск в июле 2022 года, то заявление подлежит хранению до конца 2027 года. По истечении срока хранения документ может быть уничтожен на основании акта, составленного архивной комиссией организации.
Нарушение установленного срока хранения может повлечь риски при трудовых спорах, в том числе при проверках со стороны ГИТ или Прокуратуры. Поэтому кадровая служба обязана обеспечить соблюдение архивации по действующим нормативам и исключить преждевременное уничтожение подобных заявлений.
Для упрощения учёта и последующего списания рекомендуется вести журнал регистрации отпусков и систематизировать заявления по годам. Это позволяет оперативно отслеживать сроки хранения и снижает вероятность ошибок при уничтожении документов.
Обязан ли работодатель хранить заявление после предоставления отпуска
Да, работодатель обязан хранить заявление работника на отпуск даже после его предоставления. Основанием служат положения Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также перечень типовых управленческих документов, утверждённый приказом Минкультуры России № 236 от 31.03.2015.
Согласно этому перечню, заявления работников о предоставлении отпуска подлежат хранению в течение 5 лет. Срок отсчитывается с 1 января года, следующего за годом окончания отпуска. Независимо от того, был ли отпуск предоставлен полностью, частично или перенесён, само заявление сохраняется в составе личного дела или в отдельной папке кадровой документации.
Удаление таких заявлений до истечения пятилетнего срока считается нарушением законодательства и может повлечь административную ответственность по статье 13.20 КоАП РФ за нарушение правил хранения документов. Особенно важно сохранять заявления при проверках трудовой инспекции, поскольку они подтверждают соблюдение прав работников на отдых.
Рекомендуется вести журнал регистрации заявлений и хранить их в архиве кадровой службы в бумажной или сканированной форме, при условии соблюдения требований к электронному документообороту.
Можно ли уничтожить заявление до истечения срока хранения
Заявление на отпуск относится к документам, подтверждающим факт предоставления отпуска и согласование его с работником. Согласно Правилам организации хранения архивных документов, утверждённым приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526, такие документы подлежат хранению в течение 5 лет.
Уничтожение заявления до истечения установленного срока хранения запрещено, даже если отпуск уже предоставлен и оплачен. Это нарушает требования к обеспечению сохранности кадровых документов и может повлечь административную ответственность по статье 13.20 КоАП РФ.
Досрочное уничтожение допускается только по особым основаниям, например, в случае признания документа утратившим юридическую силу по решению суда. Однако такие ситуации являются исключением и требуют документального подтверждения.
Если организация утратит заявление до истечения срока хранения, она теряет часть доказательственной базы при трудовых спорах и проверках ГИТ или прокуратуры. Поэтому рекомендуется вести строгий контроль за движением и хранением всех заявлений, включая регистрацию и учет в номенклатуре дел.
Какие штрафы возможны за нарушение сроков хранения
Несоблюдение сроков хранения заявлений на отпуск квалифицируется как нарушение законодательства в сфере архивного дела и охраны персональных данных. Ответственность предусмотрена как для юридических, так и для должностных лиц.
В соответствии со статьёй 13.20 КоАП РФ, нарушение правил хранения документов, содержащих сведения, касающиеся трудовой деятельности работников, влечёт наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 3 000 до 5 000 рублей, а на юридических лиц – от 5 000 до 10 000 рублей. Повторное нарушение может привести к более серьёзным последствиям, включая дисквалификацию ответственного лица на срок до одного года.
Кроме того, если заявление содержит персональные данные, то нарушение сроков хранения может рассматриваться как несоблюдение требований закона № 152-ФЗ «О персональных данных». В этом случае по статье 13.11 КоАП РФ возможны штрафы: до 6 000 рублей для граждан, до 20 000 – для должностных лиц, до 75 000 – для организаций.
Во избежание санкций кадровая служба обязана вести чёткий документооборот и уничтожать документы строго по истечении установленных сроков, фиксируя факт уничтожения в соответствующем акте. Наличие графика хранения и номенклатуры дел снижает риск нарушений.
Как правильно оформить уничтожение заявлений по истечении срока
Уничтожение заявлений на отпуск допускается только после истечения установленного срока хранения, который согласно законодательству РФ обычно составляет не менее 3 лет с момента завершения календарного года, в котором заявление было подано.
Процедура начинается с составления акта об уничтожении документов. В акте указываются наименование организации, перечень уничтожаемых заявлений с указанием дат и ФИО сотрудников, а также основание для уничтожения – срок хранения, установленный нормативными актами.
Акт подписывается ответственным за хранение документов лицом и руководителем организации. При наличии комиссии по делопроизводству к акту присоединяют подписи всех членов комиссии, подтвердивших факт уничтожения.
Уничтожение должно происходить с использованием способов, гарантирующих полное уничтожение информации: измельчение, сжигание или иные методы, исключающие восстановление документов.
В организации рекомендуется вести отдельный журнал учета уничтожения документов, в котором фиксируются дата уничтожения, ответственные лица и номер акта.
Важно соблюдать требования законодательства по защите персональных данных при уничтожении заявлений, содержащих личную информацию сотрудников.
Вопрос-ответ:
Какой установленный законом срок хранения заявлений на отпуск в отделе кадров?
Согласно нормативным актам, заявления на отпуск необходимо хранить не менее 3 лет. Этот срок обусловлен требованиями к документации для возможных проверок трудовой инспекции и других контролирующих органов. Хранение заявлений позволяет подтвердить факт предоставления отпуска и обеспечить защиту прав обеих сторон — работника и работодателя.
Можно ли уничтожать заявления на отпуск раньше установленного срока хранения?
Уничтожение заявлений до истечения установленного срока хранения не допускается, так как эти документы входят в состав трудовой документации и могут потребоваться при проведении аудита или разрешении трудовых споров. Преждевременное уничтожение может привести к штрафам и другим юридическим последствиям для работодателя.
Какие нормативные документы регулируют сроки хранения заявлений на отпуск?
Основные требования к срокам хранения документов, в том числе заявлений на отпуск, содержатся в приказах Минкульта и Министерства труда, а также в стандартах по делопроизводству. Кроме того, положения Трудового кодекса устанавливают обязательность сохранения трудовой документации в течение определённого времени для подтверждения прав работников.
Что делать с заявлениями на отпуск после истечения срока хранения?
После окончания срока хранения заявления подлежат уничтожению в соответствии с правилами уничтожения документов, предусмотренными в организации. Процесс должен быть зафиксирован в специальном акте, в котором указывается перечень уничтоженных документов, даты и ответственные лица. Это позволяет избежать претензий в будущем и поддерживает порядок в архиве.
Загрузка...
