Отсутствие записи в трудовой книжке может повлечь затруднения при подтверждении трудового стажа, расчёте пенсии или оформлении социальных выплат. Проблема чаще возникает при утрате сведений о приёме на работу, переводе или увольнении. Закон не запрещает вносить пропущенные записи задним числом, но требует соблюдения установленного порядка.
Если пропущена запись о работе в действующей организации, исправление оформляется работодателем на основании документов, подтверждающих факт трудовых отношений: приказа, трудового договора, личной карточки. Запись делается на свободной строке с указанием корректной даты события, а текущей датой – даты внесения исправления. В графе 4 указывается «на основании приказа №… от …».
Если ошибка обнаружена после увольнения, инициатива должна исходить от бывшего работника. Он подаёт письменное заявление по месту последней работы, где должна была быть сделана запись. Работодатель обязан рассмотреть обращение, восстановить документы при необходимости и внести исправление. Если организация ликвидирована, внести запись может новый работодатель по подтверждающим документам – справке или копии приказа.
Нарушение порядка внесения записи, внесение недостоверных данных или отказ в исправлении без обоснования могут быть оспорены в трудинспекции или суде. Поэтому важно сохранять копии всех документов, подтверждающих стаж, особенно при переходе между организациями, смене кадровиков или реорганизации работодателя.
Кто имеет право вносить запись задним числом
Запись в трудовую книжку задним числом вправе внести только работодатель, в чьем штате работник числился в момент возникновения соответствующего трудового события. Сам работник, бывшие коллеги или иные третьи лица не обладают такими полномочиями.
Если запись была пропущена, а трудовые отношения уже прекращены, внести её может только тот работодатель, который допустил ошибку. Для этого бывший сотрудник должен обратиться с заявлением в организацию, где имела место незадокументированная трудовая деятельность. Работодатель обязан рассмотреть обращение и при наличии подтверждающих документов (приказ о приеме, табели учета рабочего времени, расчетные ведомости) внести пропущенную запись с датой фактического приема или перевода, но датой внесения будет считаться день оформления записи в трудовую.
В случае ликвидации организации или отсутствия доступа к прежнему работодателю, запись может быть внесена на основании решения суда, вступившего в законную силу. На основании такого решения запись вправе внести новый работодатель или территориальный орган Пенсионного фонда России по месту жительства работника при оформлении пенсионных прав.
В каких случаях запись считается пропущенной
Пропущенной считается запись, которая должна была быть внесена в трудовую книжку на основании факта трудовой деятельности, но по факту отсутствует. Такая ситуация может быть выявлена как самим работником, так и работодателем при проверке или оформлении документов.
- Отсутствует запись о приёме на работу, хотя имеется подписанный трудовой договор и оформлены кадровые документы (приказ, личная карточка).
- Не внесена запись о переводе на другую должность, если он сопровождался изменением условий трудового договора и оформлялся приказом.
- Не зафиксировано увольнение, несмотря на наличие приказа и записи в личной карточке Т-2.
- Пропущены сведения о периоде работы, если сотрудник был восстановлен по решению суда и должен быть внесён соответствующий период.
- Работник был принят по совместительству с внесением записи в трудовую книжку по его просьбе, но запись не сделана, несмотря на заявление.
Также пропуск считается имевшим место, если запись ошибочно не была сделана после установленного срока – например, спустя более пяти дней с момента издания приказа, что нарушает п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек.
Как подтвердить факт работы документально
Если запись о приёме на работу или увольнении не была внесена в трудовую книжку, подтвердить факт трудовой деятельности можно с помощью официальных документов, выданных работодателем или иными уполномоченными лицами.
Наиболее надёжным подтверждением является трудовой договор. Он должен содержать дату начала работы, сведения о сторонах, подписи и печати. При отсутствии оригинала допустима копия, заверенная работодателем.
Дополнительным подтверждением служат приказы о приёме на работу и об увольнении. Эти документы оформляются в письменной форме и хранятся в кадровом архиве организации. Запросить копии может как сам работник, так и бывший работодатель.
Справка о периоде работы по форме, утверждённой Постановлением Правительства РФ № 924, также имеет юридическую силу. Она оформляется на фирменном бланке с указанием дат приёма и увольнения, должности и оснований прекращения трудового договора.
Если организация ликвидирована, подтвердить стаж можно с помощью архивных выписок. Запрос направляется в территориальное отделение Архивного агентства или в орган, на который возложено хранение документов ликвидированной компании.
Допускается использование документов бухгалтерии – расчётных листков, платёжных ведомостей, справок 2-НДФЛ. Они не заменяют кадровые документы, но подтверждают факт начисления заработной платы.
При невозможности получения документов работник может обратиться в суд. В этом случае допустимы свидетельские показания, приказы, переписка с работодателем, документы из пенсионного фонда или службы занятости, подтверждающие трудовую деятельность.
Какие реквизиты обязательны при внесении записи
- Дата записи. Указывается день, месяц и год внесения записи. Формат: «дд.мм.гггг».
- Номер записи. Каждая запись должна иметь порядковый номер, следующий за предыдущей по хронологии трудовой книжки.
- Содержание записи. Включает название организации, вид деятельности, должность или профессию, наименование структурного подразделения (при наличии).
- Основание для записи. Указывается документ, послуживший основанием, с датой и номером: приказ (распоряжение), решение суда, выписка из протокола и т.п.
- Подпись лица, ответственного за ведение трудовой книжки. Обычно это кадровый работник или руководитель, сопровождаемая расшифровкой
Как оформить исправление по форме Т-2 и в личной карточке
Исправление в форме Т-2 выполняется путём зачёркивания неверной записи одной линией так, чтобы текст оставался читаемым. Рядом или сверху вносится правильная информация с указанием даты исправления.
Под исправленной записью руководитель или уполномоченное лицо ставит подпись и дату внесения изменений. Обязательно указывается основание исправления: номер и дата приказа, акта или другого документа.
В личной карточке работника исправления оформляются аналогично. Неверные данные перечёркиваются одной линией без использования корректирующих средств, затем вносятся правильные сведения.
Исправления в личной карточке также подтверждаются подписью ответственного лица и датой. При наличии документа-основания на исправление указывается ссылка на него.
Все действия по исправлению должны соответствовать требованиям кадрового делопроизводства и обеспечивать прозрачность изменений для последующего контроля и аудита.
Как внести запись после увольнения работника
Запись в трудовую книжку после увольнения возможна при наличии подтверждающих документов, таких как приказ об увольнении, справка из архива предприятия или выписка из электронного реестра кадров.
Для внесения записи обратитесь в отдел кадров или к работодателю, который оформлял увольнение. Если организация ликвидирована, запись можно оформить через службу занятости или суд.
Запись делается на отдельной странице трудовой книжки с указанием даты фактического увольнения, оснований и реквизитов документа, подтверждающего факт работы и увольнения.
Исправления должны быть заверены подписью и печатью организации, в которой работник был уволен. При отсутствии печати разрешается использовать выписку из архива с подписью ответственного лица.
Работник может подать заявление с просьбой внести запись, приложив подтверждающие документы. Работодатель обязан внести исправление в течение трех рабочих дней после получения заявления.
Если запись внесена с опозданием, дата в записи соответствует фактической дате увольнения, а не дате внесения записи.
Как внести запись при утере оригинала трудовой книжки
При утрате трудовой книжки восстановление записей начинается с подачи заявления работником в органы социальной защиты или пенсионный фонд. Для внесения пропущенной записи требуется получить дубликат трудовой книжки или документ, подтверждающий стаж и период работы.
Если дубликат оформляется работодателем, на основании приказа о восстановлении трудовой книжки издается новая запись, соответствующая ранее пропущенной. Запись делается на основании документов, подтверждающих трудовую деятельность: справок с предыдущих мест работы, копий приказов, выписок из электронных баз.
При отсутствии полного пакета документов работодатель может обратиться в архивы, к бывшим работодателям или в пенсионный фонд за подтверждением сведений. Запись в трудовую книжку должна содержать дату фактического начала работы, наименование должности и основания – номер и дату приказа.
Запись делается с указанием причины внесения задним числом, в виде дополнения с пометкой «Запись внесена на основании утраченного оригинала трудовой книжки». Ответственный сотрудник заверяет запись своей подписью и печатью организации.
Для подтверждения законности записи рекомендуется сохранять копии всех документов, на основании которых она сделана, включая заявление работника и внутренние распоряжения работодателя. В случае судебных споров этот комплект служит доказательством правомерности внесения данных.
Ответственность за внесение недостоверных сведений
Внесение ложных данных в трудовую книжку нарушает трудовое и административное законодательство. За подделку сведений должностные лица могут быть оштрафованы по статье 5.27 КоАП РФ на сумму от 1 000 до 5 000 рублей. Юридические лица при этом несут штраф до 50 000 рублей.
Работники, ответственные за оформление записей, могут быть подвергнуты дисциплинарным взысканиям, вплоть до увольнения за нарушение трудовой дисциплины. В случаях преднамеренного фальсифицирования документов возможно уголовное преследование по статье 327 УК РФ с наказанием в виде штрафа до 80 000 рублей или лишения свободы до двух лет.
Для снижения рисков следует тщательно проверять достоверность информации и оформлять записи в соответствии с установленными правилами. Все исправления должны сопровождаться подтверждающими документами и заверяться подписью уполномоченного лица.
При обнаружении ошибок необходимо незамедлительно внести корректировки на основании официальных документов, чтобы избежать претензий со стороны контролирующих органов и работников.
Вопрос-ответ:
Можно ли внести пропущенную запись в трудовую книжку задним числом после увольнения?
Да, такая возможность есть. Для этого нужно предоставить подтверждающие документы, например, приказ или справку, подтверждающую факт работы. Работодатель оформляет запись с указанием даты, когда сотрудник фактически работал, и заверяет её подписью и печатью. Запись должна быть сделана корректно, чтобы не возникало сомнений в её достоверности.
Какие документы нужны для подтверждения факта работы при внесении пропущенной записи?
Подтверждением могут служить трудовой договор, приказ о приёме на работу, табели учёта рабочего времени, расчетные ведомости, а также справки с прежнего места работы или бухгалтерские документы. Если документы утеряны, допустимо использовать свидетельские показания или запросить дубликаты из архивов предприятия.
Кто имеет право вносить исправления и дополнять записи в трудовую книжку?
Записи в трудовую книжку вносит работодатель или уполномоченное им лицо, например, кадровая служба. Внести данные самостоятельно сотрудник не может. Если ошибка допущена работодателем, он обязан исправить её по обращению сотрудника, используя подтверждающие документы.
Что делать, если пропущенная запись касается нескольких лет работы на одном предприятии?
Если пропущен большой период работы, записи вносятся по каждому значимому событию — приёму, переводу, увольнению. В случае отсутствия всех документов нужно собрать максимально возможные доказательства, например, архивные справки. Записи оформляют последовательно, без пропусков в датах, чтобы восстановить трудовой стаж.
Можно ли внести пропущенную запись в трудовую книжку без согласия бывшего работодателя?
Нет, такие записи оформляются только работодателем, который может подтвердить факт работы. Если бывший работодатель отказывается, сотрудник может обратиться в трудовую инспекцию или суд для решения вопроса. Самостоятельно делать записи нельзя, это повлечёт недействительность данных.
Кто может оформить пропущенную запись в трудовой книжке и какие документы для этого нужны?
Запись может внести работодатель — сотрудник отдела кадров или ответственное лицо, ведущее трудовые книжки. Для внесения пропущенной записи необходимо предоставить документы, подтверждающие факт трудовой деятельности: приказ о приеме на работу, выписку из журнала регистрации приказов, копии трудового договора или иных подтверждающих документов. Без таких подтверждений внесение записи невозможно.
Что делать, если пропущенная запись должна быть внесена после увольнения сотрудника?
Если ошибка обнаружена после увольнения, внесение записи проводится в присутствии работника или по его письменному заявлению. Работодатель оформляет соответствующий приказ или служебную записку, после чего вносит запись задним числом. При этом в трудовой книжке указывается дата фактического события, а запись подтверждается подписью и печатью организации. Важно, чтобы исправление не искажало хронологию трудовой истории.
Загрузка...
