Как списать копейки по кредиторской задолженности

Остатки в несколько копеек появляются при округлении сумм НДС, валютных разницах и неполных оплатах; по проверкам 2024 года доля таких «копеечных» позиций достигает до 15 % от объёма всех обращений поставщиков. Накопленные мелкие обязательства искажают отчётность, мешают корректно рассчитывать финансовые коэффициенты и увеличивают риск штрафа за завышение пассивов.

Федеральный закон № 402‑ФЗ (ст. 13) разрешает применять порог существенности, а ПБУ 23/2011 относит такую задолженность к прочим доходам, если сумма не существенна. Письмо Минфина № 07‑02‑06/18 от 20.01.2020 рекомендует закрепить лимит, например 0,99 руб., во внутренней учётной политике; при превышении трёхлетнего срока исковой давности никаких дополнительных документов не требуется.

Оптимальный порядок действий: ежемесячная сверка с контрагентами, служебная записка главбуха, приказ руководителя, бухгалтерская запись – Дт 60 (62, 71, 76) → Кт 91.01. Налог на прибыль начисляется как внереализационный доход (п. 18 ст. 250 НК РФ), НДС не выделяется; массив копеек стоит списывать сразу кварталом образования, чтобы не переносить налоговую нагрузку на конец года.

Практика показывает: переход на автоматическое округление платежных позиций в ERP‑системе и ежеквартальное закрытие «копеек» снижает трудозатраты бухгалтерии на до 6 человеко‑часов и исключает доначисления при камеральных проверках. В дальнейших разделах описаны образцы локальных актов, настройка порогов в 1С и способы контроля корректности проводок.

В каких случаях допускается списание копеек с кредиторской задолженности

Списывать копейки разрешено, когда сумма расхождения не превышает минимальной округлённой единицы расчёта, установленной внутренним регламентом организации (чаще – 1 рубль). Например, если после взаимозачёта с поставщиком остаток составляет 0,03 руб., его можно отнести на прочие доходы или расходы без корректировки первичных документов. Основание – п. 7 ПБУ 10/99 и п. 16 ФСБУ 5/2019, которые допускают признание несущественных сумм сразу в отчётном периоде.

Вычеркнуть копейки можно при курсовых разницах, образовавшихся из‑за округления валютных платежей. Банки списывают только полные денежные единицы, поэтому на счёте 60 может остаться, к примеру, 0,52 EUR. После закрытия договора разница конвертируется по последнему курсу ЦБ РФ и уходит на счёт 91‑2 «Прочие расходы»; налоговая база по прибыли не меняется, так как затраты до 40 000 руб. за период считаются несущественными (п. 1 ст. 252 и п. 1 ст. 313 НК РФ).

Допустимо списать копейки, если истёк срок исковой давности (три года с момента, когда кредитор узнал о нарушении). Организация оформляет акт инвентаризации, приказ руководителя и бухгалтерскую справку. Сумма отражается по Дт 60 Кт 91‑1 (доходы) либо Дт 62 Кт 91‑2 (расходы) в зависимости от статуса контрагента. Для подтверждения безопасно приложить выписку из ЕГРЮЛ о ликвидации контрагента или переписку с неудачными требованиями о платеже.

Списание копеек возможно при ошибках округления в кассовых операциях. Если расчёт с покупателем проводился в безналичной форме, а банк зачислил округлённую сумму, бухгалтер вправе сторнировать остаток до 0,99 руб. через субсчёт 57‑1 «Расчёты по эквайрингу», приложив Z‑отчёт и отчёт платёжного агрегатора. Главное – не превышать лимит неучтённой выручки, установленный приказом по учётной политике (обычно 100 руб. в день).

Снимать копейки допустимо при модернизации или выбытии основного средства, когда окончательная стоимость объекта меняется на копеечные величины из‑за уточнения НДС. В этом случае дооценка/обесценение отражается сразу в текущем месяце проводкой Дт 01 (08) Кт 91‑1 или Дт 91‑2 Кт 01 (02), чтобы не затягивать перерасчёт амортизации на будущие периоды.

Рекомендация: закрепите предельный размер списываемых сумм и порядок одобрения (подпись главбуха или приказ директора) в учётной политике. Раз в квартал выгружайте отчёт из 1С по субцентовым остаткам на счетах 60, 62 и 76, чтобы исключить их накопление и снизить риск налоговых претензий.

Нормативные основания для списания незначительных сумм

Право списывать «копеечную» кредиторскую задолженность опирается на несколько нормативных документов, которые позволяют упростить учет при работе с несущественными суммами.

• Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте»: ст. 6 и 13 закрепляют принцип существенности и требуют, чтобы учетная политика содержала критерии признания несущественных показателей.
• ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», п. 6: разрешает применять рациональные способы учета, если это не искажает отчётность. На основании этого пункта компания может установить порог (например, до 1 руб.) для автоматического списания округлённых сумм.
• ПБУ 9/99 «Доходы организации», п. 16 и ПБУ 10/99 «Расходы организации», п. 11: обязывают признавать выявленные при инвентаризации задолженности в составе прочих доходов или расходов того периода, когда возникло основание для их списания.
• Приказ Минфина РФ № 94н (План счетов): операции оформляются проводкой Д 91‑2 «Прочие расходы» – К 60, 62, 68 и др. для уменьшения кредиторской задолженности.
• Письмо Минфина России от 20.06.2019 № 03‑03‑06/1/46651: подтверждает, что сумма до 1 руб. может считаться несущественной и списываться без дополнительных процедур, если это отражено в учетной политике.

Все перечисленные документы действуют на 2025 год, поэтому организация вправе закрепить в учетной политике «порог округления» и списывать незначительные суммы без обращения к кредитору, при условии что это не влияет на достоверность отчётности.

1. Закрепите лимит. В учетной политике пропишите конкретный порог (обычно 1‑10 рублей). Этого требует ст. 6 402‑ФЗ.
2. Проводите инвентаризацию. Раз в год оформляйте акт ИНВ‑17 и сверяйте остатки. Обнаруженные «копейки» подпадают под упрощённый порядок.
3. Издайте приказ. На основании акта составьте приказ руководителя о списании. Включите ссылку на п. 6 ПБУ 1/2008 и указанный лимит.
4. Сделайте проводку. Для кредиторской задолженности: Д 91‑2 К 60 (62). В налоговом учёте это прочий внереализационный доход (подп. 5 п. 4 ст. 271 НК РФ).
5. Храните документы. При проверке потребуется акт инвентаризации, приказ и выписка из учетной политики – этого достаточно, чтобы обосновать правомерность списания.

Следование указанным нормативам минимизирует трудозатраты на обслуживание микросумм и снижает риск претензий со стороны контролирующих органов.

::contentReference[oaicite:0]{index=0}

Документальное оформление списания копеек в бухгалтерии

Списание копеек с кредиторской задолженности оформляется первичным бухгалтерским документом, подтверждающим операцию. На практике используется бухгалтерская справка по форме, утверждённой в организации. В ней указывается дата списания, реквизиты контрагента, сумма задолженности и величина округления, подлежащая списанию.

Основанием для оформления служат данные оборотно-сальдовой ведомости, акты сверки взаиморасчётов, а также учетная политика, в которой должна быть предусмотрена возможность округления задолженности. В бухгалтерской справке отражается аналитика по счёту 60 или 62, в зависимости от вида обязательства. Указывается конкретный документ, из-за которого возникла разница в копейках (например, счёт-фактура, акт выполненных работ или товарная накладная).

Запись в учёте осуществляется проводкой: Дебет 60 (или 62) – Кредит 91.01, если списываются излишки, или Дебет 91.02 – Кредит 60 (или 62), если списывается недостача. Отражение через счёт 91 обеспечивает обособленный учёт прочих доходов и расходов, связанных с округлением.

Документ подписывается главным бухгалтером или иным уполномоченным лицом, а также визируется ответственным за расчёты сотрудником. При наличии внутреннего регламента списание оформляется на основании служебной записки с согласованием с руководством.

При проверке налоговыми органами важно подтвердить экономическую обоснованность операции, наличие документации и внутренней политики по округлению. Это исключает риск признания таких сумм необоснованной выгодой или скрытым доходом.

Порядок отражения операции в бухгалтерском учете

Определите кредиторский договор, по которому осталась незначительная сумма (до 99 коп.). В оборотно‑сальдовой ведомости она отображается на счёте 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» либо 76 «Расчёты с прочими дебиторами и кредиторами» с отдельной аналитикой «Копейки к списанию».

Составьте внутриведомственный акт инвентаризации взаиморасчётов и приказ руководителя о списании остатка. Датой списания в бухгалтерии становится дата приказа, чтобы доход отразился в том же налоговом периоде.

Сделайте бухгалтерскую проводку: Дебет 60 (76) – Кредит 91‑1 «Прочие доходы». Эта запись аннулирует обязательство и одновременно формирует вне‑реализационный доход. Использование счёта 91‑1 согласуется с п. 7 ПБУ 9/99: доходы признаются в момент, когда обязательство прекращается.

В конце месяца закройте счёт 91: Дебет 91‑9 – Кредит 99, чтобы результат отразился на счёте учёта финансовых результатов. Для удобства контролёров выделите строку «Списанные копейки» в расшифровке к форму 2 отчётности (код 2330 «Прочие доходы»).

Налог на прибыль: включите сумму в состав внереализационных доходов по п. 18.1 ст. 250 НК РФ. Если организация применяет упрощённую систему налогообложения «доходы минус расходы», копейки увеличивают налоговую базу на дату списания приказа.

Рекомендуется ежеквартально просматривать оборотно‑сальдовую ведомость и консолидировать копеечные остатки одним приказом, чтобы не плодить документы на каждый договор. Это снижает трудозатраты и исключает копейки из отчётности до окончания года.

Налогообложение при списании остатка задолженности в копейках

Сумма до 1 руб. при окончательном закрытии обязательства квалифицируется как экономическая выгода, поэтому у должника она относится к внереализационному доходу на дату признания (п. 18 ст. 250 НК РФ). Увеличить налоговую базу нужно даже при использовании упрощённой системы налогообложения – доход отражают по кассовому методу (п. 1 ст. 346.17 НК РФ).

Кредитор, напротив, формирует внереализационный расход в момент списания (п. 7 ст. 265 НК РФ). Учесть копейки в расходах разрешено независимо от их величины, но только при документальном подтверждении: приказ руководителя, акт инвентаризации, бухгалтерская справка.

НДС с копеек не корректируется, если основание для списания не связано с изменением стоимости товаров или услуг. Дополнительные счета‑фактуры не выписывают, потому что налог уже исчислен при первоначальной операции (п. 1 ст. 168 НК РФ; Письмо ФНС № СД‑4‑3/3575@ от 28.03.2025).

Чтобы исключить споры с налоговой инспекцией:

– оформляйте приказ о регулярном (раз в квартал) списании незначительных сумм;

– храните итоговый акт сверки с контрагентом;

– фиксируйте проводки в рабочем плане счетов: Д 91‑2 К 60 (должник) или Д 91‑2 К 62 (кредитор).

Практика проверок показывает: при наличии первички инспекторы не оспаривают учёт копеек как дохода или расхода. Отсутствие документов приводит к доначислению налога на прибыль и штрафу по ст. 122 НК РФ.

Ошибки при списании копеек и способы их исправления

Частые ошибки при списании копеек по кредиторской задолженности связаны с неверным оформлением документов, неправильным отражением операций в бухгалтерском учете и несоблюдением нормативных требований. Наиболее распространённые из них:

1. Ошибка в сумме списания – внесение в документы суммы, превышающей остаток копеек. Это приводит к искажению данных в учете и налоговой отчетности.

2. Отсутствие или неправильное обоснование списания – отсутствие ссылки на нормативные акты или внутренние документы, регламентирующие списание незначительных сумм.

3. Ошибочное отражение операции в счетах – списание копеек с неправильных счетов бухгалтерского учета, что ведет к расхождениям в отчетности.

4. Несвоевременное оформление документации – задержка в оформлении акта списания, что осложняет проведение проверок и корректировку данных.

Для устранения ошибок применяются следующие меры:

Регулярный контроль остатков копеек и своевременная корректировка учетных данных позволяют избежать накопления ошибок и претензий со стороны контролирующих органов.

Хранение и архивирование документов по операциям списания

Документы, подтверждающие списание копеек по кредиторской задолженности, подлежат хранению в соответствии с требованиями Федерального закона № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и приказа Минфина России № 183н. Минимальный срок хранения составляет пять лет с момента проведения операции.

Для обеспечения сохранности оригиналов документов рекомендуется организовать отдельное хранилище или выделенный раздел в архиве бухгалтерии, где будет регистрироваться приход и выдача документов по операциям списания. Все бумаги должны иметь уникальные регистрационные номера и даты составления.

Архивирование допускается как в бумажном виде, так и в электронном формате, при условии соответствия требованиям безопасности и целостности данных. Электронные копии должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью и иметь возможность проверки подлинности.

При передаче документов на хранение в архив нужно составлять опись и акт приемки, указывая наименование документов, даты и суммы списания. Это снижает риск потери информации и упрощает поиск данных при проверках.

При смене ответственных лиц за хранение документов необходима фиксация в служебных записках с указанием даты передачи, что обеспечивает ответственность и контроль над сохранностью архивных материалов.

Регулярный контроль состояния архива и корректности оформления документов по списанию копеек позволяет избежать штрафных санкций и нарушений требований контролирующих органов.

Вопрос-ответ:

Какие нормативные документы регулируют списание копеек по кредиторской задолженности?

Списание незначительных сумм, в том числе копеек, регулируется несколькими нормативными актами. В первую очередь, это Положение по бухгалтерскому учету «Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками» (ПБУ 10/99), а также Федеральный закон «О бухгалтерском учете». Кроме того, важны рекомендации Минфина и методические письма, в которых уточняется допустимость списания мелких остатков при условии их документального подтверждения и согласования с аудиторскими требованиями. Организации также должны учитывать внутренние учетные политики, закрепленные в учетной политике компании.

Как правильно оформить документы для списания копеек по кредиторской задолженности?

Для списания копеек необходимо подготовить приказ или распоряжение руководителя организации, в котором фиксируется решение о списании конкретной суммы задолженности. К приказу прилагается акт сверки с контрагентом, подтверждающий согласие сторон, либо иные документы, подтверждающие невозможность взыскания мелких сумм. В бухгалтерском учете формируется проводка на списание с указанием оснований. Все документы должны храниться в течение установленного срока, чтобы подтвердить законность операции при проверках.

Можно ли списывать копейки без согласия контрагента?

В большинстве случаев списание мелких сумм по кредиторской задолженности без согласия контрагента возможно, если сумма действительно незначительна и взыскивать ее экономически нецелесообразно. Однако для уменьшения рисков лучше иметь письменное подтверждение или хотя бы уведомление контрагента. Внутренние нормативы организации могут предусматривать обязательное согласование с контрагентом. При отсутствии согласия важно документально обосновать решение о списании и зафиксировать его в учетных регистрах.

Как отражается списание копеек в бухгалтерском учете и влияет ли оно на налоговую базу?

В бухгалтерском учете списание мелких остатков отражается проводкой на счет учета прочих доходов или расходов в зависимости от характера задолженности. При списании копеек по кредиторской задолженности чаще всего формируется прочий расход, уменьшающий финансовый результат. С точки зрения налогообложения, списание мелких сумм не всегда влияет на налоговую базу, если оно связано с реальным отсутствием задолженности и подтверждено документально. Важно соблюдать требования налогового законодательства и иметь подтверждающие документы на случай проверки.