Как списать печать и штамп и правильно оформить

Списание печатей и штампов требует строгого соблюдения нормативных требований и правильного оформления документов. Ошибки в процедуре могут привести к юридическим рискам и проблемам с контролирующими органами. Важно учитывать, что списание возможно только при утрате функциональной необходимости, порче, износе или замене печати.

Правильное оформление сопровождающих документов – обязательное условие для подтверждения списания. Помимо акта, может потребоваться приказ, в котором отражается решение об отзыве печати. Все записи должны быть сделаны аккуратно, без исправлений, с указанием дат и подписей ответственных лиц. Несоблюдение этих требований нередко вызывает вопросы у аудиторов и контролеров.

Причины и основания для списания печатей и штампов

Списание печатей и штампов осуществляется при наличии конкретных оснований, закреплённых во внутренних нормативных документах организации и регламентированных законодательством. Наиболее распространённая причина – физический износ. При значительном повреждении оттиска, деформации или невозможности точной идентификации реквизитов использование печати становится недопустимым.

Основанием для списания также служит утрата актуальности. Это возможно в случае изменения наименования организации, юридического адреса, организационно-правовой формы либо при реорганизации (слияние, присоединение, преобразование) или ликвидации юридического лица. В таких случаях старая печать теряет юридическую значимость.

Ещё одной причиной является утрата печати или штампа – при условии документального подтверждения данного факта (акт, служебная записка, объяснительная). При подозрении на несанкционированное использование также инициируется процедура списания, с последующим уведомлением органов внутренних дел, если требуется.

Временное или полное прекращение деятельности филиала, представительства либо упразднение структурного подразделения, на балансе которого находится печать, также служит обоснованием для её списания. В этом случае оформляется соответствующее решение руководства и составляется акт о невозможности дальнейшего использования.

При внедрении электронного документооборота и отказе от использования бумажных оригиналов со штампами и печатями может быть принято управленческое решение о списании соответствующих клише. Это требует закрепления в локальных нормативных актах и внесения изменений в регламент документооборота.

Порядок инвентаризации и выявления непригодных печатей и штампов

Инвентаризация печатей и штампов проводится с целью контроля за их фактическим наличием, состоянием и пригодностью к дальнейшему использованию. Процедура обязательна перед списанием, передачей или уничтожением таких объектов.

Проводить инвентаризацию следует не реже одного раза в год, а также при смене материально ответственного лица или ликвидации организации. Ответственным за организацию и проведение инвентаризации назначается сотрудник приказом руководителя.

• Формируется комиссия из не менее чем трёх человек, включая представителя бухгалтерии и сотрудника, на которого оформлена материальная ответственность за печати и штампы.
• Комиссия получает опись зарегистрированных печатей и штампов, с указанием их наименования, учетного номера, места хранения и даты последней проверки.
• Каждый экземпляр извлекается и проверяется на физическое состояние: читаемость оттиска, наличие повреждений, следов постороннего вмешательства.
• Непригодными признаются печати и штампы с искаженными или неразборчивыми оттисками, повреждениями корпуса, а также утратившие актуальность из-за изменения реквизитов организации.

По итогам проверки составляется акт, в котором указываются:

1. Все выявленные экземпляры, признанные непригодными.
2. Обоснования признания каждого экземпляра непригодным.
3. Предложения по дальнейшим действиям – списание и уничтожение.

Акт подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем. Только после этого возможно официальное списание и дальнейшее оформление уничтожения.

Документальное оформление акта списания печати или штампа

В состав акта включаются обязательные реквизиты:

• наименование организации и ее структурного подразделения (при наличии);
• дата и место составления акта;
• состав комиссии с указанием должностей и ФИО членов;
• основание для списания (износ, повреждение, изменение наименования, прекращение деятельности);
• описание печати или штампа: тип, оттиск, регистрационный номер, дата изготовления, учетный номер в журнале;
• сведения о способе уничтожения (например, механическое разрушение клише);
• подписи членов комиссии и руководителя организации.

Для юридической силы акта необходимо его подписание всеми членами комиссии, после чего он регистрируется в общем делопроизводстве и подшивается в номенклатурное дело. При наличии внутреннего приказа о создании комиссии ссылка на него должна быть включена в текст документа.

После составления акта производится уничтожение печати или штампа в присутствии комиссии. Факт уничтожения фиксируется отдельной фразой в акте с указанием способа и времени проведения процедуры.

Образцы и требования к акту списания печатей и штампов

Акт списания печатей и штампов оформляется в письменной форме и подписывается комиссией, назначенной приказом руководителя организации. Документ составляется в единственном экземпляре и хранится в архиве организации согласно внутреннему регламенту делопроизводства.

В акте обязательно указываются следующие реквизиты:

• наименование организации, составившей акт;
• дата и место составления;
• основание для списания (износ, изменение данных, утрата юридической силы и т.д.);
• состав комиссии с указанием должностей и ФИО членов;
• описание каждой списываемой печати или штампа (наименование, номер, оттиск, учетный номер);
• способ уничтожения (например, механическое разрушение, с указанием способа);
• подписи членов комиссии и руководителя;
• приложение: оттиски до уничтожения (если требуется внутренними правилами).

Ниже приведен образец заполненного акта:

При необходимости к акту прикладываются копии сопутствующих документов: приказ о создании комиссии, служебные записки, учетные карточки. Оформление акта должно соответствовать требованиям делопроизводства, принятого в организации.

Ответственные лица за процедуру списания и их полномочия

Руководитель организации утверждает состав комиссии по списанию печатей и штампов, издаёт соответствующий приказ и несёт общую ответственность за соблюдение установленного порядка. Он имеет право назначать ответственных лиц, а также утверждать акт списания и иные сопровождающие документы.

Комиссия по списанию формируется из сотрудников, не связанных с изготовлением или хранением печатей и штампов. В состав комиссии обязательно включается представитель службы безопасности или внутреннего контроля, сотрудник бухгалтерии, а также специалист по документообороту. Комиссия проводит осмотр, фиксирует состояние предметов, проверяет инвентарные данные, оформляет акт и передаёт его на утверждение руководству.

Материально ответственное лицо (МОЛ), на котором числится печать или штамп, обязано передать их комиссии для проверки. МОЛ предоставляет пояснения о причинах списания и подтверждает факт утраты, повреждения или истечения срока использования. Без участия МОЛ списание не допускается.

Сотрудник делопроизводства обеспечивает соответствие документации нормативным требованиям. Он оформляет акт списания, проверяет наличие регистрационных данных, сверяет даты приказов и отвечает за правильность внесения информации в журнал учёта.

Служба безопасности контролирует уничтожение списанных печатей и штампов. Её представитель удостоверяет факт уничтожения и подписывает соответствующую часть акта. При необходимости составляется дополнительный акт об уничтожении с указанием способа (механическое разрушение, термическое воздействие и пр.).

Каждое из указанных лиц действует в пределах своих должностных обязанностей, определённых внутренними регламентами и локальными нормативными актами организации.

Порядок уничтожения списанных печатей и штампов с подтверждающими документами

Уничтожение списанных печатей и штампов осуществляется в строгом порядке, установленном внутренними регламентами организации и с обязательной фиксацией всех действий в сопроводительных документах. Основной способ уничтожения – механическое повреждение до полной невозможности дальнейшего использования: разрезание, раздробление, разрушение клише или металлических элементов.

Процедура уничтожения проводится в присутствии комиссии, состав которой утверждается отдельным приказом. В нее входят представители службы безопасности, ответственный за учет печатей, а также представитель юридического отдела. Участники комиссии подписывают акт об уничтожении, в котором фиксируются дата, способ уничтожения, наименование печати или штампа, ее (его) учетный номер и основание для списания.

Акт об уничтожении составляется в двух экземплярах: один передается в архив предприятия, второй – в бухгалтерию или подразделение, ответственное за материальный учет. Подписи всех членов комиссии обязательны. При необходимости акт может быть дополнен фотофиксацией процесса уничтожения и приложением копии ранее утвержденного акта списания.

Если печать или штамп ранее были зарегистрированы в государственных органах (например, в банке или нотариальной палате), после уничтожения направляется уведомление об исключении объекта из реестра с приложением копии акта. Вся документация хранится согласно срокам, установленным в номенклатуре дел организации.

Регистрация списанных печатей и штампов в учетных документах организации

После утверждения акта о списании печатей и штампов, информация о списанных экземплярах подлежит обязательной регистрации в учетных документах. Это необходимо для обеспечения прозрачности внутреннего контроля и предотвращения несанкционированного использования.

В первую очередь вносятся изменения в журнал учета печатей и штампов. В соответствующей строке указывается дата списания, основание (ссылка на номер и дату акта), а также сведения о лице, ответственном за уничтожение. Отдельно фиксируется способ уничтожения (например, механическое разрушение, термическая обработка).

При наличии внутренней учетной карточки на каждую печать или штамп в ней также проставляется отметка о списании с подписью лица, внесшего запись, и указанием регистрационного номера акта списания. Карточка архивируется с отметкой «Списано», а сама печать подлежит физическому уничтожению.

Если организация использует электронную систему учета, все действия фиксируются в системе с обязательным прикреплением скан-копий подтверждающих документов. Электронная запись должна содержать все ключевые параметры: идентификатор печати, дату регистрации списания, ФИО ответственного сотрудника, ссылку на акт списания и подтверждение факта уничтожения.

Рекомендуется вести отдельный журнал списанных печатей, в котором отражаются все случаи списания с сохранением хронологии. Это упрощает аудит и внутренние проверки, а также исключает повторное появление списанных реквизитов в делопроизводстве.

Регистрация считается завершённой только после того, как информация о списании внесена во все соответствующие регистры, включая архивные базы, если это предусмотрено внутренним регламентом.

Вопрос-ответ:

Нужно ли оформлять акт при списании каждой печати или достаточно общего документа?

При списании каждой печати или штампа оформляется отдельный акт. Это позволяет зафиксировать конкретные характеристики изделия, причину его выбраковки, а также дату списания. Общий документ допускается только при одновременном списании нескольких экземпляров с аналогичными параметрами и одинаковыми основаниями для вывода из использования. В любом случае в акте указываются инвентарный номер (если применимо), описание внешнего состояния и отметка об уничтожении.

Кто принимает решение о списании печати и кто подписывает документы?

Решение о списании принимает руководитель организации или уполномоченное им лицо на основании служебной записки или заключения ответственного сотрудника. Документы о списании подписываются как минимум тремя участниками комиссии: председателем, представителем материально-ответственного подразделения и сотрудником службы безопасности или архива (если предусмотрено внутренним регламентом). Также акт визируется главным бухгалтером, если печать числится в учёте.

Какие документы необходимо оформить при списании печатей и штампов?

При списании печатей и штампов необходимо оформить несколько обязательных документов. В первую очередь это акт списания, который составляется на основании проверки их состояния и соответствующих решений. Также важно учитывать регистрацию списанных печатей в учётных документах организации, где должны быть отражены данные о печатях, их номерах и причинах списания. Эти документы фиксируют процесс списания и являются юридически значимыми при проверках или аудите.

Что делать с печатями, которые невозможно использовать, но еще не списаны?

Если печать или штамп не могут быть использованы по причине износа, повреждений или утраты, их необходимо признать непригодными для дальнейшего использования. Для этого составляется акт о невозможности использования, в котором указывается причина и состояние печати. На основании этого акта печать списывается с регистрацией в учётных документах, а также может быть уничтожена в установленном порядке, если её нельзя передать на хранение.

Как правильно оформить акт списания печатей и штампов?

Акт списания печатей и штампов должен содержать следующие данные: наименование организации, дату составления акта, перечень списанных печатей с указанием их номера, причины списания, а также подписи ответственных лиц. В акте должно быть указано, кто именно провел проверку состояния печатей, кто ответственен за их уничтожение (если оно необходимо) и кто подписал акт. Все эти детали должны быть зафиксированы в документе, чтобы процесс списания был юридически корректным и прозрачным.

Какие документы необходимы для списания печатей и штампов в организации?

Для списания печатей и штампов в организации требуется подготовить несколько ключевых документов. Во-первых, необходимо составить акт списания, в котором будет зафиксирован факт списания печатей или штампов. В нем указываются реквизиты печати, дата ее использования и причина списания. Также важно приложить инвентаризационный список, в котором должны быть указаны все печати и штампы, подлежащие списанию. В некоторых случаях может потребоваться заключение ответственного лица, подтверждающего, что печать действительно вышла из строя или устарела. Все эти документы подписываются ответственными лицами и утверждаются руководителем организации.

Какие существуют требования к оформлению акта списания печатей и штампов?

Оформление акта списания печатей и штампов должно быть четким и соответствовать установленным стандартам. В акте должны быть указаны точные данные о печати или штампе, включая ее номер, дату последнего использования, а также причины для списания. Акт подписывается лицами, ответственными за ведение учета печатей и штампов, а также руководителем организации. Необходимо приложить подтверждающие документы, такие как инвентаризационные ведомости или справки, которые подтверждают необходимость списания. Важно, чтобы акт был оформлен в двух экземплярах: один остается в организации, а второй направляется в архив.