Журнал приема-сдачи дежурств – это не формальность, а рабочий инструмент, который позволяет фиксировать передачу ответственности между сменами, отслеживать важные события и контролировать выполнение задач. Он особенно важен в организациях с круглосуточным режимом работы: в охране, на производстве, в медучреждениях, на объектах с повышенной опасностью.
Основное правило – фиксировать только факты. В журнале не должно быть обобщений, оценочных суждений и лишних слов. Каждая запись должна отвечать на три вопроса: что произошло, во сколько и кто ответственен. Например: «04:15 – поступил сигнал тревоги с зоны 3. Проверку провел охранник Петров. Ложное срабатывание». Это гораздо полезнее, чем запись вроде «все спокойно».
Ответственность за ведение журнала лежит на сотрудниках, принимающих и сдающих смену. Подписи обеих сторон обязательны: без этого запись не имеет юридической силы. При отсутствии замечаний дежурный обязан прямо указать: «Замечаний нет». Любая передача смены без подписей или с пропусками в записях – повод для внутреннего разбора или дисциплинарных мер.
Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписью ответственного лица. Записи делаются разборчиво, без исправлений, только черной или синей ручкой. В случае ошибки – зачеркнуть одной чертой, внести правильную запись рядом, указать ФИО и подпись. Использование корректоров и заклеек недопустимо.
Что указывается в графах журнала и как это оформлять
Дата и время смены фиксируются в формате: день, месяц, год и точное время начала и окончания дежурства (например, 25.06.2025, с 08:00 до 20:00). Эти данные вносятся с привязкой к сменному графику и не подлежат сокращениям или интерпретациям.
Фамилия, имя, отчество сдающего и принимающего смену указываются полностью, без инициалов. Записи делаются разборчиво, от руки, без исправлений. При наличии электронной формы – без автозамены или сокращений. Под каждой фамилией ставится собственноручная подпись сотрудника.
Техническое состояние оборудования описывается по факту. Указываются любые отклонения: сбои, включённые резервные линии, неполадки, завершённые или незавершённые ремонтные работы. Не допускается использование формулировок вроде «всё в порядке» – нужно конкретизировать, какие именно системы проверены и в каком они состоянии.
Происшествия и внештатные ситуации записываются в хронологическом порядке с указанием времени, краткого описания сути, принятых мер и результата. Если инцидент требует расследования или докладной, это также отражается в журнале с пометкой «доклад направлен».
Поручения и указания фиксируются дословно, с обязательным указанием должности и ФИО лица, давшего распоряжение. Если указание было выполнено в течение смены – делается пометка «выполнено», с подписью исполнителя.
Приём и сдача ключей, печатей, средств связи отмечаются отдельно. Указывается перечень переданных предметов, их количество и состояние (например, рация – 2 шт., зарядные устройства – 2 шт., печать склада №5 – 1 шт.). Обязательно – подписи обеих сторон.
Прочие замечания – это отдельная графа, куда вносят всё, что не вошло в вышеуказанные разделы, но имеет значение для обеспечения непрерывности дежурства. Например, информация о закрытых зонах, временном отключении сигнализации, нестандартной загрузке.
Как фиксировать время начала и окончания дежурства
Точное указание времени начала и окончания дежурства – ключевой элемент записи. Эти данные позволяют установить фактическое время передачи ответственности и выявить возможные отклонения от установленного графика.
- Время указывается в формате 24-часового отсчёта – например, 08:00 или 20:00. Использование «а.м./р.м.» не допускается.
- Фиксировать нужно фактическое время, а не плановое. Если дежурный начал смену с опозданием – это должно быть отражено.
- Запись времени делается разборчиво, без сокращений и исправлений. Допустимо использование только арабских цифр.
При заполнении графы:
- Сначала вписывается время начала дежурства (прием смены).
- Затем – время окончания (сдача смены).
- Если дежурство прерывалось (например, по причине замены), необходимо указать оба промежутка времени с соответствующим комментарием в графе «Примечания».
В случае круглосуточных смен фиксируются значения на границе суток – например, 08:00 – 08:00 следующего дня. Это позволяет избежать путаницы и сохранить хронологическую последовательность.
Подписи сдающего и принимающего должны подтверждать указанные значения. При спорных ситуациях важно иметь доступ к журналу учета рабочего времени или нарядам.
Какие события и инциденты обязательно отражать в журнале
Все отклонения от штатного режима работы необходимо фиксировать в журнале дежурств без исключений. Это не только вопрос дисциплины, но и юридической защиты персонала. Ниже – перечень ситуаций, которые требуют обязательной записи.
1. Аварийные и нештатные ситуации. Перебои в электроснабжении, утечка воды, задымление, сбои в работе оборудования, отключение систем безопасности – всё это должно быть зафиксировано с точным временем, кратким описанием, фамилией сотрудника, выявившего проблему, и предпринятыми мерами.
2. Вызов экстренных служб. Факт вызова скорой, пожарных, полиции или аварийной службы указывается с указанием причины вызова, времени прибытия, действий прибывших специалистов и результата инцидента.
3. Нарушения пропускного режима и охраны объекта. Попытки несанкционированного прохода, обнаружение посторонних, инциденты с турникетами, неисправности камер видеонаблюдения – все случаи должны быть зафиксированы по факту, без интерпретаций.
4. Инструктажи, обходы и проверки. Проведение целевых инструктажей, внеплановых проверок, технических обходов (например, в ночное время) фиксируется с указанием времени, ответственных лиц и краткого итога.
5. Передача ключей, пломб, материальных ценностей. Любая передача должна быть задокументирована с точной формулировкой: что передано, от кого и кому, под роспись, с указанием времени. Это исключает споры и недоразумения при смене дежурства.
6. Замечания и нарушения со стороны персонала. Опоздание сменщика, появление в нетрезвом виде, отказ от выполнения обязанностей, конфликтные ситуации – всё это также фиксируется. Важно указать свидетелей и, при необходимости, приложить объяснительные позже.
7. Все действия в случае тревоги или эвакуации. Даже если тревога оказалась ложной, необходимо записать факт срабатывания системы, реакцию персонала и дальнейшие действия. Это помогает выявлять ошибки и повышать готовность.
Запись каждого события оформляется строго в хронологическом порядке, без пропусков. Недопустимо вносить задним числом или по памяти – фиксация должна происходить сразу после события. Журнал ведётся от руки, разборчивым почерком, с подписью ответственного за запись.
Как вносить информацию о передаче ключей, документов и оборудования
Для ключей обязательно указываются: номера ключей, наименование помещений или объектов, к которым они относятся, а также наличие подписей сдающего и принимающего дежурного. Если используется ключевая книга или шкаф с учётом, в журнале указывается номер ячейки или отметка по реестру.
Передача документов оформляется с перечислением их точных наименований, регистрационных номеров (если есть) и количества экземпляров. Особое внимание следует уделить журналам, инструкциям, актам и служебной переписке, которые должны оставаться доступными следующей смене в полном объёме.
Передача оборудования фиксируется по его наименованию, инвентарному номеру (если присвоен), текущему состоянию (исправен, требуется проверка, в ремонте) и расположению. В случае выявления повреждений или неисправностей это отдельно указывается с кратким описанием и указанием, кем и когда выявлено.
Каждая запись сопровождается подписью обеих сторон. Если передача осуществляется через третье лицо (например, при смене без личной встречи), в журнале делается поясняющая запись с указанием причины и ФИО уполномоченного сотрудника.
Кто подписывает запись и что делать при отсутствии ответственного
Запись в журнале приема-сдачи дежурств подписывают обе стороны: дежурный, сдающий смену, и дежурный, принимающий смену. Подписи подтверждают факт передачи и приемки дежурства, включая оборудование, документацию, ключи и информацию о происшествиях.
Если в организации предусмотрен ответственный от руководства (например, дежурный по объекту, начальник смены, инженер службы эксплуатации), его подпись также обязательна. Это фиксирует административный контроль за процессом смены дежурства и позволяет исключить спорные ситуации при возникновении инцидентов.
При отсутствии одной из сторон возможны следующие действия:
- Нет принимающего дежурного: лицо, сдающее смену, делает запись о невозможности передачи дежурства и уведомляет руководителя смены или дежурного по подразделению. До прибытия сменщика он продолжает нести ответственность за участок.
- Нет ответственного от администрации: оба дежурных ставят подписи, а в графе «подпись ответственного» делается отметка: «отсутствует», с указанием причины (например, «в отъезде», «на выезде», «в отпуске»). Также желательно фиксировать это в служебной записке или акте.
В случае спорной ситуации (например, отказ от подписи, несогласие с переданной информацией), составляется отдельный акт произвольной формы, подписанный участниками конфликта и представителем руководства. Акт прилагается к журналу.
Подписи и отметки должны быть разборчивыми. Запрещено подписывать за других лиц, использовать инициалы без расшифровки или оставлять пустые строки. При ошибке – одна тонкая зачёркнутая линия, рядом – новая запись с пометкой «исправлено», инициалами и подписью.
Как исправлять ошибки и пропуски в записях без нарушения требований
Исправление записей в журнале допускается только при условии сохранения читаемости и прозрачности изменений. Для исправления ошибки зачеркните неправильную информацию одной ровной линией, чтобы она оставалась видимой, и впишите корректные данные рядом или сверху.
Запрещено использовать корректор, замазывать или стирать записи. Если ошибка слишком большая, сделайте новую запись с пометкой «Исправление записи от ___ (дата, время)».
При пропуске строк в журнале не удаляйте и не замазывайте их. Оставьте пустое место и сделайте соответствующую пометку, например, «Строка пропущена по причине ___». Это важно для обеспечения непрерывности документа.
Все исправления должны быть подтверждены подписями дежурных лиц, участвующих в записи. При отсутствии возможности сразу подписать исправление, добавьте отметку о том, кто и когда его сделает.
Если требуется внести уточнения или дополнения, оформляйте их отдельной записью с ссылкой на ошибочную строку (например, «Дополнение к записи №___ от ___»).
Не меняйте даты и время уже сделанных записей. Корректировать можно только содержимое, при этом указывайте дату и время внесения исправления.
Вопрос-ответ:
Какие сведения обязательно нужно указывать в журнале приема сдачи дежурств?
В журнале необходимо фиксировать точное время начала и окончания дежурства, фамилии и должности лиц, принимающих и сдающих смену. Также следует подробно описывать передаваемые обязанности, состояние оборудования, наличие ключей, документов и других материальных ценностей. Все записи должны быть четкими и отражать фактическое состояние дел на момент передачи ответственности.
Как правильно исправлять ошибки или пропуски в уже сделанных записях?
Ошибки исправляют путем однократного перечеркивания неправильной информации так, чтобы она оставалась читаемой, а рядом или сверху делают корректную запись. Исправление должно быть подтверждено подписями обеих сторон дежурства, чтобы исключить сомнения в подлинности изменений. Нельзя использовать корректирующую жидкость или полностью зачеркивать записи, так как это нарушает требования к ведению документации.
Что делать, если ответственный за сдачу или прием дежурства отсутствует в момент передачи?
В таком случае запись в журнале подписывает лицо, фактически осуществляющее сдачу или прием дежурства. При отсутствии ответственного рекомендуется сделать отдельную пометку с объяснением ситуации, указать причину отсутствия и дату. Важно, чтобы запись оставалась прозрачной и исключала возможность споров в будущем.
Какие события и происшествия нужно фиксировать в журнале во время дежурства?
В журнале обязательно отражают любые значимые происшествия — аварии, неполадки оборудования, изменения в графике работы, случаи нарушения дисциплины, а также переданные замечания или указания от руководства. Такие записи должны быть подробными, чтобы следующая смена могла получить полную картину и быстро сориентироваться в текущем состоянии дел.
Как правильно оформлять передачу ключей, документов и оборудования в журнале?
Передача материальных ценностей в журнале отражается с указанием точного перечня, количества и состояния передаваемых объектов. Запись должна содержать имена лиц, передающих и принимающих, дату и время передачи. При наличии специфических условий (например, временные ограничения или особый порядок хранения) эти детали тоже следует указать, чтобы избежать недоразумений и спорных ситуаций.
Какие основные данные обязательно нужно фиксировать при передаче дежурства в журнале?
В журнале приема-сдачи дежурств необходимо записывать точное время начала и окончания смены, ФИО передающего и принимающего дежурного, а также ключевые события или замечания, произошедшие за время дежурства. Кроме того, важно зафиксировать состояние оборудования, наличие переданных ключей, документов или других ресурсов, чтобы избежать недоразумений. Записи должны быть понятными и однозначными, без сокращений и ошибок.
Что делать, если при заполнении журнала обнаружена ошибка или пропуск в записи?
Ошибки и пропуски в журнале исправляют аккуратно, не удаляя и не замазывая первоначальную информацию. Для исправления делают одну черту через ошибочный текст так, чтобы он оставался читаемым, и рядом вписывают правильные данные. Затем дежурный, который вносит исправление, ставит подпись с расшифровкой, а при необходимости указывают дату корректировки. Такой порядок обеспечивает прозрачность и сохраняет достоверность документа.
Загрузка...
