СЗВ-М – это ежемесячная форма, которую работодатели обязаны представлять в Пенсионный фонд России (ПФР) с 2016 года. Отчет содержит сведения о застрахованных лицах, с которыми у организации или индивидуального предпринимателя заключены трудовые или гражданско-правовые договоры, предусматривающие уплату страховых взносов в ПФР.
Сдача СЗВ-М является обязательной для всех страхователей, включая юридические лица, индивидуальных предпринимателей с наемными работниками, а также адвокатов, нотариусов и иных лиц, занимающихся частной практикой при наличии с ними договорных отношений. Если организация в отчетном месяце не осуществляла выплаты, но с работниками сохранялись договорные отношения, отчет все равно подается.
Форма СЗВ-М должна подаваться не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным. Например, за июнь 2025 года отчет нужно представить до 15 июля. За несвоевременную сдачу или предоставление недостоверных сведений предусмотрен штраф – 500 рублей за каждое лицо, по которому допущена ошибка или пропуск.
Сведения включают фамилию, имя, отчество (при наличии), СНИЛС и ИНН каждого застрахованного лица. Данные должны быть идентичны информации, указанной в паспорте и страховом свидетельстве. Рекомендуется регулярно проверять актуальность персональных данных сотрудников, чтобы избежать штрафных санкций.
Что означает отчет СЗВ-М и зачем он нужен Пенсионному фонду
Отчет СЗВ-М обязателен даже при наличии одного сотрудника. Его подают все работодатели, включая ИП с наемными работниками, независимо от системы налогообложения. Если деятельность приостановлена, но трудовой договор не расторгнут – отчет все равно сдается.
ПФР использует данные СЗВ-М для:
- актуализации сведений индивидуального лицевого счета каждого застрахованного лица;
- контроля уплаты страховых взносов и соблюдения сроков трудовых отношений;
- подтверждения страхового стажа при оформлении пенсии;
- выявления несоответствий между отчетностью и фактическими выплатами.
Отчетность влияет на корректность пенсионных прав работников. При отсутствии сведений за какой-либо месяц, период может быть не засчитан в стаж. Поэтому важно соблюдать сроки подачи – не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным.
Нарушение сроков сдачи СЗВ-М влечет штраф 500 рублей за каждое застрахованное лицо. При систематических нарушениях возможна проверка со стороны ПФР и доначисление страховых взносов.
Кто обязан сдавать СЗВ-М: полный перечень плательщиков
Обязанность представлять отчет СЗВ-М установлена для всех страхователей, у которых есть застрахованные лица. Под застрахованными лицами понимаются физические лица, с которыми заключены трудовые или гражданско-правовые договоры, если по ним начисляются взносы на обязательное пенсионное страхование.
Сдавать СЗВ-М должны:
– организации, заключившие трудовые договоры с работниками, независимо от режима налогообложения и системы учета (в том числе упрощенной);
– индивидуальные предприниматели, если они нанимают работников по трудовым договорам или договорам ГПХ, облагаемым страховыми взносами;
– адвокаты, нотариусы, арбитражные управляющие и иные лица, занимающиеся частной практикой, в случае привлечения сотрудников с обязательным пенсионным страхованием;
– иностранные организации, ведущие деятельность в РФ через представительства и нанимающие работников на территории РФ;
– работодатели, заключившие договор с пенсионером, даже если по нему не уплачиваются взносы (сам факт наличия договора уже является основанием для включения лица в отчет);
– работодатели, направляющие работников в отпуска без сохранения заработной платы, в том числе на длительный срок, – отчет по таким лицам также обязателен.
Если в отчетном месяце у страхователя не было застрахованных лиц, отчет СЗВ-М не подается. Исключение – случаи, когда в предыдущих периодах сведения были представлены ошибочно и требуется подача отменяющего или корректирующего отчета.
Какой срок сдачи отчета СЗВ-М установлен законом
Срок предоставления формы СЗВ-М строго определён законодательством. Отчет необходимо подавать ежемесячно – не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным.
Если крайний срок выпадает на выходной или праздничный день, то дата сдачи переносится на ближайший следующий рабочий день. Например, если 15 число – это воскресенье, то сдать отчет можно в понедельник без риска получить штраф.
Форма представляется в электронном виде через систему электронного документооборота, если в штате числится 25 и более застрахованных лиц. При меньшем количестве допускается бумажная подача, но также в срок до 15 числа.
Ответственность за нарушение срока:
- Штраф за несвоевременную сдачу – 500 рублей за каждого застрахованного, включенного в отчет.
- Даже при отсутствии выплат или деятельности в отчетном месяце, если заключён хотя бы один договор с физическим лицом, СЗВ-М обязателен.
Для минимизации рисков рекомендуется подавать отчет заблаговременно, не дожидаясь крайней даты. Это позволяет учесть возможные технические сбои или ошибки в файле.
Какие данные включаются в форму СЗВ-М и как их заполнять
Форма СЗВ-М состоит из титульной части и раздела, содержащего сведения о застрахованных лицах. В титульной части указываются регистрационный номер в ПФР, ИНН и КПП страхователя, а также отчетный месяц и год. Название организации и ее ОГРН/ОГРНИП вносятся без сокращений и аббревиатур.
Основной раздел включает информацию о каждом физическом лице, с которым в отчетном месяце был заключен трудовой или гражданско-правовой договор, предусматривающий уплату страховых взносов:
1. Фамилия, имя, отчество – указываются полностью, как в документе, удостоверяющем личность. Отчество не заполняется только при его отсутствии в паспорте или свидетельстве о рождении.
2. СНИЛС – обязательное поле. Вводится без пробелов и дефисов, только цифры. Если номер неизвестен или не получен, включать сотрудника в отчет нельзя.
3. ИНН – заполняется при наличии. Если ИНН у сотрудника отсутствует, графа остается пустой. Указывать вымышленные или временные значения запрещено.
4. Тип формы – в титульной части указывается значение «исхд» для первичной сдачи, «доп» – для внесения новых лиц, которых забыли в основном отчете, «отмн» – для исключения ошибочно включенных.
Перед отправкой следует проверить формат и правильность всех полей. Наиболее частые ошибки: неверный СНИЛС, отсутствие одного из обязательных идентификаторов или указание сотрудника, с которым договор уже прекращен ранее.
Отчет заполняется и подается в электронном виде через оператора ЭДО или портал ПФР. Бумажная форма допускается только для страхователей с численностью застрахованных лиц не более 24 человек.
Как подать отчет СЗВ-М через электронные каналы связи
Подача формы СЗВ-М в электронном виде обязательна для страхователей, у которых в отчетном месяце числится 25 и более застрахованных лиц. Электронная передача отчетности осуществляется через операторов электронного документооборота (ЭДО), аккредитованных ФНС и ПФР.
Для подачи необходимо использовать специализированные программы, поддерживающие формат СЗВ-М: 1С-Отчетность, Контур.Экстерн, СБИС, Такском и другие. Эти системы обеспечивают автоматическое формирование, шифрование, подписание и отправку формы в ПФР.
Файл СЗВ-М должен быть сформирован в формате .xml по установленному шаблону, опубликованному на официальном сайте ПФР. После заполнения отчет подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации или уполномоченного представителя.
После отправки документа через ЭДО необходимо дождаться двух видов квитанций:
- о доставке отчета в ПФР;
- о приеме отчета или отказе в приеме с указанием причин (например, ошибки в СНИЛС или дублирование записи).
Если отчет не принят, необходимо устранить ошибки и направить корректный файл повторно в срок, установленный законодательством. Хранить квитанции о приеме и копии отправленных файлов следует не менее 6 лет.
При технических сбоях в работе ЭДО возможна подача отчета через портал ПФР с использованием учетной записи на Госуслугах и КЭП. Однако такой способ допустим только при наличии подтверждения о неработающем канале связи со стороны оператора.
Какие штрафы предусмотрены за несдачу или ошибки в СЗВ-М
За несвоевременную сдачу отчета СЗВ-М установлены штрафы в соответствии с частью 1 статьи 15.33 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Для должностных лиц штраф составляет от 1 000 до 5 000 рублей, для организации – от 30 000 до 50 000 рублей.
Повторная не сдача или нарушение сроков сдачи отчета влечет более серьезные санкции, вплоть до приостановления деятельности организации на срок до 90 суток.
Ошибки в СЗВ-М, влияющие на полноту и правильность сведений о застрахованных лицах, могут привести к отказу Пенсионного фонда принять отчет и начислению штрафа. За предоставление недостоверных данных штраф для должностных лиц составляет от 500 до 1 000 рублей, для организаций – от 10 000 до 20 000 рублей.
Важно своевременно исправлять ошибки и повторно сдавать корректный отчет, чтобы избежать дополнительных штрафных санкций и проблем с учётом пенсионных прав сотрудников.
Рекомендуется вести внутренний контроль качества данных перед подачей отчета и использовать квалифицированные электронные средства передачи, чтобы минимизировать риски штрафов.
Как исправить уже отправленный отчет СЗВ-М
Для исправления ошибок в уже сданном отчете СЗВ-М нужно подать уточненный отчет. Новый файл формируется с учетом всех необходимых корректировок и загружается в Пенсионный фонд через личный кабинет на сайте ПФР или с помощью программного обеспечения для сдачи отчетности.
При формировании уточненного отчета указывается тот же период, за который был подан первоначальный отчет. Важно, чтобы в исправленной форме содержались все актуальные данные – и исправленные, и без изменений. ПФР при обработке будет учитывать только последнюю версию отчета за конкретный месяц.
Ошибки в реквизитах, неверные или отсутствующие сведения о сотрудниках исправляются путем добавления корректных записей или удаления неверных. Если сотрудник не должен был быть включен в отчет, его данные необходимо убрать в уточненной версии.
Срок подачи уточненного отчета не установлен, но рекомендуется отправлять исправления сразу после обнаружения ошибки, чтобы избежать штрафов. При повторной подаче документа система автоматически заменит предыдущую версию отчета за указанный месяц.
Если ошибка была связана с техническим сбоем или системной ошибкой, стоит обратиться в службу поддержки ПФР для получения разъяснений и помощи в корректировке отчета.
Вопрос-ответ:
Что такое отчет СЗВ-М и для чего он нужен?
Отчет СЗВ-М — это ежемесячная форма, которую работодатели и другие плательщики пенсионных взносов направляют в Пенсионный фонд России. В нем содержатся сведения о застрахованных лицах — сотрудниках, которым начислялись выплаты в отчетном месяце. Эта информация нужна фонду для правильного учета пенсионных прав и своевременного формирования будущих пенсий.
Кто обязан сдавать отчет СЗВ-М?
Обязанность по сдаче отчета СЗВ-М лежит на всех работодателях и организациях, которые платят страховые взносы на обязательное пенсионное страхование. Это касается как юридических лиц, так и индивидуальных предпринимателей с наемными работниками. Также отчет подают работодатели, которые временно не начисляли зарплату, но сохраняют трудовые отношения.
Какие сроки установлены для подачи отчета СЗВ-М?
Отчет СЗВ-М необходимо направлять в Пенсионный фонд не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Например, за июнь отчет сдают до 15 июля. Если последний день приходится на выходной или праздник, срок переносится на следующий рабочий день. Несвоевременная подача ведет к штрафам.
Что делать, если в отчете СЗВ-М обнаружена ошибка после отправки?
В случае ошибки в уже сданном отчете нужно подготовить и отправить корректирующий отчет с правильными данными. В системе Пенсионного фонда предусмотрена возможность отправки исправлений. При этом важно учитывать сроки подачи, чтобы минимизировать возможные штрафные санкции. Если ошибки значительные, лучше проконсультироваться со специалистом.
Какие данные нужно указывать в форме СЗВ-М?
В форме СЗВ-М указывают сведения о каждом застрахованном лице: ФИО, СНИЛС, дату рождения и периоды работы в отчетном месяце. Также необходимо правильно указать даты начала и окончания трудовых отношений, если они имели место в течение месяца. Точные и полные данные помогают Пенсионному фонду вести учет пенсионных прав без сбоев.
Загрузка...
