Наблюдательное дело на объекте охраны чем регламентировано

Наблюдательное дело – систематизированный процесс фиксации и анализа событий на охраняемом объекте, направленный на своевременное выявление угроз и обеспечение безопасности. Его ведение регулируется внутренними инструкциями охранных организаций и требованиями нормативных актов, таких как Федеральный закон № 248-ФЗ и ГОСТ Р 50940-96.

Основные положения регламентируют порядок регистрации происшествий, форму и содержание записей, а также ответственность сотрудников за полноту и достоверность информации. В документах должны фиксироваться дата, время, обстоятельства событий, действия охранников и результат их вмешательства.

Рекомендовано использовать специально утвержденные журналы и бланки, что позволяет унифицировать данные и облегчает их последующий анализ. При этом внимание уделяется точности и объективности записей, исключающей субъективные оценки и домыслы.

Какие нормативные акты регулируют ведение наблюдательного дела

Отдельное значение имеет Постановление Правительства РФ от 14.08.1992 № 587, утверждающее правила организации частной охранной деятельности. Этот нормативный акт определяет структуру внутренней документации охранных организаций, включая обязательность учета инцидентов, происшествий и нарушений на охраняемых объектах.

Кроме того, практическое оформление и содержание наблюдательного дела регулируется методическими рекомендациями МВД России, которые разрабатываются для охранных организаций. Эти документы содержат образцы журналов, порядок фиксации информации и хранения документации. Несмотря на рекомендательный характер, их соблюдение необходимо для правильного оформления документации в рамках проверок.

В некоторых случаях учитываются требования Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», поскольку наблюдательное дело может содержать информацию о сотрудниках и посетителях объекта. При этом необходимо обеспечить соблюдение режима конфиденциальности.

Дополнительно охранные организации могут использовать внутренние инструкции, регламентирующие порядок ведения наблюдательного дела с учетом специфики объекта охраны. Такие документы разрабатываются на основе федеральных норм и утверждаются руководством предприятия.

Требования к оформлению и хранению документов наблюдательного дела

Документы наблюдательного дела составляются в бумажной или электронной форме с обязательным соблюдением требований к делопроизводству, установленных внутренними нормативными актами охранной организации и Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации.

Оформление включает точное указание даты составления каждого документа, полное наименование объекта охраны, адрес местонахождения, наименование организации, ведущей наблюдение, а также подписи ответственных лиц. Все листы нумеруются сквозным способом, прошиваются и опечатываются для предотвращения несанкционированного изъятия или подмены данных.

Обязательные разделы наблюдательного дела: титульный лист с основными сведениями об объекте, перечень составных документов, графики дежурств, журналы наблюдений, акты фиксации нарушений, схемы расположения оборудования и зоны обзора камер.

Срок хранения наблюдательного дела определяется действующими нормативными актами и внутренними регламентами организации. Минимальный срок составляет три года с момента завершения охранных мероприятий, если иное не предусмотрено договорными обязательствами или требованиями заказчика.

Бумажные экземпляры хранятся в помещениях с ограниченным доступом, оснащённых противопожарной и охранной сигнализацией. Электронные документы размещаются на защищённых серверах с резервным копированием и ограниченным доступом по уровням полномочий сотрудников.

Порядок доступа к материалам наблюдательного дела фиксируется во внутреннем регламенте организации и должен предусматривать ведение журнала выдачи и возврата документов, а также протоколирование действий пользователей в информационных системах.

Обязанности охранника при ведении наблюдательного дела на объекте

Охранник, ответственный за ведение наблюдательного дела, выполняет задачи по сбору, фиксации и актуализации сведений, необходимых для обеспечения безопасности объекта. Его работа строится на выполнении установленных инструкций и требований нормативных актов.

• Фиксация всех лиц, транспортных средств и событий, представляющих потенциальную угрозу для охраняемого объекта. В журнале фиксируются точные данные: дата, время, описание ситуации, ФИО или государственные номера.
• Регулярная проверка технических средств охраны, используемых для наблюдения (видеокамеры, датчики движения, системы контроля доступа). В случае неисправностей охранник обязан немедленно сообщить ответственному лицу.
• Анализ записей видеонаблюдения для выявления подозрительных действий, которые необходимо внести в наблюдательное дело.
• Своевременное внесение изменений в список наблюдаемых лиц или объектов при получении новых данных от руководства охраны или по итогам собственных наблюдений.
• Передача информации по установленным каналам связи при выявлении инцидентов, требующих немедленного реагирования.
• Соблюдение конфиденциальности всех данных, содержащихся в наблюдательном деле, за исключением случаев, предусмотренных законом.
• Проверка полноты и актуальности записей не реже одного раза в смену. Несоответствия фиксируются отдельной записью с указанием причин.
• Систематизация и хранение документов наблюдательного дела в соответствии с внутренним регламентом охранной организации.

Охранник несёт персональную ответственность за достоверность и своевременность внесённых сведений, а также за сохранность материалов наблюдательного дела в период своей смены.

Порядок фиксации происшествий и нарушений в наблюдательном деле

Фиксация происшествий и нарушений в наблюдательном деле осуществляется по установленному регламенту, обеспечивающему единый подход к документированию информации. Охранник обязан незамедлительно внести запись после выявления события, не дожидаясь окончания смены.

Каждое событие фиксируется на отдельной странице наблюдательного дела с указанием точной даты и времени обнаружения. Записи выполняются разборчивым почерком или с применением технических средств, исключающих исправления и несанкционированные правки.

Запись о происшествии или нарушении должна содержать следующие сведения:

Если событие требует последующего разбирательства, к записи прилагаются копии соответствующих актов, рапортов и другие подтверждающие документы. Оригиналы таких материалов хранятся отдельно, с обязательным указанием их местонахождения в тексте записи.

Все записи заверяются подписью начальника смены либо уполномоченного должностного лица, что подтверждает достоверность и полноту внесённой информации.

Роль видеонаблюдения и технических средств в наблюдательном деле

Ключевые задачи видеонаблюдения и технических средств в рамках наблюдательного дела:

• фиксация событий в реальном времени с возможностью последующего просмотра записей;
• обнаружение несанкционированных проникновений и аномальной активности;
• контроль за действиями сотрудников охраны и персонала объекта;
• подтверждение или опровержение сведений, зафиксированных в наблюдательном деле вручную;
• архивирование видеоматериалов для включения их в состав наблюдательного дела при необходимости;
• обеспечение доказательной базы при разбирательствах и проверках.

Видеонаблюдение должно обеспечивать покрытие всех зон, представляющих интерес для охраны. Недопустимы «слепые» участки, где может произойти инцидент без фиксации. Камеры необходимо размещать с учётом особенностей объекта и уязвимых мест, включая входы, выходы, периметр, зоны хранения материальных ценностей.

Кроме видеонаблюдения, в наблюдательном деле учитываются данные других технических средств:

• системы контроля и управления доступом (СКУД), фиксирующие факты прохода через контрольные точки;
• датчики движения, открытия дверей, вибрации, разбития стёкол;
• сигнализация, регистрирующая попытки вторжения;
• автоматизированные системы мониторинга технологических процессов (при наличии);
• электронные журналы событий систем безопасности.

Все зафиксированные техническими средствами события необходимо своевременно анализировать и при необходимости заносить в наблюдательное дело с указанием даты, времени, места и характера происшествия. Видеозаписи и электронные логи хранятся в установленном порядке и предоставляются по запросу руководства объекта или проверяющих органов.

Рекомендуется регулярно проверять работоспособность оборудования, настраивать параметры записи и хранения данных, а также контролировать корректность синхронизации времени на всех устройствах фиксации.

Ответственность за нарушение правил ведения наблюдательного дела

Несоблюдение установленных требований по ведению наблюдательного дела на объекте охраны может повлечь дисциплинарную, административную или уголовную ответственность в зависимости от характера и последствий нарушения.

Дисциплинарная ответственность применяется к сотрудникам охраны за нарушение внутренних регламентов организации, инструкций и должностных обязанностей. К мерам относятся выговор, замечание, лишение премий, временное отстранение от должности или увольнение по соответствующим основаниям в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

Административная ответственность возникает при нарушении норм законодательства о частной охранной деятельности, например, требований Федерального закона № 2487-1 «О частной детективной и охранной деятельности в Российской Федерации». За несоблюдение порядка фиксации наблюдений, хранения документов или нарушение конфиденциальности предусмотрены штрафы по ст. 20.16 КоАП РФ и смежным статьям.

Уголовная ответственность возможна в случаях умышленных нарушений, повлекших тяжкие последствия: утечку охраняемой информации, создание угрозы безопасности объекта, подлог наблюдательных данных или их уничтожение. В таких ситуациях применяются статьи УК РФ, например ст. 137 (нарушение неприкосновенности частной жизни) и ст. 286 (превышение должностных полномочий).

Руководителям охранных организаций рекомендуется регулярно проводить внутренние проверки, обучать сотрудников порядку ведения наблюдательного дела и контролировать исполнение нормативных требований. Несоблюдение этих мер может стать основанием для привлечения руководства к ответственности за ненадлежащую организацию работы службы охраны.

Особенности ведения наблюдательного дела на объектах с разным режимом безопасности

Наблюдательное дело на объектах с различным уровнем безопасности оформляется с учётом специфики пропускного режима, категории охраняемого объекта и требований внутренних регламентов. На объектах с повышенным режимом безопасности фиксируется не только общее поведение посетителей и сотрудников, но и любые отклонения от предписанных маршрутов перемещения, нарушения правил использования технических средств и попытки несанкционированного доступа к критическим зонам.

Для объектов общего режима достаточно фиксировать стандартные события: прибытие и убытие персонала, выявленные неисправности оборудования наблюдения, нештатные ситуации на территории. При этом допускается упрощённый порядок документирования, без обязательной детализации каждого эпизода.

На объектах со средним уровнем безопасности наблюдательное дело дополняется подробными сведениями о посещениях сторонних организаций, проверках контролирующих органов, а также о проведении плановых и внеплановых мероприятий, влияющих на безопасность объекта.

Высокозащищённые объекты требуют ведения наблюдательного дела в режиме постоянного обновления. Все записи выполняются в строгом соответствии с утверждёнными формами. В обязательном порядке фиксируются данные о времени срабатывания сигнализаций, реакциях охраны, а также результаты анализа видеозаписей по ключевым участкам объекта.

При ведении наблюдательного дела на объектах с разным режимом безопасности важно учитывать ограничения по доступу к документам. На объектах высокой категории безопасности доступ к записям ограничен узким кругом лиц, а хранение ведётся в защищённых хранилищах или специализированных информационных системах с контролем доступа.

Отдельное внимание уделяется срокам хранения документов. На объектах с высоким режимом безопасности данные хранятся дольше, чем на объектах общего режима, что отражено в нормативных актах и внутренних регламентах организации.

Проверка и контроль правильности ведения наблюдательного дела уполномоченными органами

Контроль за ведением наблюдательного дела осуществляют государственные надзорные органы и подразделения внутреннего контроля охранных организаций. Основные проверки проводятся представителями Росгвардии, а также сотрудниками лицензирующих органов, ответственных за соблюдение требований к деятельности частных охранных структур.

Проверка включает анализ полноты и корректности записей в журналах, журналов фиксации происшествий, актов осмотров и инструкций. Особое внимание уделяется соответствию оформления установленным формам и требованиям, регламентированным нормативными актами, включая Федеральный закон № 248-ФЗ и положения о ведомственном контроле за частной охранной деятельностью.

Уполномоченные органы проверяют своевременность внесения записей, точность описания событий, соответствие сведений реальным происшествиям и документам видеонаблюдения. Выявление несоответствий может служить основанием для привлечения охранной организации к административной ответственности по статьям КоАП РФ, например, 20.16 или 20.17.

Рекомендуется регулярно проводить внутренние аудиты с целью выявления и устранения нарушений до прихода контролирующих инстанций. Для этого охранные предприятия разрабатывают графики внутренних проверок и контрольных мероприятий, оформляют акты внутреннего контроля с рекомендациями по исправлению недостатков.

Практическая рекомендация: все корректировки и исправления в наблюдательных документах должны фиксироваться с указанием причины, даты и должности лица, внесшего изменения, чтобы исключить претензии со стороны проверяющих органов.

Системный подход к контролю позволяет минимизировать риски при проверках и поддерживать документальное сопровождение охранной деятельности в актуальном состоянии.

Вопрос-ответ:

Кто обязан вести наблюдательное дело на объекте охраны?

Ведение наблюдательного дела возлагается на сотрудников охраны объекта, назначенных ответственными за контроль ситуации на охраняемой территории. Это могут быть как сотрудники частной охранной организации, так и штатные специалисты службы безопасности предприятия. В некоторых случаях круг ответственных лиц утверждается внутренними локальными актами предприятия, где фиксируются их обязанности и порядок работы с наблюдательным делом.

Какие документы входят в состав наблюдательного дела?

В состав наблюдательного дела включаются журналы наблюдения, акты о происшествиях, графики дежурств, инструкции для сотрудников, схемы объекта с обозначением охраняемых зон, а также иные документы, отражающие ход и результаты наблюдения за обстановкой на объекте. Перечень может быть дополнен исходя из специфики объекта и требований нормативных актов или внутренних положений организации.

На основании каких нормативных актов формируется наблюдательное дело?

Наблюдательное дело формируется на основе законодательства Российской Федерации в области охраны и безопасности, включая законы о частной охранной деятельности, о безопасности объектов, а также требования нормативных актов, регулирующих порядок ведения документации на предприятиях. Кроме того, внутренние регламенты организации могут устанавливать дополнительные правила по оформлению и хранению таких документов.

Как часто необходимо проверять правильность ведения наблюдательного дела?

Проверка правильности ведения наблюдательного дела проводится по графику, установленному руководством охранной организации или предприятия. Обычно такие проверки проходят не реже одного раза в квартал, но в отдельных случаях могут проводиться ежемесячно. Внеплановые проверки возможны при выявлении нарушений, инцидентах на объекте или по распоряжению контролирующих органов.

Какие последствия могут наступить при нарушении порядка ведения наблюдательного дела?

Нарушение порядка ведения наблюдательного дела может повлечь дисциплинарную ответственность для сотрудников охраны вплоть до увольнения. Кроме того, организация может получить предписание об устранении выявленных нарушений от надзорных органов. В отдельных случаях, если неправильное ведение дела привело к ущербу или созданию угрозы безопасности, возможна административная или уголовная ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Какие конкретные разделы включает в себя наблюдательное дело на объекте охраны?

Наблюдательное дело на объекте охраны обычно состоит из нескольких обязательных разделов. К ним относятся: перечень лиц, допущенных к ведению наблюдательного дела; схемы расположения постов наблюдения и технических средств охраны; журналы регистрации происшествий и нарушений; акты по результатам проверок и инструктажей; приказы или распоряжения руководства охраны по организации наблюдения. Каждый раздел имеет установленную форму ведения, которая регламентируется внутренними документами охранной организации и может уточняться требованиями заказчика или нормативными актами, регулирующими безопасность конкретного объекта.

Кто контролирует правильность ведения наблюдательного дела и как часто проводятся проверки?

Контроль за правильностью ведения наблюдательного дела осуществляют как внутренние службы безопасности охранной организации, так и уполномоченные государственные органы. Внутренние проверки, как правило, проводятся ежемесячно или ежеквартально по графику, утверждённому руководством. Государственные органы могут проводить плановые или внеплановые проверки в рамках надзорных мероприятий, связанных с обеспечением охраны и антитеррористической защищённости объекта. В ходе проверки особое внимание уделяется полноте записей, актуальности инструкций и соответствию содержания дела установленным требованиям.