Выдача трудовой книжки на руки временно требует строгого соблюдения нормативных требований и внутренней документации организации. Работодатель обязан оформить такую выдачу в письменной форме, закрепив дату возврата и основания для временного предоставления документа сотруднику.
Для оформления временного получения трудовой книжки необходим письменный запрос работника или соответствующий приказ руководителя. В трудовой книжке должна быть сделана отметка о временном изъятии, указывающая период и цель выдачи, чтобы избежать рисков потери документа или недостоверности сведений.
Срок временного владения трудовой книжкой не должен превышать разумных пределов, обычно до 15 календарных дней, если иное не предусмотрено внутренними регламентами или законодательством. По истечении срока сотрудник обязан вернуть книжку работодателю, подтверждая возврат соответствующим актом.
Документальное оформление временной выдачи трудовой книжки
Временная выдача трудовой книжки на руки оформляется актом или распоряжением работодателя с обязательным указанием даты возврата и причины передачи. В документе фиксируются ФИО сотрудника, основание выдачи, срок, а также подписи ответственных лиц и работника.
При передаче трудовой книжки составляется акт приема-передачи, который подписывается обеими сторонами. В акте обязательно отражается состояние документа и наличие всех страниц. Без этого акта выдача книжки не допускается.
Работодатель обязан зарегистрировать факт временного получения трудовой книжки в журнале учета движения документов или в электронной базе, если используется автоматизированная система кадрового делопроизводства.
Если временная выдача связана с проверкой, увольнением или оформлением пособия, соответствующие распоряжения оформляются в кадровых документах с указанием ссылки на акт выдачи.
По окончании срока временного пользования трудовая книжка возвращается работодателю, что также подтверждается актом приема-передачи с фиксацией даты и состояния документа.
Права и обязанности работодателя при выдаче трудовой книжки на руки
Работодатель обязан выдавать трудовую книжку сотруднику только после получения письменного заявления с указанием причины временного получения. В заявлении должно быть четко обозначено, на какой срок и с какой целью работник получает документ.
Работодатель вправе требовать возврат трудовой книжки в установленный срок, указанной в заявлении, и обязан зафиксировать факт передачи документа в специальном журнале или в иной учетной форме. При выдаче книжки работодатель оформляет соответствующую запись с указанием даты, основания и срока выдачи.
Работодатель обязан обеспечить сохранность трудовой книжки в период временного ее отсутствия на рабочем месте, контролируя сроки и основания выдачи. В случае нарушения сроков возврата или утраты документа работодатель имеет право инициировать проверку и требовать компенсировать причиненный ущерб в рамках трудового законодательства.
При возврате трудовой книжки работодатель обязан проверить ее целостность и соответствие требованиям, после чего оформить запись о приеме документа обратно. Все действия должны сопровождаться подписями обеих сторон, что исключает споры по факту передачи и возврата.
Обязанности сотрудника при получении трудовой книжки временно
При временном получении трудовой книжки сотрудник обязан проверить целостность и правильность заполнения документа, удостоверившись в отсутствии повреждений и исправлений.
Своевременное возвращение трудовой книжки в установленный срок – обязательное условие. Несоблюдение срока возврата может повлечь дисциплинарные меры.
При получении необходимо подписать акт или иной документ, подтверждающий факт выдачи и дату получения, что служит подтверждением ответственности за сохранность документа.
Запрещается передавать трудовую книжку третьим лицам, а также вносить в неё изменения без согласования с работодателем.
В случае утраты или повреждения книжки сотрудник обязан незамедлительно уведомить кадровую службу для принятия мер по восстановлению документа.
Для исключения рисков сотрудник должен хранить трудовую книжку в надёжном месте, недоступном для посторонних и исключающем воздействие влаги, огня и других факторов, способных повредить документ.
Сроки и порядок возврата временно выданной трудовой книжки
Трудовая книжка, выданная сотруднику временно, подлежит возврату работодателю строго в оговоренные сроки, которые устанавливаются внутренними локальными актами организации или договором с работником.
Рекомендуемый максимальный срок временного владения трудовой книжкой не должен превышать 3 рабочих дней, если иное не согласовано сторонами.
- Установление срока возврата: при выдаче оформляется акт передачи, в котором указывается точная дата возврата трудовой книжки.
- Напоминание о возврате: за 1 рабочий день до окончания срока работодатель обязан уведомить работника о необходимости возврата документа.
- Возврат документа: работник обязан вернуть трудовую книжку в назначенный день, подтвердив передачу распиской в акте возврата.
При нарушении сроков возврата работодатель вправе оформить соответствующий акт о задержке с указанием причин и при необходимости применить дисциплинарные меры согласно внутренним правилам.
Если сотрудник не возвращает трудовую книжку в установленный срок, работодатель обязан повторно направить письменное требование о возврате с указанием последствий невыполнения.
При возврате трудовой книжки работник и представитель работодателя подписывают акт приема-передачи, где фиксируется состояние документа и дата возврата.
В случае возникновения спорных ситуаций сроки и порядок возврата фиксируются дополнительно в письменном виде с участием сторон или представителей профсоюза.
Ответственность за утерю или повреждение трудовой книжки во время временного пользования
При временном выдаче трудовой книжки работнику он становится ответственным за сохранность документа. Утрата или повреждение трудовой книжки в этот период рассматривается как нарушение трудового распорядка и может повлечь дисциплинарные меры.
Работник обязан вернуть трудовую книжку в надлежащем состоянии в оговоренный срок. В случае утери он должен незамедлительно уведомить работодателя и предоставить письменное объяснение обстоятельств. При повреждении, ухудшающем читаемость или целостность записей, работник также информирует работодателя для принятия мер по восстановлению документа.
Работодатель обязан зафиксировать факт утери или повреждения, инициировать оформление дубликата трудовой книжки согласно установленному порядку, что включает заявление работника и подтверждающие документы. Ответственность за неправильное хранение трудовой книжки во время временного пользования несёт работник, кроме случаев, когда ущерб возник по вине работодателя.
Согласно статье 42 Трудового кодекса РФ, работник несёт материальную ответственность за причинённый работодателю ущерб, в том числе за утрату или порчу трудовой книжки, если это доказано. Для минимизации рисков рекомендуется фиксировать передачу и возврат трудовой книжки под роспись, вести журнал учета выдачи документов и устанавливать конкретные сроки временного пользования.
Особенности оформления временной выдачи трудовой книжки при увольнении и переводе
При увольнении трудовая книжка должна быть передана сотруднику в последний рабочий день. В случае если работник не может забрать документ лично, возможна передача через доверенное лицо с нотариально заверенной доверенностью. Работодатель должен зафиксировать факт выдачи в журнале учета трудовых книжек и уведомить сотрудника о сроках получения документа.
При переводе сотрудника в другую организацию трудовая книжка может быть временно выдана работнику для предоставления в новый кадровый отдел. Работодатель обязан указать в журнале учета, что трудовая книжка временно находится у сотрудника. После перевода в новую организацию, документ возвращается работодателю до начала трудовых отношений на новом месте.
Необходимо оформить акт приема-передачи трудовой книжки, в котором указаны дата выдачи и срок возврата. Акт подписывается обеими сторонами, что подтверждает обязательства по сохранности документа. В случае утери книжки работник несет ответственность за ее восстановление, а работодатель должен обеспечить соответствующие инструкции для восстановления.
Работодатель также должен оформить внутренний приказ о временной выдаче трудовой книжки, с указанием точных сроков возврата. В случае перевода в другое подразделение или организацию, документ должен быть возвращен работодателю в момент начала трудовых отношений в новой организации.
Вопрос-ответ:
Как правильно оформить временную выдачу трудовой книжки сотруднику?
Для оформления временной выдачи трудовой книжки необходимо составить акт приема-передачи, в котором указывается дата выдачи, причитающееся лицо и сроки возврата документа. Акт подписывается как работником, так и работодателем. Важно удостовериться, что трудовая книжка находится в исправном состоянии, и она не была повреждена или утеряна до момента выдачи.
Что делать, если трудовая книжка потеряна при временном пользовании?
В случае утери трудовой книжки работодатель обязан составить акт, в котором описывается факт утраты, а также предпринимаемые меры для восстановления документа. Работник должен уведомить работодателя о произошедшем и предоставить заявление о восстановлении книжки. Важно помнить, что ответственность за утрату несет тот, кто был ответственным за документ в момент его потери.
Каковы сроки возврата трудовой книжки при временной выдаче?
Сроки возврата трудовой книжки обычно оговариваются в акте приема-передачи. Обычно это период до момента, когда сотрудник завершает выполнение каких-либо временных обязанностей или увольняется. Однако сроки могут варьироваться в зависимости от ситуации и должны быть четко зафиксированы в соответствующих документах.
Можно ли выдать трудовую книжку на руки при переводе сотрудника на другую должность?
При переводе сотрудника на другую должность трудовую книжку можно временно выдать для внесения соответствующих изменений в раздел «Сведения о трудовой деятельности». Важно, чтобы перевод был оформлен надлежащим образом и записан в трудовой книжке. Выдача документа на руки в данном случае не является нарушением, но она должна быть задокументирована и согласована с сотрудником.
Загрузка...
