Создание филиала позволяет общественной организации расширить географию деятельности, привлечь новых участников и усилить влияние в регионах. Решение об открытии принимается в соответствии с уставом организации, а сам процесс требует учёта юридических, управленческих и финансовых факторов.
Для начала необходимо проверить, содержит ли устав положения о возможности создания обособленных подразделений. Если такой пункт отсутствует, потребуется внести изменения в учредительные документы и зарегистрировать их в установленном порядке через Минюст или региональное управление.
Далее определяется правовой статус филиала: будет ли он действовать с правами юридического лица или как структурное подразделение без отдельной регистрации. В первом случае понадобится оформление учредительных документов, постановка на налоговый учёт, открытие счёта, регистрация в ПФР и ФСС. Во втором – оформление положения о филиале и назначение руководителя приказом центрального органа управления.
Адрес филиала необходимо подтвердить документально – договором аренды, свидетельством о праве собственности или гарантийным письмом. Назначенный руководитель получает доверенность с перечислением полномочий, включая право подписи, представления интересов в органах власти, заключения договоров.
Информация о создании филиала подлежит внесению в ЕГРЮЛ, даже если он не получает статус юридического лица. Для этого подаётся форма Р12003 с приложением копии устава (при изменениях), протокола решения о создании и документов, подтверждающих адрес. Срок подачи – не позднее 3 рабочих дней с момента принятия решения.
Когда требуется регистрация филиала в ЕГРЮЛ
Регистрация филиала в Едином государственном реестре юридических лиц обязательна, если он выполняет функции, выходящие за рамки представительства и включает полномочия по ведению хозяйственной деятельности.
Согласно статье 55 ГК РФ, филиалом признаётся обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и выполняющее все или часть его функций, включая функции представительства. Однако сам факт создания филиала не означает обязательную регистрацию – это зависит от его функционала и объёма полномочий.
Регистрация в ЕГРЮЛ требуется в следующих случаях:
- Филиал осуществляет расчёты, подписывает договоры, выдаёт доверенности, ведёт бухгалтерский учёт.
- В филиале работают сотрудники по трудовым договорам, а кадровый учёт ведётся отдельно от головной организации.
- Предполагается наличие отдельного юридического адреса и руководителя, действующего на основании положения о филиале.
- Решением высшего органа общественной организации филиалу переданы полномочия, влияющие на имущественные, трудовые или договорные отношения.
В случае выполнения только представительских функций (например, информирование, организация мероприятий, приём заявлений) регистрация в ЕГРЮЛ не требуется. Однако при этом необходимо документальное оформление создания подразделения во внутренних документах организации.
Решение о создании филиала принимается на общем собрании или президиуме (в зависимости от устава), после чего в течение 3 дней подаётся заявление по форме Р13014 в ФНС по месту нахождения головной организации с приложением положения о филиале и копии протокола.
Какие документы нужны для открытия филиала
Решение о создании филиала оформляется протоколом общего собрания или решением коллегиального органа управления организации. В документе указываются адрес, цели, полномочия и наименование филиала.
Положение о филиале содержит структуру, порядок подчиненности, описание функций, порядок взаимодействия с головной организацией, а также вопросы финансовой отчетности. Оно подписывается уполномоченным лицом.
Доверенность на руководителя филиала оформляется от имени головной организации. В ней фиксируются полномочия представителя, срок действия и право подписания договоров, представления интересов и ведения расчетов.
Заявление по форме Р12006 подается в налоговую инспекцию. Оно подписывается нотариально либо через усиленную квалифицированную электронную подпись.
Копия устава общественной организации с отметкой о регистрации предоставляется вместе с заявлением. Дополнительно прикладываются документы, подтверждающие регистрацию головной организации (например, свидетельство ОГРН).
Квитанция об уплате государственной пошлины при регистрации филиала не требуется, так как для некоммерческих организаций создание филиалов в ЕГРЮЛ осуществляется без взимания пошлины.
Документы, подтверждающие адрес филиала, прикладываются в случае, если филиал будет находиться по адресу, отличному от места регистрации головной организации. Это может быть гарантийное письмо от собственника помещения или договор аренды.
Все документы представляются в регистрирующий орган по месту нахождения головной организации. При подаче через МФЦ или нотариуса дополнительно предоставляется паспорт заявителя.
Как оформить решение о создании филиала
Решение о создании филиала принимает высший орган управления общественной организации – общее собрание членов, конференция или съезд, в зависимости от устава. Перед оформлением необходимо проверить, содержит ли устав положения о возможности создания филиалов и порядке их учреждения. При отсутствии таких положений требуется внести изменения в устав и зарегистрировать их в Минюсте.
Протокол заседания должен содержать:
– дату и место проведения;
– список присутствующих с указанием количества голосов;
– повестку дня с включением вопроса о создании филиала;
– формулировку принятого решения (например: «Принять решение о создании филиала в городе N»);
– сведения о месте нахождения филиала;
– назначение руководителя филиала или указание на лицо, уполномоченное представить документы для регистрации.
Документ подписывается председательствующим и секретарем заседания, нумеруется, прошивается и заверяется печатью организации (при наличии).
Для подтверждения легитимности решения протокол прилагается к комплекту документов при регистрации филиала в ЕГРЮЛ. К нему могут потребоваться дополнительные приложения – выписка из устава, сведения о руководителе, доверенность на подачу документов в регистрирующий орган.
Порядок подачи заявления в налоговую инспекцию
Заявление о внесении сведений о филиале в ЕГРЮЛ подаётся в регистрирующую налоговую инспекцию по месту нахождения самой общественной организации, а не филиала. Ответственность за подачу документов несёт руководитель или уполномоченное лицо по доверенности.
Форма заявления – Р13014. В ней необходимо указать сведения о создании обособленного подразделения, включая его адрес, наименование, ИНН головной организации и ФИО руководителя филиала (если назначается). Заявление подписывается заявителем в присутствии нотариуса, если документы подаются на бумаге.
Способы подачи:
– лично или через представителя в бумажной форме в ИФНС;
– через нотариуса (он направляет электронный пакет документов);
– через сервис ФНС или операторов ЭДО при наличии квалифицированной электронной подписи.
При подаче в электронном виде нотариальное удостоверение подписи не требуется, если используется усиленная квалифицированная подпись заявителя.
К заявлению прилагается решение о создании филиала, сведения об уставе (при необходимости), доверенность, если действует представитель. В течение 5 рабочих дней ФНС вносит изменения в ЕГРЮЛ и выдает лист записи.
Как оформить внутренние документы филиала
1. Положение о филиале
Это основной документ, определяющий полномочия, функции, порядок взаимодействия с головной организацией. В нем указываются:
- наименование и адрес филиала;
- цели и задачи деятельности;
- структура управления;
- порядок назначения и подотчётности руководителя;
- правила финансового и кадрового учета;
- основания для прекращения деятельности филиала.
2. Приказы по личному составу
Оформляются в случае назначения руководителя филиала, приема сотрудников и распределения обязанностей. Примеры:
- приказ о назначении руководителя филиала;
- приказ о приеме на работу сотрудников;
- распределение функциональных обязанностей между работниками;
- утверждение графика работы филиала.
3. Журналы учета
В филиале ведутся отдельные журналы:
- журнал приказов по личному составу;
- журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции;
- журнал инструктажей по охране труда (если есть сотрудники);
- журнал учета трудовых договоров и соглашений.
4. Документы по кадровому и бухгалтерскому учету
Даже при централизованной бухгалтерии филиал должен оформлять первичную документацию: табели учета рабочего времени, акты оказанных услуг, служебные записки. Все документы подписывает руководитель филиала с указанием своей должности.
5. Инструкции и локальные акты
При наличии постоянного штата в филиале целесообразно утвердить должностные инструкции, правила внутреннего распорядка и инструкции по охране труда. Все акты подписываются руководителем филиала и согласовываются с центральным аппаратом организации.
Нужно ли уведомлять другие органы и контрагентов
После открытия филиала общественной организации обязательно уведомить налоговую инспекцию для внесения изменений в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ). Для этого подается заявление по форме Р14001 с приложением решения об открытии филиала и другими документами, установленными законом.
Кроме налоговой, уведомление необходимо направить в органы статистики – для получения новых кодов ОКВЭД, если деятельность филиала отличается от основного офиса. В Пенсионный фонд и фонды социального страхования подается уведомление об изменении количества сотрудников и адреса для корректного ведения учета.
Контрагентов уведомлять не обязательно, если договоры заключены от имени головной организации. Однако при изменении реквизитов, адреса филиала или условий работы целесообразно информировать партнеров письменно, чтобы избежать недоразумений и задержек в документообороте.
При работе с госзаказчиками и грантодателями требуется представить уведомления и обновленные документы в соответствии с требованиями контрактов. Если филиал получает отдельный лицевой счет или расчетный счет, банки также нужно проинформировать.
Несоблюдение сроков уведомления может привести к штрафам и сложностям с оформлением отчетности, поэтому рекомендуется составить четкий план информирования всех заинтересованных сторон сразу после регистрации филиала.
Вопрос-ответ:
Какие документы необходимы для открытия филиала общественной организации?
Для открытия филиала общественной организации потребуются: решение руководящего органа организации о создании филиала, устав организации с внесёнными изменениями (если требуется), а также заявление в налоговый орган о регистрации филиала. Кроме того, нужно подготовить документы, подтверждающие адрес филиала, и внутренние положения о порядке его деятельности.
Какой порядок регистрации филиала общественной организации в налоговых органах?
Регистрация филиала происходит путем подачи заявления в налоговую инспекцию по месту нахождения филиала. В заявлении указываются данные об организации, адрес филиала и руководителе. К заявлению прилагаются решение о создании филиала и документы, подтверждающие юридический адрес. После проверки налоговая внесет сведения о филиале в Единый государственный реестр юридических лиц.
Нужно ли уведомлять контрагентов и другие органы о создании филиала?
Обязательной законодательной нормы, требующей уведомлять контрагентов о создании филиала, нет. Однако для прозрачности взаимодействия с партнерами и контрагентами рекомендуется информировать их о новом подразделении. Также может понадобиться уведомление контролирующих органов, если деятельность филиала предполагает получение специальных разрешений или лицензий.
Какие внутренние документы следует оформить для работы филиала?
Для филиала обычно оформляют положение о филиале, в котором прописываются функции, полномочия руководителя, порядок взаимодействия с головной организацией. Также необходимы приказы о назначении руководителя филиала, инструкции по документообороту, а при необходимости – положения по отдельным направлениям деятельности, например, финансовым или кадровым вопросам.
В каких случаях регистрация филиала в ЕГРЮЛ обязательна?
Регистрация филиала в ЕГРЮЛ обязательна, если филиал создается на территории России и планируется вести хозяйственную деятельность, требующую официального оформления. При этом регистрация позволяет филиалу иметь самостоятельный адрес и полномочия для взаимодействия с контрагентами и органами власти. Без регистрации филиал не может выступать в качестве отдельного юридического лица.
Загрузка...
