Журнал по пожарной безопасности – официальный документ, фиксирующий сведения о проведении инструктажей, проверках, техническом обслуживании систем пожаротушения и других мероприятиях, направленных на предотвращение возгораний. Его оформление строго регламентировано. Нарушения в ведении или прошивке журнала могут привести к штрафам по статье 20.4 КоАП РФ. Поэтому корректная прошивка – неформальность, а обязательное требование к обеспечению юридической значимости записей.
Для прошивки используется прочная нить или капроновая шпагатная лента. Минимальное количество проколов – два, но предпочтительнее делать не менее трёх отверстий. Шаг между ними – 2–3 см. Узел завязывается на оборотной стороне последнего листа, концы фиксируются наклеенной бумажной накладкой. На ней указывают: «Прошито и пронумеровано ___ (прописью) листов». Подпись руководителя и оттиск печати обязательны. Печать должна частично заходить на бумажную накладку.
Перед прошивкой необходимо пронумеровать все страницы вручную. Использование автоматической нумерации, штампов или типографских номеров не допускается. Дополнительные листы можно вклеивать только с указанием причины и подписью ответственного лица. Журнал прошивают после полной нумерации и проверки всех записей, включая титульный лист и пустые страницы, если они есть.
Хранение прошитого журнала осуществляется в помещении с ограниченным доступом. Срок хранения – от 3 до 5 лет в зависимости от типа журнала и внутренней документационной политики организации. При утере журнала требуется составление акта, регистрация нового и повторное прохождение всей процедуры оформления, включая прошивку.
Какие журналы подлежат прошивке по требованиям пожарной безопасности
Прошивке подлежат только те журналы, которые содержат записи, обязательные к хранению и проверке в рамках нормативных актов по пожарной безопасности. Прошивка исключает возможность подделки, подмены или удаления страниц, что критично при проверках МЧС.
В первую очередь подлежат прошивке:
- Журнал учета инструктажей по пожарной безопасности на рабочем месте;
- Журнал регистрации противопожарных тренировок (эвакуации);
- Журнал технического обслуживания и проверок систем пожарной сигнализации и оповещения;
- Журнал проверки огнетушителей (осмотра, перезарядки, замены);
- Журнал учета проведения огневых работ (при наличии);
- Журнал учета и проверки противопожарного инвентаря;
- Журнал контроля состояния путей эвакуации;
- Журнал регистрации нарушений требований пожарной безопасности.
Журналы, которые ведутся на бумажных носителях, подлежат обязательной прошивке, если срок их хранения составляет более одного года или они участвуют в проверках надзорных органов. Согласно Приказу МЧС России № 645, прошитый журнал должен быть пронумерован, скреплён подписью ответственного лица и опломбирован печатью организации.
Журналы в электронном виде допускаются при наличии электронной подписи и сертифицированной системы документооборота, однако на практике бумажные версии часто остаются приоритетом. Нарушение порядка ведения и хранения журналов – одно из частых оснований для административной ответственности по ст. 20.4 КоАП РФ.
Сколько листов допустимо прошивать в один журнал и какие ограничения действуют
Допустимое количество листов в одном журнале по пожарной безопасности ограничивается 150 листами при стандартной плотности бумаги 80 г/м². При большей толщине снижается надёжность прошивки и затрудняется использование журнала при проверках.
Толщина прошиваемого блока не должна превышать 15 мм. Это обеспечивает стабильность переплёта, точность проколов и надёжную фиксацию нитей. При необходимости ведения большего объёма записей оформляется второй том с продолжением нумерации.
Запрещается использовать листы разного формата или плотности. Бумага – исключительно формата А4. Вкладыши, приложения или иные документы включаются в прошивку, нумеруются и указываются в описи на обороте титульного листа.
Какие материалы можно использовать для прошивки: нити, шнур, скобы
Прошивка журнала по пожарной безопасности должна обеспечивать надежную фиксацию всех страниц и исключать возможность подмены листов. Выбор материала влияет на долговечность, устойчивость к механическим повреждениям и соответствие нормативам.
- Шнур: Применяется синтетический или капроновый шнур диаметром от 1 до 2 мм. Обеспечивает максимальную прочность, подходит для объемных журналов с жесткой обложкой. Прошивка производится по центру в 3–5 отверстий. Рекомендуется для архивных журналов сроком хранения более 5 лет.
- Скобы: Допустимы только при внутреннем использовании журнала без требований к архивному хранению. Используются металлические скобы из нержавеющей стали, установленные степлером с длинным вылетом. Скобы должны охватывать весь блок листов, но не деформировать их. Обязательна последующая опломбировка и прошнуровка для предотвращения доступа к содержимому.
Для журналов с длительным сроком хранения предпочтение следует отдавать прошивке нитью или шнуром. Использование клея или термопереплета недопустимо, так как не обеспечивает визуального контроля целостности. Прошивка должна завершаться оформлением на оборотной стороне: фиксация узлов, наклейка с печатью и указанием количества прошитых и пронумерованных страниц.
Пошаговая инструкция прошивки журнала вручную
1. Подготовьте журнал с листами формата А4, толщиной не менее 80 г/м². Количество листов должно соответствовать требованиям по объему регистрации за год.
2. Перепроверьте нумерацию страниц. Каждая страница должна иметь пронумерованную порядковую отметку, выполненную несмываемыми чернилами, без пропусков и дублирований.
3. Используйте прочную нитку или капроновую леску диаметром 0,5–1 мм для прошивки. Металлическая проволока не допускается, чтобы избежать повреждения бумаги и затруднений при хранении.
4. Сложите листы ровно и закрепите сбоку или сверху для удобства прошивки. Отступите 2–3 см от края для равномерного прокалывания отверстий.
5. Сделайте 4–6 отверстий на равном расстоянии, не менее 3 см друг от друга, используя шило или иглу. Отверстия должны проходить через весь блок листов, не рвать бумагу.
6. Протяните нитку через все отверстия, начиная с нижнего и заканчивая верхним, обеспечивая плотное сцепление листов. Концы нитки завяжите двойным узлом и дополнительно закрепите клеем ПВА для надежности.
7. Прикрепите к первой странице ярлык или бирку с указанием периода ведения журнала, даты прошивки и печати организации. Печать должна быть четкой и полной.
8. Заверьте прошивку подписью ответственного лица с указанием фамилии и должности рядом с узлом на нитке, чтобы исключить возможность несанкционированного вскрытия.
9. Проверьте целостность прошивки, убедитесь в отсутствии свободного хода нитки и повреждений листов, прежде чем передавать журнал в эксплуатацию.
Как правильно оформить прошивку: пронумеровка, опечатывание, заверение
Для корректного оформления прошивки журнала по пожарной безопасности необходимо последовательно выполнить несколько обязательных действий. Во-первых, страницы должны быть пронумерованы сквозной нумерацией, начиная с первой страницы журнала. Нумерация ставится вручную или механическим способом в нижнем углу каждой страницы, цифры должны быть разборчивыми и без пропусков.
Во-вторых, после нумерации следует прошить журнал прочной нитью или специализированной проволокой. Количество прошивок зависит от толщины журнала, но минимум – две сквозные линии, закрепляющие все страницы вместе. Узлы нити располагаются в местах, где будут ставиться печать и подписи.
Опечатывание журнала выполняется печатью организации на верхней или нижней части прошивки. Печать должна частично перекрывать нить, чтобы исключить возможность снятия или подмены страниц без повреждения пломбы. Важно использовать фирменную печать с четким оттиском, который хорошо виден и не размазывается.
Заверение проводится подписью ответственного лица, обычно руководителя или специалиста по пожарной безопасности. Подпись ставится рядом с печатью, вместе с указанием даты оформления прошивки. В заверительном разделе указывается фраза «Прошито, пронумеровано и опечатано», что подтверждает целостность и подлинность журнала.
Нарушение последовательности или пропуск этапов оформлении прошивки снижает юридическую силу документа и может привести к штрафам при проверках. Рекомендуется вести журнал в одном экземпляре и хранить в специально отведенном месте для обеспечения сохранности и контроля доступа.
Кто должен прошивать и заверять журнал: полномочия ответственного лица
Прошивка и заверение журнала по пожарной безопасности возлагается на ответственного за пожарную безопасность организации или подразделения. Это лицо назначается приказом руководителя и обладает официальными полномочиями на ведение документации, связанной с контролем и профилактикой пожароопасных ситуаций.
Ответственное лицо должно иметь специальную подготовку по пожарной безопасности и знание нормативных требований, включая Приказ МЧС России № 645 от 25.12.2020 и ГОСТ Р 53325-2012. Только при наличии этих знаний заверяемый журнал будет соответствовать законодательным нормам.
Прошивка журнала включает нумерацию страниц, пронумерованные страницы должны быть аккуратно скреплены (например, прошиты ниткой). После прошивки ставится подпись и печать ответственного лица, что подтверждает целостность и подлинность документа. Без подписи и печати прошивка считается недействительной.
Полномочия ответственного лица закрепляются в локальных актах организации. В случае передачи обязанностей другому сотруднику, должна быть оформлена соответствующая документация с указанием срока действия полномочий. Это предотвращает спорные ситуации при проверках контролирующих органов.
Нельзя доверять прошивку и заверение журналов лицам без официального назначения. Нарушение этой процедуры может привести к штрафам и санкциям со стороны инспекции Государственного пожарного надзора.
Как действовать при замене или добавлении листов в прошитый журнал
При необходимости замены листов в прошитом журнале пожарной безопасности важно соблюдать строгую последовательность действий. Сначала нужно аккуратно извлечь поврежденный или устаревший лист, сохранив целостность переплета. На месте изъятого листа укажите причину замены с указанием даты и подписи ответственного лица.
Добавление новых листов возможно только при условии, что переплет позволяет сохранить оригинальную структуру журнала. Каждый добавляемый лист должен быть пронумерован в соответствии с нумерацией журнала, с обязательной отметкой о дате вставки и подписью сотрудника, ответственнного за внесение изменений.
При внесении изменений в журнале обязательна заверка изменений печатью организации и подписью уполномоченного лица. В случае замены листов рекомендуется оформить акт о внесении изменений, в котором отражаются причины замены, перечень удаленных и добавленных листов, а также согласование с ответственными за пожарную безопасность.
Использование корректирующих средств и несанкционированное вмешательство в прошитый журнал недопустимо. Все изменения должны быть документированы, чтобы исключить возможность нарушения контроля и обеспечить юридическую значимость журнала.
Вопрос-ответ:
Какой порядок действий нужно соблюдать при прошивке журнала по пожарной безопасности?
Прошивка журнала начинается с проверки целостности всех страниц и их последовательности. Затем нужно пронумеровать каждую страницу, если это не сделано заранее. После этого аккуратно сшивают журнал обычными нитками или используют специальную пружину. В завершение обязательно ставится подпись ответственного лица и печать организации, подтверждающие правильность оформления.
Какие материалы и инструменты потребуются для правильной прошивки журнала по пожарной безопасности?
Для прошивки обычно используют прочную нитку (например, капроновую или хлопковую), иглу с достаточной длиной, ножницы и, при необходимости, иголку для прокалывания отверстий. Иногда применяют металлические или пластиковые пружины, если журнал предусматривает такую форму скрепления. Кроме того, понадобится подпись и печать организации для заверения документа.
Можно ли прошить журнал по пожарной безопасности самостоятельно, или нужно обращаться к специалистам?
Прошивка журнала — процедура, которую можно выполнить самостоятельно при наличии необходимых материалов и понимания порядка действий. Однако если организация требует строгого соблюдения правил оформления, рекомендуется проконсультироваться с ответственным за пожарную безопасность или специалистом по документообороту, чтобы избежать ошибок, способных привести к недействительности журнала.
Что делать, если в журнале обнаружены пропуски страниц или неправильная нумерация перед прошивкой?
Перед прошивкой важно тщательно проверить все страницы. Если обнаружены пропуски, их необходимо восполнить или оформить соответствующий акт о недостающих листах. При неправильной нумерации стоит откорректировать номера вручную или заменить листы, чтобы сохранить хронологический порядок. Только после этого можно приступать к прошивке, чтобы исключить претензии при проверках.
Какие последствия могут возникнуть, если журнал по пожарной безопасности оформлен и прошит с нарушениями?
Если журнал оформлен неправильно или прошит с нарушениями, он может быть признан недействительным во время проверки государственных органов. Это грозит штрафами для организации и может вызвать дополнительные претензии по части безопасности. В некоторых случаях это влияет на страховые выплаты и может повлечь за собой административную ответственность должностных лиц.
Какие основные правила нужно учитывать при прошивке журнала по пожарной безопасности?
При прошивке журнала необходимо использовать прочную нитку или проволоку, чтобы страницы были надежно скреплены и не выпадали. Листы следует прошивать равномерно, обычно внизу или сбоку журнала, оставляя несколько сантиметров от края. После прошивки нужно закрепить концы нитки узлом и обрезать лишнее. Важно также пронумеровать страницы и заверить прошивку печатью организации и подписью ответственного лица для подтверждения подлинности документа.
Можно ли исправлять ошибки или добавлять страницы в уже прошитый журнал по пожарной безопасности?
Внесение изменений в прошитый журнал нежелательно, так как это может вызвать сомнения в достоверности документа. Если была допущена ошибка или требуется добавить страницы, правильнее оформить новый журнал и корректно закрыть предыдущий. В некоторых случаях допускается внесение исправлений с указанием даты и подписи ответственного лица, но это должно происходить в строгом соответствии с внутренними правилами организации и нормативными требованиями.
Загрузка...
