При заключении трудового договора с физическим лицом работодатель обязан соблюдать установленный порядок оформления и регистрации документа. Нарушение требований может привести к признанию отношений неформальными и наложению административных штрафов. Согласно статье 67 Трудового кодекса РФ, трудовой договор должен быть оформлен в письменной форме в двух экземплярах и подписан обеими сторонами до начала работы.
После подписания договора необходимо в течение трех рабочих дней издать приказ о приёме на работу. Приказ оформляется по унифицированной форме № Т-1 или в произвольной форме, утверждённой работодателем. Работник должен быть ознакомлен с приказом под подпись. На этом этапе также вносятся изменения в личную карточку сотрудника (форма Т-2) и, при необходимости, в штатное расписание.
Трудовой договор подлежит регистрации во внутренних документах работодателя, однако внешняя регистрация в государственных органах не требуется. Исключение составляют отдельные случаи, например, при трудоустройстве иностранного гражданина, когда требуется уведомление МВД РФ. Уведомление направляется в течение 3 рабочих дней с момента подписания договора в территориальное подразделение миграционной службы по месту нахождения работодателя.
Рекомендуется завести отдельный журнал регистрации трудовых договоров, в котором фиксируются дата заключения, ФИО сотрудника, номер договора и срок действия. Это упрощает внутренний контроль, особенно при проверках со стороны инспекции по труду или налоговых органов. Документы следует хранить в кадровой службе не менее 75 лет, как предусмотрено правилами архивного хранения.
Важно учитывать, что в случае возникновения спора, отсутствие должным образом оформленного и зарегистрированного трудового договора может быть истолковано в пользу работника. Поэтому фиксация всех этапов заключения договора, включая регистрацию, играет ключевую роль в защите прав работодателя.
Когда требуется регистрация трудового договора
Регистрация трудового договора с физическим лицом обязательна только в случаях, когда одна из сторон – иностранный гражданин, временно пребывающий на территории Российской Федерации. В этом случае работодатель обязан уведомить МВД России о заключении трудового договора в течение 3 рабочих дней с момента подписания. Нарушение этого срока влечёт административную ответственность.
Для российских граждан, заключающих трудовой договор с организацией или индивидуальным предпринимателем, регистрация в государственных органах не требуется. Достаточно оформления договора в письменной форме в двух экземплярах и ведения кадрового учёта в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
Если физическое лицо оформляется на работу к другому физическому лицу (например, няня, сиделка, домашний персонал), требуется регистрация в качестве работодателя в налоговом органе. После этого заключается трудовой договор, информация о котором подлежит фиксации в форме уведомления в ПФР и ФНС при постановке на учёт страхователя.
Отдельное внимание необходимо уделить случаям, когда трудовой договор заключается с несовершеннолетним работником. Для таких ситуаций предусмотрены дополнительные требования, включая согласие родителей и органов опеки, однако регистрация договора в государственных органах по-прежнему не требуется, если обе стороны – граждане РФ.
Какие органы осуществляют регистрацию трудового договора
В большинстве случаев трудовой договор между физическим лицом и организацией регистрации не подлежит. Однако при заключении договора с иностранным гражданином, с физическим лицом в качестве работодателя или при найме за границей применяются особые требования.
-
Миграционные органы (ГУВМ МВД России) – регистрируют трудовые договоры с иностранными гражданами. Работодатель обязан уведомить МВД о приёме на работу иностранца в течение трёх рабочих дней. Уведомление подаётся по форме, утверждённой приказом МВД РФ от 04.06.2019 № 363.
-
Федеральная налоговая служба (ФНС) – если физическое лицо (например, частное лицо, нанимающее няню или сиделку) выступает в роли работодателя, оно обязано зарегистрироваться в ФНС в качестве налогового агента. Регистрация договора как таковая не требуется, но факт трудовых отношений должен быть подтверждён при проверке.
-
Фонд пенсионного и социального страхования (ФСС/ПФР) – при оформлении договора с физическим лицом работодатель обязан зарегистрироваться в этих фондах в качестве страхователя и уплачивать страховые взносы. Подача данных осуществляется через систему СФР.
-
Росфинмониторинг – в исключительных случаях, например, при найме работника через самозанятого, может потребоваться регистрация в системе контроля за денежными переводами. Это касается, в частности, организаций, занимающихся финансовыми услугами.
Если договор заключён с российским гражданином и одной из сторон является зарегистрированное юридическое лицо, дополнительных регистрационных действий не требуется. Документ оформляется в двух экземплярах и хранится у сторон. Нарушение порядка уведомления государственных органов в случаях, когда оно обязательно, влечёт административную ответственность по ст. 18.15 КоАП РФ.
Перечень документов для регистрации договора с физическим лицом
Для регистрации трудового договора с физическим лицом организация или индивидуальный предприниматель должны подготовить конкретный пакет документов, установленный нормативными актами и требованиями регистрирующего органа.
1. Сам трудовой договор, подписанный обеими сторонами. Документ должен содержать все обязательные условия, включая место работы, дату начала, трудовую функцию, условия оплаты и режим труда.
2. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность работника. Копия предоставляется вместе с оригиналом для сверки данных.
3. СНИЛС – страховой номер индивидуального лицевого счёта. Он необходим для корректного учёта сведений в системе обязательного пенсионного страхования.
4. ИНН работника – в случае, если он имеется. Требуется для передачи данных в налоговые органы.
5. Заявление о приёме на работу – не является обязательным документом, но часто используется работодателями для подтверждения намерения заключить договор.
6. Приказ о приёме на работу (форма № Т-1) – оформляется после подписания договора. Необходим для внутреннего кадрового учёта.
7. Документы об образовании, квалификации, наличии специальных прав – предоставляются, если трудовая функция требует подтверждения профессиональных навыков (например, лицензия водителя, диплом врача).
8. Трудовая книжка – предъявляется при приёме на основное место работы, если у работника она уже имеется. В случае первого трудоустройства работодатель обязан её завести.
9. Согласие на обработку персональных данных – обязательно в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ, если сведения будут передаваться третьим лицам, включая государственные органы.
10. Уведомление в миграционную службу – подаётся в случае заключения договора с иностранным гражданином. Документ направляется в течение трёх рабочих дней с момента подписания договора.
Перед подачей документов в регистрирующий орган (например, в случае обязательной регистрации договора с иностранцем в МВД) следует уточнить актуальные требования и формы, действующие в конкретном регионе.
Сроки подачи трудового договора на регистрацию
Если трудовой договор заключается с физическим лицом, не зарегистрированным в качестве индивидуального предпринимателя, то в отдельных случаях требуется его регистрация в контролирующих органах. На практике это касается, например, заключения договора с иностранным гражданином для работы в России.
Срок подачи договора на регистрацию зависит от конкретного случая. При трудоустройстве иностранного гражданина, работодатель обязан уведомить МВД России в течение 3 рабочих дней с даты заключения договора. Нарушение этого срока влечёт административную ответственность по статье 18.15 КоАП РФ.
В случае заключения трудового договора с дистанционным работником, дополнительная регистрация договора в государственных органах не требуется, однако уведомление в Пенсионный фонд и ФНС должно быть подано в течение 10 календарных дней с момента начала трудовых отношений (для юридических лиц и ИП).
Если речь идёт о найме работника на основе квоты, срок подачи документов для регистрации зависит от условий квоты, установленных Правительством РФ и региональными властями. Обычно подача должна быть произведена до начала фактического выполнения трудовых обязанностей.
Рекомендуется подавать уведомления и документы сразу после подписания договора, не дожидаясь окончания допустимого срока, чтобы избежать штрафов и приостановки деятельности организации.
Штрафы и последствия за отсутствие регистрации договора
Если трудовой договор с физическим лицом подлежит обязательной регистрации, но не был зарегистрирован в установленном порядке, это влечёт административную ответственность. Основной нормативный акт – КоАП РФ, статья 5.27, предусматривающая санкции за нарушение трудового законодательства.
За уклонение от регистрации договора могут применяться следующие меры:
- для должностных лиц – штраф от 10 000 до 20 000 рублей;
- для индивидуальных предпринимателей – от 1 000 до 5 000 рублей;
- для юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей.
Повторное нарушение влечёт более серьёзные последствия, включая дисквалификацию должностного лица на срок до трёх лет.
Помимо штрафов, отсутствие регистрации может повлечь:
- признание трудового договора незаключённым с необходимостью восстановления прав работника;
- начисление и уплата страховых взносов за весь период работы по факту;
- доначисление налогов, пени и штрафов при проверке со стороны ФНС или ПФР;
- риски для работодателя при трудовых спорах – суд, как правило, становится на сторону работника.
Чтобы избежать санкций, необходимо своевременно подать трудовой договор в регистрирующий орган (например, миграционную службу при найме иностранца) и получить подтверждение регистрации. Документальное оформление всех этапов взаимодействия с работником снижает юридические риски и финансовые потери.
Порядок внесения изменений в уже зарегистрированный договор
Изменения в зарегистрированный трудовой договор оформляются путем заключения дополнительного соглашения, которое подлежит обязательной регистрации в том же органе, где изначально был зарегистрирован договор.
Для подачи дополнительного соглашения необходимо предоставить следующие документы: копию ранее зарегистрированного трудового договора, сам текст дополнительного соглашения, а также заявление о внесении изменений. Все документы должны быть подписаны сторонами договора.
Срок подачи дополнительного соглашения для регистрации не должен превышать 3 рабочих дня с момента подписания. Несоблюдение срока влечет административные штрафы согласно действующему законодательству.
Регистрация изменений осуществляется по тем же правилам и в той же форме, что и первоначальная регистрация договора. Орган регистрации проверяет соответствие изменений требованиям трудового законодательства и вносит корректировки в реестр.
После успешной регистрации сторонам выдается подтверждающий документ, который необходимо хранить вместе с основным договором и дополнительным соглашением.
В случае отказа в регистрации изменения в договоре необходимо получить письменное обоснование, после чего можно подать исправленные документы или обжаловать отказ в установленном порядке.
Вопрос-ответ:
Какие документы нужны для регистрации трудового договора с физическим лицом?
Для регистрации трудового договора обычно требуется сам договор в двух экземплярах, паспорт работника или иной документ, удостоверяющий личность, а также документы, подтверждающие право работодателя на ведение деятельности (например, свидетельство о регистрации компании). В зависимости от региона могут понадобиться дополнительные бумаги, например, заявление о регистрации договора или сведения о работнике. Важно проверить требования конкретного регистрационного органа.
Какие сроки предусмотрены для подачи трудового договора на регистрацию?
Срок подачи трудового договора на регистрацию зависит от законодательства конкретной страны или региона. Обычно договор необходимо зарегистрировать в течение нескольких дней с момента его подписания обеими сторонами — например, в течение трех рабочих дней. Несоблюдение этого срока может привести к административным санкциям. Рекомендуется оформлять и подавать документы сразу после заключения договора, чтобы избежать проблем с контролирующими органами.
Что происходит, если трудовой договор с физическим лицом не зарегистрирован?
Отсутствие регистрации трудового договора может повлечь юридические последствия для работодателя. В некоторых случаях договор может быть признан незаключённым, что создаёт риски для защиты прав обеих сторон. Кроме того, возможны штрафы, предписания о приведении деятельности в соответствие с требованиями и сложности при решении трудовых споров. Работник также может лишиться гарантированных социальных льгот и защиты.
Можно ли вносить изменения в уже зарегистрированный трудовой договор и как это сделать?
Да, изменения в зарегистрированный договор вносятся путем оформления дополнительного соглашения или новой редакции договора. Для этого необходимо подготовить соответствующий документ, подписанный обеими сторонами, и подать его на повторную регистрацию в тот же орган, где был зарегистрирован первоначальный договор. Важно, чтобы все изменения были четко зафиксированы и не противоречили трудовому законодательству.
Какие органы отвечают за регистрацию трудовых договоров с физическими лицами?
Органы, уполномоченные на регистрацию трудовых договоров, могут различаться в зависимости от законодательства страны. Обычно это государственные трудовые инспекции, службы занятости или специализированные регистрационные органы при министерствах труда. В некоторых регионах регистрация может осуществляться через электронные порталы государственных услуг. Работодателю следует уточнить, какой именно орган отвечает за этот процесс в его регионе.
Загрузка...
