Внутренний документооборот организации не всегда требует регистрации каждого входящего или исходящего документа. Существует перечень бумаг, которые не подлежат обязательной регистрации в канцелярии. Такие документы, как правило, носят информационный, вспомогательный или оперативный характер и не требуют фиксирования в журналах учета.
К числу нерегистрируемых относятся, например, поздравительные письма, рекламные предложения, приглашения, информационные бюллетени, каталоги, а также копии документов, если оригиналы уже были зарегистрированы. Также не подлежат регистрации черновики, служебные записки, не содержащие распорядительных формулировок, и личная переписка сотрудников по непроизводственным вопросам.
Руководителям подразделений и специалистам по делопроизводству важно четко различать документы, подлежащие регистрации, и те, которые можно не учитывать в канцелярии. Это позволяет избежать избыточной нагрузки на учетные системы и оптимизировать процесс обработки входящей и исходящей корреспонденции.
При наличии сомнений рекомендуется опираться на внутреннюю инструкцию по делопроизводству, а при ее отсутствии – руководствоваться методическими рекомендациями Росархива или ведомственными нормативами, действующими в конкретной организации.
Внутренние записки без обязательного учета
Внутренние записки, направляемые между сотрудниками одной организации, не подлежат регистрации в канцелярии при соблюдении определённых условий. Прежде всего, речь идет о документах, не содержащих распоряжений, согласований, утверждений или указаний, влияющих на ход делопроизводства или исполнения поручений.
Такие записки могут использоваться для обмена справочной информацией, уточнения деталей рабочих процессов, передачи напоминаний, согласования неформальных встреч и других рабочих моментов, не требующих контроля исполнения. Важно, чтобы в содержании отсутствовали элементы, которые могут повлечь обязательства сторон или формировать основания для управленческих решений.
Регистрации не подлежат также проектные или черновые варианты служебных записок, не передававшиеся официально через систему документооборота. Это правило действует при условии, что такие материалы используются исключительно внутри подразделения и не направляются на внешний уровень управления.
Для исключения двусмысленности рекомендуется обозначать на таких документах пометку «Для внутреннего использования» или «Информационно». Это снижает риск ошибочной регистрации и упрощает внутреннее взаимодействие.
При передаче внутренней записки через электронную почту регистрация также не требуется, если переписка не сопровождается официальным поручением или распоряжением руководства. Однако для отдельных случаев, когда такие записки могут быть использованы как подтверждение договорённостей, их сохранение в системе хранения данных следует предусмотреть.
Черновики и подготовительные материалы
Черновики не подлежат регистрации в канцелярии, поскольку не имеют статуса официального документа. Они используются для внутренней работы и подготовки окончательной редакции документа, подлежащего подписанию или передаче на согласование. Регистрация таких материалов может привести к путанице в документообороте и перегрузке учета.
К подготовительным материалам относятся наброски, расчёты, рабочие версии текстов, схемы, графики и иные документы, создаваемые в процессе подготовки официального документа. Их предназначение – обеспечить информационную и аналитическую основу для принятия решений или оформления итогового документа.
Не следует включать черновики в состав дел, подлежащих длительному хранению. Они подлежат уничтожению после утверждения окончательного документа или завершения работы над ним. Исключения составляют случаи, когда подготовительные материалы содержат уникальные данные, необходимые для обоснования принятых решений.
Организациям рекомендуется закрепить в локальных нормативных актах перечень подготовительных материалов, не подлежащих регистрации, а также определить сроки их хранения. Это позволит разграничить документы, подлежащие учету, от вспомогательных материалов и снизить нагрузку на канцелярскую службу.
Личные обращения сотрудников к администрации
Личные обращения работников к руководству организации не подлежат регистрации в канцелярии, если они не связаны с производственными вопросами и не требуют официального реагирования. К таким обращениям относятся заявления о предоставлении отпуска, просьбы о переводе по семейным обстоятельствам, уведомления о смене фамилии или места жительства.
Регистрация не требуется при условии, что обращение не влияет на документооборот подразделений и не предполагает принятия распорядительных актов. Обработка подобных заявлений может вестись непосредственно в кадровой службе или передаваться адресату без внесения в журнал входящей корреспонденции.
Если личное обращение содержит конфиденциальную информацию, его передают в запечатанном конверте напрямую адресату. В этом случае канцелярия ограничивается только фиксацией факта передачи без регистрации содержания обращения.
Рекомендуется вести внутренний контроль таких обращений в кадровом отделе, особенно если по результатам рассмотрения могут быть приняты кадровые решения, отражающиеся в личном деле сотрудника.
Экземпляры для информации без резолюции
Документы, поступающие в организацию исключительно для ознакомления, не подлежат регистрации в канцелярии при соблюдении ряда условий. Такие экземпляры не предполагают принятия решений, поручений или иной формы реагирования со стороны руководства.
Основные признаки информационного экземпляра без резолюции:
- отсутствие обращения к конкретному должностному лицу или структурному подразделению;
- наличие пометки «для сведения», «в порядке информирования», «копия»;
- отсутствие на документе резолюции, виз или других признаков движения по инстанциям;
- направление документа третьей стороной без запроса реакции или отчетности;
- исключительно справочный или ознакомительный характер содержания.
Примеры таких документов:
- копии писем, адресованных другим организациям, направленные в порядке информирования;
- информационные бюллетени, каталоги, проспекты, аналитические обзоры без сопроводительных поручений;
- уведомления о состоявшихся мероприятиях без требования участия или обратной связи;
- копии приказов и распоряжений вышестоящих организаций, если они дублируются другими каналами и не содержат новых требований.
Рекомендовано:
- фиксировать факт получения таких документов в журнале входящей корреспонденции только при наличии соответствующих указаний;
- хранить экземпляры в папке «Для информации» по дате получения без оформления регистрационных карточек;
- не передавать их на исполнение, если иное не указано руководителем;
- не включать их в состав дел постоянного хранения.
При наличии сомнений в необходимости регистрации или исполнении информационного документа следует обратиться за разъяснением к лицу, ответственному за делопроизводство.
Дубликаты ранее зарегистрированных документов
Дубликаты документов, которые уже прошли регистрацию в канцелярии, не подлежат повторной регистрации. К таким дубликатам относятся копии, изготовленные для внутреннего или внешнего использования, при условии, что оригинал зарегистрирован и имеет уникальный регистрационный номер.
Канцелярия принимает к учету только оригиналы документов или впервые представленные экземпляры для регистрации. Дубликаты служат для ознакомления, пересылки или архивного хранения и не требуют отдельного учета.
Рекомендации по работе с дубликатами:
- На дубликатах следует явно указать отметку «Дубликат» и ссылку на регистрационный номер оригинала.
- Передача дубликатов внутри организации не требует регистрации, но должна фиксироваться ответственными сотрудниками для контроля движения документов.
- При направлении дубликатов во внешние организации регистрация в канцелярии не проводится, однако рекомендуется сопровождать их сопроводительным письмом с указанием номера оригинала.
- В случае обнаружения утерянного оригинала допускается регистрация нового экземпляра как первичного документа с новым регистрационным номером, но после согласования с руководителем канцелярии.
Несоблюдение данных правил может привести к дублированию регистрационных номеров и затруднить поиск и учет документов.
Рекламные и информационные рассылки
К таким рассылкам относятся: коммерческие предложения, промо-акции, новостные бюллетени, приглашения на мероприятия, рекламные материалы от сторонних компаний и внутренние информационные рассылки без требований обязательного учета.
Для хранения и контроля данных рассылок достаточно использования специализированных почтовых систем и CRM, без ведения регистрационных журналов канцелярии.
При необходимости фиксации получения рассылок рекомендуется использовать внутренние системы уведомлений или электронный документооборот с отметками о прочтении, без регистрации в общем учете документов.
Если рассылка содержит сведения, требующие последующего исполнения или контроля, необходимо выделять такие документы отдельно и регистрировать только их, а не всю рассылку целиком.
Печатные издания и копии нормативных актов
Копии нормативных актов, полученные из официальных источников, также не регистрируются, если не содержат внутренних распоряжений или указаний, направленных конкретно на организацию. В случаях, когда копии сопровождаются внутренними комментариями или приложениями, такие материалы подлежат регистрации отдельно.
При получении печатных изданий и копий нормативных актов необходимо проверить их актуальность и соответствие официальным публикациям. В канцелярии ведется учет только тех документов, которые требуют внутреннего исполнения или контроля.
Для удобства работы с нормативной базой рекомендуется создавать отдельный систематизированный архив, не включающийся в общий реестр входящих документов, что упрощает доступ и исключает дублирование регистрации.
Автоматически сгенерированные системные уведомления
Системные уведомления, сформированные автоматически программным обеспечением, не подлежат регистрации в канцелярии. К таким уведомлениям относятся:
— сообщения о состоянии работы оборудования и программ (логи системного мониторинга);
— оповещения о выполнении заданий, завершении процессов, ошибках в автоматизированных системах;
— уведомления о обновлениях и патчах, отправляемые средствами ИТ-инфраструктуры;
— автоматические отчёты, формируемые системами без участия сотрудников.
Регистрация таких уведомлений не требуется, так как они не представляют собой самостоятельные документы, а являются вспомогательными данными для технического контроля.
Рекомендуется вести централизованное хранение системных уведомлений в специализированных журналах или базах данных с возможностью быстрого поиска и фильтрации по дате, типу и источнику.
Обработка и анализ таких уведомлений осуществляется ответственными ИТ-специалистами без оформления резолюций и регистрации в канцелярии.
При необходимости передачи информации из системных уведомлений в служебные документы следует создавать отдельные отчёты с необходимой регистрацией и оформлением.
Вопрос-ответ:
Какие категории документов не требуют регистрации в канцелярии?
К документам, не подлежащим регистрации, относятся внутренние служебные записки без распоряжений, черновики и проекты, дубликаты уже зарегистрированных документов, а также уведомления и системные сообщения, которые формируются автоматически. Такие документы обычно не влияют на официальные процедуры и не требуют учета в регистрационных журналах.
Можно ли не регистрировать рекламные и информационные рассылки, поступающие на предприятие?
Рекламные и информационные рассылки, поступающие в организацию, не подлежат обязательной регистрации, так как не несут официального распоряжения и не требуют обработки. Однако при необходимости такие материалы можно хранить для справок или анализа, но формального учета в канцелярии они не требуют.
Почему дубликаты ранее зарегистрированных документов не подлежат повторной регистрации?
Дубликаты являются точными копиями документов, уже прошедших регистрацию и получивших уникальный регистрационный номер. Повторная регистрация таких копий не нужна, поскольку она не меняет статус документа и не вносит новых данных. Это позволяет избежать излишнего учета и сохранить порядок в документообороте.
Что делать с внутренними записками, если в них отсутствуют резолюции или распоряжения?
Внутренние записки без резолюций или распоряжений считаются вспомогательными документами и не подлежат обязательной регистрации. Их можно направлять по служебным каналам без учета в канцелярии. Такой подход помогает снизить нагрузку на регистрацию и ускорить внутренний обмен информацией.
Какие документы считаются черновиками и можно ли их регистрировать в канцелярии?
Черновики — это предварительные варианты документов, находящиеся в стадии подготовки и корректировки. Они не предназначены для официального учета и не подлежат регистрации в канцелярии. Регистрация проводится только после утверждения финального варианта документа.
Загрузка...
