Справка-вызов на сессию – это официальный документ, который подтверждает необходимость временного освобождения работника от исполнения трудовых обязанностей в связи с обучением. Документ оформляется учебным заведением и направляется по месту работы для предоставления академического отпуска или иной формы освобождения.
Работодатель вправе запросить справку-вызов как основание для оформления отпуска в соответствии со статьей 173 Трудового кодекса РФ. При этом важно, чтобы документ содержал все обязательные реквизиты: полное наименование вуза, подпись и печать, ФИО студента, форма и уровень обучения, период сессии, ссылка на аккредитацию программы. Отсутствие хотя бы одного из элементов может привести к отказу в предоставлении учебного отпуска.
Для оформления справки-вызова используется утверждённая форма № Н-26.01, утверждённая приказом Министерства образования и науки РФ от 13.06.2013 № 462. В документе обязательно указываются даты начала и окончания сессии, основание вызова, а также информация о текущем курсе и направлении подготовки студента. Важно, чтобы справка была заверена гербовой печатью учреждения и имела регистрационный номер.
Своевременное получение и предоставление справки в отдел кадров позволяет избежать нарушений трудового законодательства и гарантирует работнику право на сохранение места работы и, в некоторых случаях, среднего заработка на период учёбы. Подготовка документа требует внимательного подхода как со стороны вуза, так и самого обучающегося.
Когда и зачем требуется справка-вызов сотруднику
Справка-вызов требуется сотруднику, совмещающему трудовую деятельность с обучением в вузе на очной или очно-заочной (вечерней) форме. Документ оформляется учебным заведением и подтверждает необходимость временного освобождения от работы в связи с прохождением сессии, экзаменов или защиты диплома.
На основании справки-вызова работодатель обязан предоставить учебный отпуск в соответствии со статьёй 173 Трудового кодекса РФ. Например, при первом высшем образовании отпуск предоставляется с сохранением среднего заработка, а его продолжительность зависит от курса и формы обучения: до 40 календарных дней на сессию и до 4 месяцев на подготовку и защиту выпускной квалификационной работы.
Справка-вызов подаётся в отдел кадров или непосредственно работодателю за несколько недель до начала сессии. Это позволяет заранее согласовать график отсутствия и избежать конфликта с производственными задачами. Отсутствие справки или несвоевременное её представление может стать основанием для отказа в отпуске или признания отсутствия на работе прогулом.
Документ также важен для бухгалтерии, поскольку на его основе оформляются приказы, табелируется отсутствие и рассчитываются выплаты за период учебного отпуска. Подделка или несоответствие формы справки требованиям Минобрнауки РФ может повлечь отказ в её принятии и юридические последствия.
Какие реквизиты должна содержать справка-вызов
Справка-вызов, предоставляемая сотрудником работодателю, должна соответствовать установленным требованиям, так как от корректности оформления зависит признание документа действительным. Основные реквизиты определяются на основании приказа Минобрнауки России и внутренних регламентов образовательного учреждения.
В верхней части документа указывается полное наименование образовательной организации, её адрес, контактные данные и регистрационный номер справки. Далее – ФИО обучающегося полностью, форма обучения (очная, очно-заочная, заочная), номер и дата приказа о зачислении.
Обязательно прописываются точные даты начала и окончания учебной сессии, включая подготовительный и экзаменационный периоды. Указывается уровень образования (бакалавриат, магистратура и т.д.), курс, факультет и направление подготовки.
Формулировка «вызов на сессию» должна быть чёткой, с обоснованием необходимости временного освобождения от работы. При наличии – ссылка на федеральный закон или иной нормативный акт, подтверждающий право на учебный отпуск.
Документ заверяется подписью ответственного лица учебного заведения (чаще – декана или руководителя учебной части) и печатью организации. Без этих элементов справка не имеет юридической силы.
Где и как студенту получить справку-вызов от вуза
Справка-вызов оформляется учебной частью или деканатом вуза, в котором студент обучается по очно-заочной или заочной форме. Для получения документа студент должен заранее уведомить учебную часть о предстоящей сессии и необходимости выдачи вызова.
Процедура начинается с подачи заявления. В большинстве случаев оно подаётся в свободной форме, с указанием ФИО, номера группы, формы обучения и просьбы выдать справку-вызов для предоставления работодателю. Некоторые вузы требуют заявление в установленной форме или через личный кабинет студента.
После подачи заявления сотрудник учебной части формирует справку на официальном бланке вуза. В документе указываются точные даты начала и окончания сессии, реквизиты вуза, а также подпись ответственного лица и печать организации. Срок оформления справки – от одного до трёх рабочих дней.
Забрать готовую справку можно лично, предъявив студенческий билет. В некоторых вузах предусмотрена возможность отправки отсканированного документа по электронной почте, но оригинал всё равно потребуется для предъявления на работе.
Важно учитывать, что справка-вызов оформляется только в случае официального прохождения сессии в рамках учебного плана. При пропуске сроков студенту могут отказать в выдаче документа, поэтому необходимо планировать обращение заблаговременно – минимум за 2–3 недели до начала сессии.
Кто в организации обязан принять справку-вызов
Ответственным за прием справки-вызова является работодатель в лице:
- Специалиста по кадрам – именно этот сотрудник фиксирует поступление документа, проверяет корректность заполнения и вносит изменения в график отпусков или табель учета рабочего времени.
- Руководителя структурного подразделения – в некоторых организациях требуется предварительное согласование временного отсутствия работника с начальником отдела или департамента. Это необходимо для обеспечения бесперебойности рабочих процессов.
- Бухгалтера по заработной плате – если учебный отпуск оплачивается, бухгалтер производит расчет исходя из предоставленной справки и продолжительности сессии.
Сотрудник обязан предоставить оригинал справки не позднее начала отпуска. Прием и регистрация подтверждаются отметкой о получении или входящим номером в системе электронного документооборота.
Если работодатель отказывается принимать справку без объяснения причин, сотрудник вправе обратиться в трудовую инспекцию или профсоюзную организацию. Согласно статье 173 Трудового кодекса РФ, работодатель не имеет права отказать в предоставлении учебного отпуска при наличии надлежащим образом оформленной справки-вызова.
Как оформить сопроводительное заявление к справке
Сопроводительное заявление подаётся студентом работодателю вместе со справкой-вызовом и содержит просьбу предоставить отпуск в связи с учебой. Документ оформляется на имя руководителя организации, подписывается лично и содержит точные даты, указанные в справке.
В шапке заявления указывается должность, ФИО руководителя, полное наименование организации, а ниже – данные заявителя: ФИО, должность, структурное подразделение. Эти сведения размещаются в правом верхнем углу листа.
Текст заявления начинается с формулировки: «Прошу предоставить учебный отпуск…» Далее указываются основания – наличие справки-вызова от образовательного учреждения, с точным указанием периода обучения (например, «с 15 июля по 3 августа 2025 года»), формы обучения (очной или заочной), курса и наименования вуза. Обязательно упоминается, что справка прилагается.
Заявление завершается фразой «Приложение: справка-вызов на ___ л.», дата составления указывается слева, подпись с расшифровкой – справа.
Важно: заявление оформляется на отдельном листе, печатным или разборчивым рукописным способом. Не допускается сокращение формулировок или изменение дат относительно справки. Несоответствие данных может стать основанием для отказа в отпуске.
Можно ли использовать копию справки вместо оригинала
Для предоставления работодателю справка-вызов на сессию должна быть документом с подтверждённой подлинностью. В большинстве случаев допускается использование копии справки, но при условии, что она заверена в установленном порядке. Простая фотокопия или скан без отметки об утверждении обычно не принимается.
Заверение копии возможно двумя способами: либо печатью и подписью уполномоченного сотрудника учебного заведения, либо нотариальным удостоверением. Без этого копия не обладает юридической силой, и работодатель вправе отказать в её принятии.
Если оригинал справки был утерян или его невозможно получить вовремя, рекомендуется обратиться в учебное заведение за официальной заверенной копией или дубликатом. Самостоятельное распечатывание электронного документа без электронной подписи не заменяет оригинал.
Внутренние нормативы организации могут содержать дополнительные требования к оформлению и приёму справок. Рекомендуется заранее уточнить у кадрового отдела, принимают ли копии и в каком виде.
Итог: копия справки на сессию допустима к использованию только при наличии заверения, подтверждающего её подлинность. В противном случае требуется предъявление оригинала документа.
Срок действия справки-вызова и возможные ограничения
Срок действия справки-вызова на сессию обычно ограничен периодом экзаменационной сессии, указанным в документе. Как правило, этот период составляет от 7 до 30 календарных дней в зависимости от учебного заведения и продолжительности экзаменов.
Основные правила и ограничения по сроку действия справки:
- Справка действительна только в конкретные даты, обозначенные в документе. Использование вне этих дат может быть отклонено работодателем.
- Если сессия переносится или продлевается, необходимо получить обновленную справку с новыми датами.
- Справка теряет юридическую силу после окончания срока, указанного в ней, и не может служить основанием для отсутствия на работе после этого времени.
Дополнительные ограничения и рекомендации:
- Работодатель вправе запросить оригинал справки, поэтому копия без заверения может не приниматься.
- Если сессия длится несколько этапов, для каждого из них должна быть оформлена отдельная справка или проставлены все даты в одном документе.
- Справка не покрывает пропуски, возникшие до или после указанного срока, даже если студент продолжает обучение.
- В случае конфликта дат между справкой и внутренними правилами работодателя необходимо согласовать сроки с обеими сторонами заранее.
Для минимизации рисков рекомендуется:
- Получать справку с максимально точным и полным перечнем дат сессии.
- Своевременно информировать работодателя о любых изменениях в расписании экзаменов.
- Хранить оригинал документа и при необходимости предоставлять его лично.
Вопрос-ответ:
Для чего именно нужна справка-вызов на сессию при предоставлении на работу?
Справка-вызов подтверждает, что сотрудник действительно должен присутствовать на экзаменационной сессии или защите учебной работы в учебном заведении. Этот документ служит основанием для предоставления освобождения от работы или изменения рабочего графика без потери заработка. Работодатель получает официальный подтверждающий документ, который исключает конфликт между учебными обязанностями сотрудника и его трудовыми обязанностями.
Какие сведения обязательно должны содержаться в справке-вызове, чтобы она была принята работодателем?
В справке должны быть указаны полное наименование учебного заведения, данные студента (ФИО, номер студенческого билета или зачетной книжки), конкретные даты и время сессии, а также подпись и печать ответственного сотрудника учебного заведения. Без этих реквизитов документ считается неполным и может быть отклонён работодателем. Наличие контактных данных учебного заведения также повышает доверие к справке.
Можно ли предоставить на работу копию справки-вызова вместо оригинала? Как работодатели обычно реагируют на такие случаи?
Копия справки зачастую принимается, но всё зависит от внутренней политики организации и строгости кадровой службы. Некоторые работодатели требуют оригинал, чтобы исключить возможность подделки, особенно если сотрудник впервые предоставляет такой документ. В ряде случаев допускается предоставление копии с последующим предъявлением оригинала для сверки. Чтобы избежать недоразумений, лучше заранее уточнить у отдела кадров, какую форму документа они предпочитают.
Каков срок действия справки-вызова на сессию и существуют ли ограничения по времени для её предъявления работодателю?
Срок действия справки обычно ограничивается периодом, указанным в самом документе — датами проведения сессии или экзаменов. После окончания указанного срока справка теряет юридическую силу как основание для освобождения от работы. Некоторые организации требуют предъявлять справку не позднее определённого времени до начала сессии (например, за несколько дней), чтобы иметь возможность корректно оформить временное освобождение сотрудника. Отсутствие своевременного предоставления документа может повлечь отказ в учёте отсутствия по уважительной причине.
Загрузка...
