Сколько хранить договора с контрагентами

Договоры с контрагентами относятся к первичным бухгалтерским документам, на основании которых формируется налоговая и юридическая отчетность. Согласно статье 29 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», минимальный срок хранения таких документов составляет 5 лет с даты завершения отчетного года, в котором они использовались.

Однако в ряде случаев применяются иные сроки. Например, налоговое законодательство (пункт 1 статьи 23 НК РФ) требует сохранять документы, связанные с исчислением и уплатой налогов, в течение 4 лет. При этом срок хранения может быть увеличен, если договор используется при судебных спорах или содержит условия о длительной ответственности сторон. В таких ситуациях рекомендуется сохранять документы не менее 10 лет.

Для договоров, связанных с недвижимостью, интеллектуальной собственностью или долгосрочными обязательствами, хранение следует продлевать до момента истечения срока исковой давности по потенциальным спорам, который может достигать 10 лет в соответствии со статьей 196 ГК РФ. Кроме того, внутренние регламенты организации могут устанавливать более длительные сроки хранения с учетом специфики бизнеса и аудиторских требований.

При отсутствии четкой стратегии хранения возрастает риск утраты юридически значимых документов. Поэтому компании рекомендуется вести централизованный реестр договоров, в котором фиксируются даты заключения, окончания действия и рекомендуемый срок хранения. Это обеспечивает правовую защиту и помогает соблюдать требования законодательства при проверках контролирующих органов.

Какие договоры с контрагентами подлежат обязательному хранению

Обязательному хранению подлежат договоры, имеющие юридическую, налоговую или финансовую значимость. Это закреплено в ряде нормативных актов, включая Налоговый кодекс РФ, Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Гражданский кодекс РФ.

• Договоры, оформленные в рамках хозяйственной деятельности: поставки, купли-продажи, аренды, подряда, оказания услуг и др. Такие документы подтверждают факты сделок и влияют на налоговые и бухгалтерские показатели.
• Контракты с длительным сроком исполнения: если договор предполагает поэтапное выполнение обязательств или отсроченные расчёты, его необходимо хранить до окончания всех взаиморасчётов и сроков исковой давности.
• Договоры, затрагивающие права на имущество: аренда недвижимости, передача оборудования, лизинг. Они являются основанием для использования и учёта объектов в балансе организации.
• Внешнеэкономические контракты: подлежат обязательному хранению для подтверждения валютных операций, таможенного оформления и соблюдения валютного законодательства.
• Кредитные и лизинговые соглашения: сохраняются для контроля за финансовыми обязательствами и обоснования расходов перед налоговыми органами.

Срок хранения таких договоров составляет не менее 5 лет, но в отдельных случаях он увеличивается до 10 лет и более, если это предусмотрено законодательством или условиями конкретной сделки.

Минимальные сроки хранения договоров по закону

Согласно статье 29 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», первичные бухгалтерские документы, к которым относятся договоры с контрагентами, подлежат хранению не менее 5 лет. Этот срок отсчитывается с 1 января года, следующего за годом окончания действия договора.

Если договор является основанием для проведения финансовых операций, он также входит в состав документов бухгалтерской отчётности, срок хранения которых – 5 лет согласно Приказу Минфина России № 25н от 22.07.2013. Однако налоговое законодательство устанавливает более длительный срок хранения – 4 года по статье 23 Налогового кодекса РФ, что касается всех документов, связанных с налогообложением, включая договоры.

В случае участия в арбитражных или других судебных разбирательствах минимальный срок хранения должен учитывать трёхлетний срок исковой давности, установленный статьёй 196 Гражданского кодекса РФ. Хранение договора менее этого периода может создать риск утраты доказательной базы.

Для государственных и муниципальных учреждений срок хранения регламентируется приказами Росархива. Большинство договоров, не имеющих исторической или финансовой значимости, хранятся не менее 5 лет. Если договор затрагивает долгосрочные обязательства, срок может быть увеличен до 10 лет и более.

Определяя срок хранения, организация должна учитывать наиболее продолжительный из установленных нормативными актами сроков и закрепить его в своей учётной политике или внутреннем положении о документообороте.

Когда срок хранения договора начинается и заканчивается

Отсчёт срока хранения договора начинается не с момента подписания, а с года, следующего за завершением действия договора. Это закреплено в пункте 4.2 Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого Приказом Минкультуры России № 558 от 25.08.2010. Таким образом, если договор прекратил своё действие, например, в мае 2022 года, срок хранения начнётся с 1 января 2023 года.

Окончание срока хранения зависит от установленной категории документа. Если договор имеет практическую ценность (например, связанные с имущественными обязательствами), минимальный срок хранения составляет 5 лет. Для договоров, повлекших судебные споры или связанные с долгосрочными последствиями, срок может достигать 10 или более лет. Отдельные виды договоров (например, по гособоронзаказу или строительству объектов капстроительства) подлежат долговременному хранению – до 25 лет и более.

Окончание хранения предполагает не только истечение установленного срока, но и отсутствие необходимости в договоре для текущей деятельности, а также завершение всех проверок контролирующих органов за соответствующий период. Только после этого договор может быть уничтожен или передан в архив в соответствии с внутренним порядком организации.

Как учитывать срок хранения при расторжении договора

Дата расторжения договора становится отправной точкой для начала отсчёта срока хранения, если он завершён до истечения первоначального срока действия. Это правило применяется независимо от причины прекращения: по соглашению сторон, в одностороннем порядке или через суд.

При расторжении договора до окончания его срока важно зафиксировать дату подписания соглашения о расторжении или дату вступления в силу судебного решения. Именно с этого момента начинается отсчёт установленного периода хранения документов.

Если в рамках договора велись расчёты, срок хранения следует отсчитывать с даты последнего бухгалтерского или платёжного документа, связанного с ним. Это особенно важно для договоров, имеющих финансовые последствия, так как они подпадают под нормы хранения первичных бухгалтерских документов (не менее 5 лет согласно статье 29 Федерального закона № 402-ФЗ).

При наличии судебных споров по расторгнутому договору срок хранения начинается не ранее завершения спора и вступления в силу решения суда. Это позволяет учитывать возможные проверки и необходимость предоставления доказательств в рамках обжалования или исполнения решения.

Если договор подлежит архивному хранению (например, в случае капитального строительства, аренды, с передачей исключительных прав), минимальный срок составляет не менее 10 лет согласно Приказу Минкультуры № 558. Расторжение договора не освобождает от соблюдения этого срока.

Рекомендация: при расторжении договора оформляйте отдельный внутренний документ (служебную записку или приказ), в котором указывается основание, дата прекращения и дата начала хранения. Это исключит споры при проверках и обеспечит соблюдение регламентов архивного учета.

Где и в каком виде хранить бумажные и электронные договоры

Бумажные договоры подлежат хранению в архивных помещениях, оборудованных в соответствии с требованиями приказа Росархива № 236. Температурный режим должен быть в пределах +17…+19 °C при влажности 50–55 %. Помещения должны быть защищены от протечек, возгораний и несанкционированного доступа. Бумажные оригиналы следует размещать в архивных коробках или папках из бескислотного картона. Для удобства поиска применяют инвентарные описи с указанием сроков хранения и регистрационных номеров.

Хранение электронных договоров должно обеспечиваться на защищённых серверах с резервным копированием. При использовании информационных систем, таких как СЭД (системы электронного документооборота), необходимо предусматривать контроль версий, ограничения доступа по ролям и криптографическую защиту. Электронный документ признаётся равнозначным бумажному при наличии усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), в соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ.

Для повышения надёжности хранения электронных договоров рекомендуется использовать дублирование данных на внешних носителях и в облачном хранилище, расположенном в юрисдикции РФ. Все действия с документами фиксируются в системных логах, а доступ к архиву должен быть ограничен по принципу минимально необходимого.

Если договор был изначально заключён в бумажной форме, но оцифрован, оригинал всё равно сохраняется на срок, установленный законодательством или внутренними регламентами организации. Электронная копия может использоваться для оперативной работы, но юридически значимым остаётся бумажный носитель, если отсутствует УКЭП.

Организация обязана вести учёт всех мест хранения договоров (бумажных и электронных), включая указание ответственных лиц. Регулярные проверки целостности архива помогают избежать потерь, утрат и несоответствий срокам хранения.

Ответственность за нарушение сроков хранения договоров

Нарушение сроков хранения договоров с контрагентами может привести к административной, гражданской и налоговой ответственности. Контроль за соблюдением сроков возлагается на организацию, а в отдельных случаях – на конкретных должностных лиц.

Основные виды ответственности:

• Административная ответственность: предусмотрена КоАП РФ за нарушение правил документооборота и архивного хранения. Штрафы налагаются на юридических лиц и ответственных лиц от 10 000 до 50 000 рублей.
• Гражданская ответственность: возможна при утрате или порче документов, что приводит к невозможности доказать свои права в суде. Влекёт компенсацию убытков и расторжение сделок.
• Налоговая ответственность: нарушение сроков хранения бухгалтерских и налоговых документов может стать основанием для отказа налоговой инспекции в подтверждении расходов или налоговых вычетов, а также для штрафов за неправильное ведение учёта.

Рекомендации для снижения рисков:

1. Внедрить регламент хранения договоров с конкретными сроками, соответствующими требованиям законодательства и внутренним политикам.
2. Назначить ответственных за контроль и соблюдение сроков хранения договоров.
3. Использовать электронные архивы с функциями автоматического напоминания об истечении сроков хранения.
4. Проводить регулярные проверки наличия и состояния договоров в архиве.
5. Обеспечить резервное копирование электронных договоров и безопасное хранение бумажных экземпляров.

Соблюдение сроков хранения договоров позволяет избежать штрафов и судебных рисков, сохранить доказательную базу и обеспечить стабильность бизнес-процессов.

Как оформить уничтожение договора по истечении срока хранения

Уничтожение договора после окончания установленного срока хранения должно сопровождаться документальным подтверждением. В первую очередь необходимо оформить акт уничтожения, в котором указываются реквизиты договора, дата истечения срока хранения и основания для уничтожения.

Акт уничтожения составляется в двух экземплярах: один остается в организации, второй передается в архив (при наличии). В акте обязательно фиксируется перечень уничтожаемых документов, способ уничтожения (например, сжигание, измельчение) и дата проведения процедуры.

Процедуру уничтожения должен проводить ответственный сотрудник, назначенный приказом руководителя или закрепленный в должностной инструкции. При необходимости участие в акте могут принимать представители службы безопасности или внутреннего аудита.

Перед уничтожением следует убедиться, что договор не участвует в текущих спорах, судебных или контролирующих проверках. Проверку проводят через запросы в юридический отдел и бухгалтерию.

После подписания акта уничтожения все экземпляры договора подлежат физическому уничтожению в соответствии с описанным в акте способом. В случае электронных договоров необходимо обеспечить их удаление из всех систем с соблюдением требований к резервным копиям и архивам.

Документы по уничтожению хранятся не менее 3 лет для подтверждения законности действий организации и могут потребоваться при аудите или проверках контролирующих органов.

Вопрос-ответ:

Как определить срок хранения договора с контрагентом?

Срок хранения договора определяется исходя из нормативных актов и условий самого договора. В большинстве случаев отсчёт начинается с момента окончания действия документа или с даты последнего исполнения обязательств по нему. Для некоторых видов договоров установлены конкретные минимальные сроки хранения, например, налоговые договоры обычно хранят не менее 4 лет. Если договор связан с финансовой или юридической ответственностью, сроки могут быть увеличены.

Что делать с договором после истечения установленного срока хранения?

После завершения срока хранения договор подлежит уничтожению согласно внутренним правилам компании и требованиям законодательства. Обычно оформляется акт уничтожения с указанием всех договоров, подлежащих утилизации. При этом важно убедиться, что по договору не осталось текущих обязательств или претензий, чтобы избежать проблем в будущем.

Нужно ли хранить расторгнутые договоры так же долго, как и действующие?

Да, расторгнутые договоры обычно хранятся в тех же сроках, что и действующие, так как могут понадобиться для проверки, урегулирования спорных ситуаций или подтверждения фактов. Срок хранения начинается с даты расторжения или с даты, когда по договору полностью выполнены все обязательства. Исключения возможны, если договор не имеет юридической силы и не содержит обязательств, требующих подтверждения.

Как лучше хранить электронные версии договоров, чтобы сохранить их юридическую силу?

Для сохранения юридической силы электронные договоры должны храниться в формате, обеспечивающем целостность и защиту от изменений. Рекомендуется использовать специализированные системы электронного документооборота с функциями цифровой подписи и архивирования. Также важно создавать резервные копии и обеспечивать доступность документов для проверки по требованию контролирующих органов или участников сделки.

Какая ответственность грозит компании при несоблюдении сроков хранения договоров?

Нарушение сроков хранения может привести к проблемам при проверках со стороны контролирующих органов, невозможности доказать факт заключения или выполнения обязательств, что влечёт финансовые и репутационные риски. В отдельных случаях предусмотрены штрафы за уничтожение или утрату документов до истечения установленного срока. Кроме того, отсутствие документов осложняет разрешение споров с контрагентами.