Обработка персональных данных в России регулируется Федеральным законом № 152-ФЗ. Согласно статье 3 данного закона, основную ответственность несёт оператор – юридическое или физическое лицо, которое самостоятельно или совместно с другими лицами организует и (или) осуществляет обработку персональных данных. Именно оператор определяет цели обработки, состав обрабатываемых данных, а также действия, совершаемые с ними.
Назначение ответственного лица по работе с персональными данными – обязательное требование для большинства операторов. Это может быть сотрудник или внешнее уполномоченное лицо, чья задача – обеспечить соответствие деятельности требованиям законодательства. Наличие такого специалиста особенно важно для организаций, работающих с чувствительной информацией: данными о здоровье, политических взглядах, биометрией.
На практике функции оператора чаще всего исполняет компания, собирающая данные клиентов, сотрудников или партнёров. Например, интернет-магазин, принимающий заказы с указанием ФИО, адреса и номера телефона, автоматически становится оператором и обязан обеспечить защиту этих сведений от несанкционированного доступа. За несоблюдение норм предусмотрена административная ответственность, вплоть до блокировки ресурсов по решению Роскомнадзора.
Рекомендуется зафиксировать статус оператора в локальных нормативных актах, определить перечень обрабатываемых данных и назначить лицо, ответственное за взаимодействие с контролирующими органами. Это минимизирует юридические риски и обеспечит правовую защиту компании при возможных спорах или проверках.
Как определить оператора персональных данных в организации
Первый критерий: кто инициирует сбор персональных данных. Если данные собираются по указанию определённого подразделения или должностного лица, именно эта структура действует от имени оператора.
Второй критерий: кто формирует политику обработки данных. Если документы, регулирующие правила работы с персональными данными, разрабатываются и утверждаются в пределах одной организации, она признаётся оператором.
Третий критерий: кто заключает договоры, содержащие положения о персональных данных. Если в контрактах, трудовых или гражданско-правовых, фигурирует конкретное юридическое лицо как сторона, именно оно несёт обязательства по защите персональной информации.
Если несколько юридических лиц в рамках холдинга используют общую ИТ-инфраструктуру, но каждое самостоятельно решает, какие данные и с какой целью обрабатываются, каждое лицо действует как отдельный оператор.
Передача данных подрядчику не делает его оператором, если он не принимает решений о целях и способах обработки. В этом случае он – обработчик по поручению оператора.
Факт выполнения функций оператора должен быть зафиксирован внутренним актом – приказом, положением или политикой. Без официального назначения невозможно юридически обосновать полномочия и ответственность.
Обязанности оператора по закону о персональных данных
Согласно Федеральному закону №152-ФЗ «О персональных данных», оператор обязан обеспечить законность и безопасность обработки персональной информации. Нарушение требований влечёт административную и, в ряде случаев, уголовную ответственность.
- Оператор обязан определить цели и правовые основания обработки данных до начала их сбора. Без согласия субъекта допускается обработка только в случаях, прямо предусмотренных законом (например, трудовые отношения, исполнение договора).
- Необходимо уведомить Роскомнадзор о намерении обрабатывать персональные данные, за исключением случаев, перечисленных в статье 22 закона (например, обработка данных сотрудников без передачи третьим лицам).
- Должны быть приняты локальные акты, регулирующие порядок обработки данных, включая политику конфиденциальности, регламенты доступа и процедуры уничтожения информации.
- Оператор обязан назначить ответственного за организацию обработки персональных данных и вести учёт всех операций с персональными данными в пределах организации.
- Нужно обеспечить реализацию технических и организационных мер безопасности, соответствующих уровню актуальных угроз (ГОСТ Р 57580.1-2017, Приказ ФСТЭК №239).
- Оператор обязан предоставлять субъектам персональных данных по их запросу информацию об обработке, включая сведения об источнике данных, цели, сроках хранения и основаниях обработки.
- При выявлении неточных или незаконно обрабатываемых данных оператор обязан по запросу субъекта скорректировать или уничтожить информацию в течение 7 рабочих дней.
- По окончании целей обработки данные подлежат уничтожению или обезличиванию, если иное не предусмотрено федеральным законом.
Игнорирование этих требований влечёт штрафы до 1,5 млн рублей по ст. 13.11 КоАП РФ, а также блокировку обработки по решению суда.
Когда нужно назначать ответственного за обработку персональных данных
Обязанность назначения возникает в следующих ситуациях:
- Обработка осуществляется не единожды, а на постоянной основе – например, при ведении кадрового делопроизводства, работе с клиентскими базами, проведении маркетинговых кампаний.
- Используются информационные системы персональных данных (ИСПДн), независимо от уровня их защиты.
- Организация взаимодействует с операторами, передаёт или поручает обработку персональных данных третьим лицам.
- В составе обрабатываемых данных присутствуют специальные категории (о здоровье, политических взглядах, религиозных убеждениях) или биометрическая информация.
Ответственный назначается приказом или распоряжением руководителя. Его данные должны быть внесены в внутреннюю документацию, а также указаны при уведомлении Роскомнадзора об обработке персональных данных. При отсутствии назначенного ответственного вся полнота ответственности ложится на юридическое лицо или ИП, включая риски штрафов по статье 13.11 КоАП РФ.
Если в компании работает менее 15 человек и обработка осуществляется без автоматизации, то назначение ответственного не обязательно, но рекомендуется для минимизации правовых рисков.
Роль и функции ответственного за обработку персональных данных
К функциям входят разработка и внедрение политики защиты персональных данных, включая регламенты доступа, хранения и передачи информации. Ответственный обеспечивает проведение оценки рисков и аудит процессов обработки для выявления уязвимостей и предотвращения утечек.
Обязательна организация обучения сотрудников, работающих с персональными данными, по вопросам защиты информации и требований законодательства, например, Федерального закона №152-ФЗ «О персональных данных».
Ответственный ведет реестр операций обработки и обеспечивает своевременное обновление документов, включая согласия субъектов данных, уведомления и соглашения с третьими лицами.
При инцидентах с персональными данными он организует расследование, уведомляет уполномоченные органы и пострадавших в установленные сроки, минимизируя последствия нарушений.
Регулярный мониторинг изменений в законодательстве и корректировка внутренних процедур – важная часть обязанностей, что гарантирует актуальность мер защиты и снижает риск санкций.
Чем отличается оператор от уполномоченного лица
Уполномоченное лицо назначается оператором для выполнения конкретных функций по обработке персональных данных и обеспечения соблюдения требований законодательства. Оно действует на основании доверенности или трудового договора и отвечает перед оператором.
- Полномочия оператора:
- Определение целей и методов обработки данных;
- Разработка и внедрение политики обработки персональных данных;
- Обеспечение защиты данных от неправомерного доступа;
- Взаимодействие с субъектами данных и контролирующими органами.
- Полномочия уполномоченного лица:
- Контроль за соблюдением оператором и сотрудниками требований законодательства;
- Организация технических и организационных мер безопасности;
- Ведение учёта обработки персональных данных;
- Обработка запросов субъектов персональных данных;
- Обучение сотрудников правилам работы с персональными данными.
Оператор несёт юридическую ответственность за нарушения обработки данных, включая штрафы и приостановку деятельности. Уполномоченное лицо отвечает дисциплинарно и материально в пределах своих полномочий.
Рекомендуется оформлять обязанности уполномоченного лица документально, фиксируя круг задач и ответственность, чтобы разграничить полномочия и обеспечить прозрачность управления персональными данными.
Как оформляется передача персональных данных третьим лицам
Передача персональных данных третьим лицам возможна только на основании заключённого письменного договора или соглашения, в котором чётко прописываются цели, объём и порядок обработки данных. В договоре обязательно указываются обязанности и ответственность каждой стороны, а также требования к защите передаваемой информации.
Необходимо обеспечить согласие субъектов персональных данных на передачу, если иное не предусмотрено законом. Согласие должно быть документально подтверждено и содержать конкретные цели передачи, перечень получателей и условия обработки.
Передача возможна при условии, что третье лицо принимает на себя обязательства по обеспечению конфиденциальности и безопасности данных в объёме не ниже, чем у оператора, передающего данные. В договоре нужно зафиксировать требования к техническим и организационным мерам защиты.
В случае передачи данных за рубеж требуется соблюдать дополнительные правила, включая проверку соответствия уровня защиты данных требованиям российского законодательства и международных соглашений.
Документальное оформление передачи должно включать протоколы передачи данных, подтверждающие факт и условия передачи, а также актуализированные инструкции для сотрудников, участвующих в обработке.
Ответственность за нарушение требований к обработке данных
Нарушение требований к обработке персональных данных влечёт юридическую и административную ответственность для организаций и ответственных лиц. В России ответственность регулируется Федеральным законом №152-ФЗ «О персональных данных» и административным кодексом (статьи 13.11 и 13.12 КоАП РФ).
За несанкционированный доступ, утечку или уничтожение данных предусмотрены штрафы: для должностных лиц – до 50 000 рублей, для организаций – до 75 000 рублей. При повторных нарушениях санкции могут быть увеличены и дополнены запретом на деятельность до 90 суток.
Ответственность несут оператор персональных данных, а также сотрудники, которые не обеспечили соблюдение технических и организационных мер защиты. При выявлении нарушений требуется немедленное уведомление Роскомнадзора и пострадавших субъектов персональных данных в сроки, установленные законом.
Рекомендация: внедрить регламент внутреннего контроля и аудита обработки данных, регулярно обучать персонал и фиксировать все действия с данными в журналах. Это позволит минимизировать риски штрафов и защитить репутацию компании.
Документальное оформление процессов обработки персональных данных
Для законного и прозрачного управления персональными данными необходимо разработать и вести полный пакет документации. В первую очередь требуется создать реестр операций обработки персональных данных, который содержит сведения о целях, категориях субъектов и данных, условиях доступа, сроках хранения и мерах защиты.
Обязательным документом является политика конфиденциальности, подробно описывающая правила сбора, использования и передачи данных. Кроме того, необходимы инструкции и регламенты для сотрудников, ответственных за обработку и обеспечение безопасности персональных данных, с четким распределением ролей и обязанностей.
При привлечении сторонних обработчиков требуется заключение договоров, включающих обязательства по защите данных и соответствие требованиям законодательства. Все изменения в процессах обработки фиксируются в виде протоколов и изменений к основным документам.
Рекомендуется регламентировать порядок информирования субъектов данных о правах и способах реализации контроля, а также фиксировать согласия на обработку в письменной или электронной форме с точной датировкой и идентификацией.
Документы должны регулярно пересматриваться и обновляться с учетом изменений законодательства и внутренних процессов, а их хранение организовываться с соблюдением требований безопасности и доступности для контроля уполномоченных лиц.
Вопрос-ответ:
Кто несёт ответственность за правильную обработку персональных данных в организации?
Ответственность обычно возлагается на конкретное должностное лицо или подразделение, назначенное для контроля и соблюдения правил обработки данных. Это может быть сотрудник с должностью «уполномоченный по защите данных» или аналогичный специалист. Кроме того, руководство организации обязано обеспечить выполнение всех требований законодательства в этой сфере.
Какие обязанности у ответственного за обработку персональных данных?
Такой человек должен организовать процессы обработки данных, гарантировать их безопасность и законность, информировать сотрудников и клиентов о правах, связанных с их персональными сведениями. Он также следит за соблюдением нормативных актов, проводит обучение персонала и реагирует на инциденты, связанные с утечкой или неправомерным использованием информации.
Можно ли передать ответственность за обработку персональных данных третьим лицам?
Передача ответственности возможна, но при этом организация сохраняет общий контроль за обработкой данных. Если привлекаются подрядчики, необходимо заключать договоры, которые определяют их обязательства по защите персональных сведений. При этом ответственность за соответствие законодательству не снимается с организации, предоставляющей данные для обработки.
Как определить, кто в компании отвечает за персональные данные, если это не прописано явно?
Если в документах организации не указано конкретное лицо, то обычно ответственность лежит на руководителе или лицах, занимающих высшие позиции. Для прояснения ситуации можно обратиться в службу безопасности или юридический отдел компании. Также рекомендуется проверить внутренние положения или политики, где могут быть обозначены ответственные сотрудники.
Загрузка...
